Twardy HR: jak przełożyć jego rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi na sukces firmy

Częste zmiany, duża nieprzewidywalność, a do tego jeszcze sporo pracy administracyjnej. To właśnie twardy HR – ciągłe szukanie kompromisu pomiędzy czasem, ludźmi, ich kompetencjami i szybkością oraz jakością realizacji założonych celów biznesowych. Dbałość o planowanie czasu pracy, jego poprawność oraz zapewnienie płynności operacyjnej przedsiębiorstwa wcale nie należy do najprostszych zadań. Skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi stanowi kluczowy element sukcesu organizacji. W tej roli twardy HR, czyli obszar HR skoncentrowany na aspektach kadrowych, technicznych, administracyjnych i analitycznych odgrywa niebagatelną rolę.

HR twardy – obszary w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Pod pojęciem HR twardy kryją się głównie zadania związane z obsługą administracyjną, kadrową i płacową firm (często określane także jako payroll). Twardy HR porusza również zagadnienia analityki HR.

Zakres działań przypisanych do twardego HR obejmuje:

• naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac zgodnie z obowiązującymi przepisami,

• tworzenie deklaracji i zaświadczeń do ZUS, US,

• obliczanie składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne,

• naliczanie składek na PFRON,

• ustalanie i odprowadzanie zaliczek na podatek,

• reprezentacja firmy przed ZUS, US,

• przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, aneksów do umów,

• prowadzenie teczek osobowych, w tym dokumentacji elektronicznej (e-teczki),

• przygotowywanie dokumentów związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,

• wystawianie świadectw pracy,

• obliczanie i pilnowanie harmonogramów urlopów,

• kierowanie pracowników na badania lekarskie,

• monitorowanie terminów istotnych dla obu stron stosunku pracy,

• prowadzenie/kontrolowanie ewidencji czasu pracy, rejestracja nieobecności pracowników i urlopów wypoczynkowych,

• pilnowanie przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prawa pracy.

Specyfika pracy i predyspozycje pracowników Działu HR w pracy z twardym HR

Praca w Dziale HR w obszarze twardego HR wymaga posiadania wielu określonych predyspozycji.

Konieczna jest doskonała znajomość aktualnie obowiązujących przepisów i ciągłe zdobywanie nowej wiedzy w zakresie zmian w prawie, jego interpretacji, etc. Osoby pracujące w zakresie twardego HR muszą nie tylko dobrze znać aktualne przepisy podatkowe, rachunkowe i z zakresu prawa pracy, ale także być zaznajomione z najnowszym oprogramowaniem i technologiami stosowanymi w codziennych obowiązkach.

Twardy HR wymaga także umiejętności analitycznego myślenia oraz takich cech jak terminowość i zdolność do określania priorytetów. Praca w tym obszarze związana jest z przetwarzaniem dużej ilości dokumentów, teczek oraz analizą obowiązujących przepisów. Osoba zajmująca się tym obszarem musi być dokładna, skrupulatna i rzetelna, zwracająca uwagę na szczegóły, aby uniknąć przeoczenia istotnych kwestii, które mogą skutkować karą finansową dla firmy. Konieczne jest tu także posiadanie zdolności do szybkiego wyszukiwania informacji i łączenia faktów.

Specjaliści ds. twardego HR są odpowiedzialni za kontakty z instytucjami państwowymi takimi jak ZUS, US, PFRON. Ważne zatem są także zdolności komunikacyjne i interpersonalne. Odporność na stres jest niezbędna, ponieważ praca na danym stanowisku nie zawsze jest spokojna. Sytuacje stresowe są często nieuniknione, a specjaliści ds. human resources muszą zachować spokój i umiejętność efektywnej pracy pod presją czasu.

Wielu specjalistów HR twardego współpracuje z działem księgowości, wspólnie opracowując dokumenty i rozwiązując bieżące problemy. Szczególnie w mniejszych firmach zdarza się, że pracownik działu zarządzania zasobami ludzkimi pełni jednocześnie funkcję księgowego i kadrowego. Jednak takie rozwiązanie nie jest spotykane w dużych korporacjach, gdzie specjalista ds. HR w obszarze twardego HR zajmuje się głównie sprawami kadrowymi i płacowymi.

Kolejną istotną cechą jest lojalność i dyskrecja. Formalności związane z warunkami zatrudnienia i wynagrodzeniami nie powinny wychodzić poza ściany biura. Specjalista HR od spraw kadr i płac powinien identyfikować się z misją firmy i podzielać jej wartości oraz działając zgodnie z przepisami prawa pracy, dbać o dobre imię i wizerunek pracodawcy.

HR twardy i HR miękki – czym się różnią

Dział zarządzania zasobami ludzkimi powinien łączyć obszary z zakresu twardego i miękkiego HR.

HR miękki odpowiedzialny jest za rozwijanie kultury organizacji oraz zajmowanie się kwestiami związanymi z jakością pracy pracowników w miejscu pracy. Miękki HR dba o zaspokojenie potrzeb szkoleniowych (organizowanie kursów), zarządzanie talentami, motywację pracowników. Specjaliści działający w ramach miękkiego HR wspierają procesy ocen pracowniczych, skupiając się na identyfikowaniu obszarów do poprawy oraz dbają o dalszy rozwój pracowników.

Przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych oraz onboarding nowych pracowników to także działania z zakresu miękkiego HR związane z rekrutacją kandydatów.

Rola automatyzacji procesów HR w twardym HR

Automatyzacja procesów w dziale HR odgrywa kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Wiele czynności związanych z twardym HR można zestandaryzować i zdigitalizować.

Jedną z głównych korzyści automatyzacji procesów HR jest zminimalizowanie rutynowych zadań administracyjnych, takich jak obsługa dokumentacji pracowniczej czy naliczanie wynagrodzeń. Dzięki temu pracownicy Działu HR monitorują czynności wykonywane przez system HR, a zaoszczędzony czas mogą poświęcić na bardziej wartościowe zadania.

Automatyzacja procesów  pozwala także na szybszy dostęp do istotnych danych związanych z pracownikami, co umożliwia bardziej efektywne podejmowanie decyzji strategicznych. Systemy HR umożliwiają także monitorowanie wydajności pracowników, zarządzanie czasem pracy czy dostęp do danych dotyczących wynagrodzeń. Co ważne – oprogramowanie dla twardego HR powinno być w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami, ale mimo to nie zwalnia ze znajomości prawa pracy pracowników odpowiedzialnych za HR twardy.

Automatyzacja procesów w twardym HR przyczynia się do podniesienia efektywności, eliminacji błędów ludzkich, optymalizacji kosztów oraz zwiększenia satysfakcji zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej poprzez lepsze wykorzystanie potencjału ludzkiego w danym przedsiębiorstwie.

Narzędzia IT wspierające pracę w Dziale HR

Wprowadzenie nowoczesnych narzędzi i technologii do obszaru HR przyczynia się do usprawnienia wielu procesów, zwiększenia precyzji działań oraz oszczędności czasu i zasobów.

Jednym z dostępnych narzędzi na rynku wspierających Dział HR w zarządzaniu twardym HR jest platforma XPRIMER w obszarze WFM (Workforce Management). W XPRIMER możesz planować grafiki pracy pracowników, prowadzić ewidencję i rozliczanie czasu pracy, prowadzić obsługę kadrowo -płacową, gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci e-teczek. Platforma XPRIMER wspiera także procesy związane z samoobsługą pracowniczą, udostępniając portal pracowniczy oraz dedykowaną aplikację mobilną dla pracowników.