Planowanie czasu pracy w organizacjach coraz częściej wspierane jest przez system informatyczny bazujący na wzorcach (kalendarze, harmonogramy zmian). W trybie online system do planowania czasu pracy wskazuje użytkownikowi błędy, jakie popełnia podczas planowania, dzięki czemu może je na bieżąco korygować. Poniżej postaram się przybliżyć automatyczne planowanie czasu pracy, które prościej można nazwać planowaniem odpowiedniej obsady. Cały proces tworzenia grafików czasu pracy odbywa się w jednym miejscu, w danym okresie rozliczeniowym, na bazie zapotrzebowania na określoną liczbę pracowników.
Jak automatycznie tworzyć harmonogramy czasu pracy?
A gdyby tak odwrócić sposób myślenia o przygotowaniu planu pracy i pozwolić systemowi informatycznemu przygotować pierwszą wersję grafiku pracy w sposób całkowicie automatyczny, ale zgodny z kodeksem pracy? Czy dla każdej jednostki organizacyjnej i przy każdym systemie czasu pracy taki rodzaj planowania czasu pracy danego pracownika ma sens? Co będzie do tego potrzebne? Postaram się kolejno odpowiedzieć na postawione pytania.
Tam, gdzie pracuje się w podstawowym systemie czasu pracy, przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, gdzie na dodatek nie ma potrzeby zapewnienia odpowiednio licznej i posiadającej określone kompetencje/kwalifikacje załogi, wystarczy zautomatyzować planowanie czasu pracy na bazie wzorców. W tym wypadku system tworzy harmonogram pracy w oparciu o kodeks pracy oraz określone w nim elementy wpływające na grafiki pracy takie jak wymiar czasu pracy, odpoczynek tygodniowy, odpoczynki dobowe, ilość dni wolnych od pracy w danym miesiącu zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.
Istnieje również możliwość, by w systemie przyjąć pisemny wniosek pracownika, który prosi o zmiany w harmonogramie pracy, a które następnie system może uwzględnić w harmonogramie.
Jednak w przypadku, gdy pojawia się:
zmienne zapotrzebowanie na określoną liczbę pracowników w zależności od sezonowości lub portfela zamówień/zleceń,
równoważny system czasu pracy,
okres rozliczeniowy dłuższy od jednego miesiąca,
zmienne potrzeby w zakresie kompetencji/kwalifikacji wynikające z portfela zamówień/zleceń,
za każdym razem zachodzi potrzeba planowania odpowiedniej obsady.
A gdyby tak mieć możliwość zlecenia ułożenia planu czasu pracy systemowi informatycznemu i tylko skontrolować lub ewentualnie skorygować wynik operacji automatycznej? Moduł systemu XPRIMER automatycznie ułoży pierwszą wersję planu pracy i zaprezentuje ją w postaci grafiku. Taki grafik pracy zaakceptuje potem przełożony danej jednostki.
Kryteria automatycznego tworzenia harmonogramów czasu pracy
Jakie dane i rodzaj informacji należy dostarczyć przed rozpoczęciem pracy systemu, aby mógł on sporządzić harmonogram czasu pracy? Są to na pewno:
warunki zatrudnienia pracowników (rodzaje zatrudnienia, wymiar czasu pracy pracownika, określenie stopnia niepełnosprawności lub innych ograniczeń dla danego pracownika),
spis reguł prawa pracy, które algorytm planowania pozwala na bieżąco weryfikować,
kompetencje/kwalifikacje, szkolenia, uprawnienia pracowników zatrudnionych w organizacji,
liczba potrzebnych pracowników o danej kompetencji/kwalifikacji lub zajmujących dane stanowisko w interesującym nas przedziale czasu (np. potrzebnych o danej porze dnia, na konkretnej zmianie, itp.); ilość ta wynika z planu produkcji/sprzedaży albo innego działania odpowiedniego dla jednostki organizacyjnej,
informacje dotyczące nieobecności – o trwających absencjach z określeniem rodzaju absencji i okresu trwania,
informacje o planowanych absencjach (np. urlopy pracowników) lub innych prośbach grafikowych, które mogą mieć znaczenie dla poprawności przygotowania plików z planem.
System musi również tworzyć rozkład czasu pracy pracownika, który będzie zgodny ze wszystkimi wymogami prawnymi oraz warunkami zatrudnienia pracowników.
System – parametry i działanie algorytmu przy planowaniu czasu pracy
Należy pamiętać, że mamy tu do czynienia z pewnego rodzaju symulacją, dlatego istotne mogą być również parametry sterujące danym algorytmem. Mowa tu o uwzględnianiu lub ignorowaniu konkretnego kryterium planowania jak np. uwzględnianie lub ignorowanie niezaakceptowanych wniosków urlopowych w planie urlopowym, wybierania godzin nadliczbowych lub innych próśb grafikowych pracowników. Trzeba również przewidzieć przekazywanie innych parametrów dla algorytmu – choćby poziomu kompetencji/kwalifikacji wymaganych od pracowników przedsiębiorstwa. Algorytm musi również uwzględniać dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy. W wyniku działania takiego algorytmu otrzymamy propozycję planu lub listę błędów mówiących o tym, dlaczego taki grafik czasu pracy nie może zostać poprawnie ułożony.
Analiza błędów na podstawie danych
Analizą takiej listy błędów musi się zająć przełożony danej jednostki odpowiedzialny za planowanie pracy lub osoba z HR zajmująca się planowaniem czasu pracy. Wyniki takiej analizy mogą prowadzić do różnych wniosków. Jedne będą w miarę proste w realizacji, np.:
przeszkolić z danego zakresu większą liczbę pracowników,
zatrudnić pracowników z Agencji Pracy Tymczasowej,
a inne bardziej złożone i kosztowne:
zmienić system, jeśli chodzi o czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym lub zmienić okres rozliczeniowy,
rozpocząć rekrutację na dane stanowiska, by dysponować większą liczbą pracowników do wykonywania powierzonych zadań.
Nie zapominajmy równocześnie, że naszym celem (wypełniając obowiązki kodeksu pracy) było zapewnienie odpowiedniej obsady do poprawnej realizacji zadań produkcyjnych/sprzedażowych lub innych, jakimi zajmuje się dana jednostka organizacyjna. W związku z tym informacja o braku możliwości zaplanowania obsady powinna wrócić do systemu planowania produkcji/sprzedaży, itd. Po co? By podjąć odpowiednie działania, zmierzające np. do zmiany i korekty planu skutkującego zmniejszeniem liczby potrzebnych pracowników lub rozłożeniem zapotrzebowania na nich w dłuższej perspektywie czasowej. Taką pętlę sprzężenia zwrotnego obrazuje poniższy schemat.
Automatyczny plan pracy – korzyści dla firm
Ponieważ w XPRIMER.WFA planowanie czasu pracy zostało w pełni zautomatyzowane, można je powtarzać wielokrotnie, po otrzymaniu nowych danych o zapotrzebowaniu na pracowników lub po zmianie parametrów planowania czasu pracy (nawet, jeśli praca odbywa się w trybie zdalnym). Dzięki temu następuje minimalizacja pracy bezpośrednich przełożonych nad grafikami pracy osób zatrudnionych. Nie muszą już poświęcać wielu godzin pracy lub dni na to, by planować grafiki dla swoich podwładnych, uwzględniając ich plany urlopowe, liczbę nadgodzin czy inne czynniki mające wpływ na ich pracę, przestrzegając równocześnie limitów odpoczynku tygodniowego, limitów liczby godzin na dobę, doby pracowniczej, etc. Zwiększa się produktywność pracowników zarządzających zakładem pracy, gdyż czas pracy poświęcony wcześniej na planowanie czasu pracy pracowników i tworzenie harmonogramu pracy, mogą teraz przeznaczyć np. na rozliczenie pracowników z wykonania powierzonych zadań. Równocześnie system umożliwia zapewnienie odpowiedniej obsady dla procesów produkcyjnych/ handlowych/ usługowych lub innych, charakterystycznych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Tomasz Jeleń
ekspert w dziale analiz biznesowych
Poniżej kilka dodatkowych zagadnień związanych z planowaniem czasu pracy.
Co to jest harmonogram czasu pracy?
Harmonogram czasu pracy to kluczowy element zarządzania personelem w każdej organizacji. Jest to szczegółowy plan, który określa dni pracy oraz dni wolne od pracy dla pracowników w danym przedsiębiorstwie. Harmonogram ten musi być zgodny z kodeksem pracy oraz uwzględniać dyspozycyjność pracowników. W ramach dni pracy harmonogram precyzuje godziny, w których pracownicy powinni wykonywać swoje obowiązki. Może być sporządzany na okres miesiąca lub całego okresu rozliczeniowego, co pozwala na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi i zapewnienie ciągłości operacyjnej firmy.
Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami
Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami prawa pracy jest jednym z fundamentalnych obowiązków każdego pracodawcy. Pracodawca musi uwzględniać w planowaniu czasu pracy przepisy kodeksu pracy, takie jak normy czasu pracy, wymiar czasu pracy, systemy czasu pracy, rozkłady czasu pracy, przerwy, odpoczynek dobowy i tygodniowy. Przestrzeganie tych przepisów jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także kluczowym elementem zapewnienia zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz efektywności operacyjnej firmy. Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami pomaga również w unikaniu konfliktów i problemów związanych z nadgodzinami oraz zapewnia sprawiedliwe traktowanie wszystkich pracowników.
Doba pracownicza i odpoczynki
Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jest to kluczowe pojęcie w kontekście planowania czasu pracy, ponieważ wpływa na sposób liczenia godzin pracy i nadgodzin. Odpoczynek dobowy to 11 godzin nieprzerwanych, które pracownik musi mieć zapewnione w ciągu każdej doby pracowniczej. Z kolei odpoczynek tygodniowy to (co do zasady) 35 godzin nieprzerwanych, które pracownik powinien mieć zapewnione raz w tygodniu. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla zapewnienia zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz zgodności z przepisami prawa pracy.
Kiedy nie trzeba sporządzać harmonogramu czasu pracy?
Nie zawsze istnieje obowiązek tworzenia harmonogramu czasu pracy. Nie trzeba go sporządzać np. w zadaniowym systemie czasu pracy, gdy pracownicy pracują w ruchomym systemie czasu pracy, indywidualnym czasie pracy lub w przypadku pracowników zatrudnionych w stałym rozkładzie.
Możliwe jest to w przypadku: pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Indywidualny rozkład czasu pracy
Indywidualny rozkład czasu pracy to harmonogram ustalony specjalnie dla konkretnego pracownika, uwzględniający jego specyficzne potrzeby i obowiązki. Pracodawca powinien sporządzać taki rozkład w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, przy czym powinien on obejmować co najmniej jeden miesiąc. Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala na elastyczne dostosowanie godzin pracy do potrzeb pracownika, co może zwiększyć jego satysfakcję i efektywność. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników, którzy mają specyficzne obowiązki lub wymagania, takie jak pracownicy z niepełnosprawnościami czy osoby opiekujące się dziećmi.
Forma i termin przekazania harmonogramu
Harmonogram czasu pracy powinien być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, co zapewnia jego przejrzystość i dostępność dla pracowników. Pracodawca ma obowiązek przekazać harmonogram czasu pracy pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten harmonogram. Dzięki temu pracownicy mają wystarczająco dużo czasu, aby zaplanować swoje obowiązki zawodowe i prywatne, co przyczynia się do lepszego zarządzania czasem i zwiększenia efektywności pracy.
Chcesz zdobyć wiedzę na temat automatycznego planowania czasu pracy? Napisz do nas.
