Zarządzanie procesami HR w prywatnej służbie zdrowia
Jak wykorzystać nowoczesne narzędzia IT?
Odpowiednie planowanie i harmonogramowanie czasu pracy personelu medycznego, ewidencja i rozliczanie czasu pracy oraz wyliczanie wynagrodzeń wpływa nie tylko na właściwe funkcjonowanie placówek ochrony zdrowia oraz zadowolenie personelu medycznego i okołomedycznego. Przekłada się również na zaspokojenie potrzeb zdrowotnych ludzi, jakość leczenia, bezpieczeństwo i samopoczucie pacjentów.
Specyfika branży medycznej oraz potrzeby placówek ochrony zdrowia wymagają stosowania odpowiednich narzędzi informatycznych.
Dzięki platformie XPRIMER możliwa jest odpowiednia organizacja procesów zarządzania personelem, która oznacza ograniczenie kosztów administracyjnych, usystematyzowanie i automatyzację procesów (w szczególności w podmiotach wielozakładowych oraz o strukturach rozproszonych), uzyskanie większej elastyczności działania oraz wzrost satysfakcji pracowników.
Postaw na XPRIMER - platformę do zarządzania HR stosowaną w branży medycznej
Procesy HR obsługiwane przez platformę XPRIMER
Planowanie grafików pracy
zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, ustawą o działalności leczniczej, regulaminami wewnętrznymi oraz specyfiką każdego zakładu pracy.
Rejestracja i rozliczanie czasu pracy
z uwzględnieniem specyfiki branży, w tym dyżurów, pracy nadliczbowej, klauzuli opt-out.
Wyliczanie wynagrodzeń
mając na uwadze wszystkie możliwe składniki wynagrodzenia, charakterystyczne dla podmiotów medycznych.
Samoobsługa pracownicza
umożliwiająca wykorzystanie portalu pracowniczego, kiosków oraz aplikacji mobilnej.
Obieg dokumentów
gwarantujący bezpieczeństwo informacji oraz pełną zgodność z RODO.
Analityka HR i raportowanie
w dowolnie zdefiniowanym układzie i zakresie czasowym, ułatwiające podejmowanie decyzji biznesowych i rozliczeń z NFZ.
Funkcjonalności platformy XPRIMER dedykowane dla służby zdrowia
Zapewnij wysoką jakość świadczonych usług medycznych, zawsze dysponując personelem o odpowiednich kompetencjach
Przy planowaniu grafików pracy w XPRIMER brane są pod uwagę nie tylko obowiązujące przepisy i regulaminy zakładowe, ale także specyfika branży medycznej. W platformie XPRIMER uwzględnione są m.in.:
różne formy zatrudnienia i warunki pracy (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne, kontrakty) oraz różne okresy rozliczeniowe,
indywidualne warunki pracy danego pracownika (np. praca tylko w dzień, brak akceptacji systemu zmianowego),
przysługujące okresy wypoczynków (dobowe, tygodniowe, etc.),
obsługa dyżurów (dziennych, nocnych),
dobowy wymiar pracy w zależności od dodatkowych warunków i ograniczeń (ciąża, opieka nad dzieckiem do lat 4, etc.),
warunki zawarte w kontraktach, dodatkowe zapisy przyjętych regulaminów, klauzula opt-out, etc.
System umożliwia zdefiniowanie minimalnej obsady dla danej zmiany oraz podczas planowania grafiku weryfikuje, czy zapewniona jest minimalna wymagana wielkość obsady. Wskazuje również, czy nie mamy za dużo zaplanowanych pracowników w danym dniu.
XPRIMER daje także możliwość zdefiniowania ilości pracujących niedziel, świąt i dni wolnych od pracy dla każdego pracownika i uwzględnia te informacje na etapie tworzenia grafiku.
Istotne jest to, że system pozwala na szybką modyfikację grafiku w przypadku pojawienia się niezaplanowanych absencji (zwolnień chorobowych, niezaplanowanych dni opieki nad dzieckiem, urlopów na żądanie, etc.).
Kontroluj koszty pracownicze, precyzyjnie ewidencjonując i rozliczając czas pracy
Ewidencja czasu pracy prowadzona w XPRIMER pozwala z jednej strony na zapewnienie bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, a co za tym idzie na utrzymanie właściwego poziomu udzielanych informacji, a z drugiej strony umożliwia właściwe zarządzanie finansami placówki.
XPRIMER ułatwia rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych, nocnych, w dniach wolnych od pracy, ze wskazaniem, czy praca miała miejsce jako dyżur zwykły czy w godzinach nadliczbowych, klasyfikując jednocześnie do właściwej grupy kosztów.
Przypisując określone stawki do poszczególnych godzin pracy lub wykonanych przez pracownika czynności w ramach dnia pracy, system pozwala na bieżące monitorowanie kosztów pracy na podstawie realizowanych grafików czasu pracy. Jeśli rodzaj godzin lub czynności, jakie ma zrealizować pracownik, umieścimy w planie pracy, wówczas system pozwala na prowadzenie projekcji kosztów zatrudnienia w danym miesiącu, zanim one jeszcze powstaną, co umożliwia sprawowanie kontroli nad budżetem danej jednostki, szczególnie w przypadku rozliczania usług z NFZ.
Sprawnie zarządzaj personelem reprezentującym zróżnicowane grupy zawodowe
Specyfika służby zdrowia związana jest z dużym zróżnicowaniem zawodowym pracowników oraz koniecznością uwzględnienia różnych ról zawodowych pełnionych często przez te same osoby.
Rozbudowany układ kartotek pracowniczych w XPRIMER ułatwia zarządzanie różnymi grupami zawodowymi pracowników (przykładowo: lekarze – stażyści, młodsi asystenci, starsi asystenci, specjaliści, kierownicy, ordynatorzy; pielęgniarki – specjalistyczne, oddziałowe, o różnych kwalifikacjach i kompetencjach; inne grupy zawodowe – ratownicy, terapeuci, dietetycy, protetycy, personel laboratoryjny, operatorzy sprzętu oraz służby utrzymania i konserwacji sprzętu medycznego i diagnostycznego; pracownicy administracyjni, pracownicy naukowi i dydaktycy), z których każda może mieć przypisane określone warunki zatrudnienia, uprawnienia i ograniczenia wynikające z przepisów lub regulaminów zakładowych czy też ustaleń indywidualnych.
XPRIMER umożliwia sprawne zarządzanie wszystkimi zdefiniowanymi grupami zawodowymi, biorąc pod uwagę ich charakterystykę zarówno na etapie planowania czasu pracy, jak i rozliczenia, planowania absencji urlopowych i naliczania wynagrodzeń.
XPRIMER umożliwia integrację informacji pochodzących z różnych obszarów (część „biała” i część „szara”) i źródeł takich, jak: Excel, aplikacje własne, czytniki RCP, specjalistyczne systemy rejestrujące wykonanie danych procedur medycznych, rejestrujące czas i ilość zabiegów, etc.
Synchronizacja danych z różnych źródeł do XPRIMER następuje w bezpieczny sposób na poziomie wymiany danych pomiędzy bazami poszczególnych systemów dziedzinowych, a platformą XPRIMER.
Zautomatyzuj proces pozyskiwania danych do wyliczania wynagrodzeń
XPRIMER pozwala na uwzględnienie różnych rodzajów składników wynagrodzeń w służbie zdrowia takich, jak np.:
różne stawki za godzinę w zależności od oddziału, formy dyżuru (np. drugi dyżurny, dyżur w święta),
wynagrodzenie za pracę w soboty, niedziele i święta oraz pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w zależności od warunków zatrudnienia,
zrealizowane procedury medyczne oraz zrealizowane punkty NFZ (uwzględniając różne wzory wyliczania dla poszczególnych lekarzy czy poradni),
konsultacje (z możliwością rozróżnienia stawek w zależności od tego, czy realizowane są w ramach oddziałów grupy czy płacone przez ubezpieczyciela),
ryczałty, dodatki funkcyjne, za stopień naukowy, za wysługę lat, wynagrodzenie za gotowość, premie (uznaniowe lub liczone w zależności od określonych współczynników, np. ilości zrealizowanych procedur czy obłożenia na oddziałach),
uczestnictwo podczas zabiegów (np. asysty lekarza, dodatki dla pielęgniarek w zależności od wartości zabiegu),
inne składniki wynagrodzenia (np. dodatki za wypis, pobranie krwi, etc.).
Zwiększ stopień zadowolenia pracowników udostępniając im możliwość samoobsługi pracowniczej
XPRIMER umożliwia pracownikom dostęp online do kluczowych informacji poprzez przeglądarkę internetową, kiosk pracowniczy oraz aplikację mobilną. Interfejs portalu może zostać spersonalizowany zgodnie z potrzebami użytkowników oraz organizacji.
Samoobsługa pozwala także pracownikom na złożenie próśb grafikowych, co przyczynia się do lepszego postrzegania pracodawcy i wpływa na Employee Experience.
W ramach samoobsługi pracownik w aplikacji mobilnej może m.in.:
dokładnie sprawdzić, jak ma zaplanowany czas pracy oraz zweryfikować ilość godzin przepracowanych w danym miesiącu, a także przejrzeć listę swoich odczytów RCP,
sprawdzić bilans nadgodzin w danym okresie rozliczeniowym oraz złożyć wniosek o odbiór nadgodzin,
ustalić wymiar urlopu przysługujący w danym okresie oraz zaplanować swój urlop wypoczynkowy, a także wystawić i wysłać wniosek urlopowy i śledzić jego status,
zweryfikować pasek wynagrodzeń, uwzględniający wszystkie dodatki oraz pobrać deklarację PIT,
wnioskować o pracę zdalną, wyjście służbowe lub prywatne,
złożyć wniosek o potrzebne zaświadczenia i dokumenty (o zarobkach, zatrudnieniu, wydaniu kopii dokumentów pracowniczych, itd.) oraz zgłosić zapotrzebowanie na materiały biurowe, marketingowe, środki ochrony osobistej, etc.
Zobacz, jak platforma XPRIMER działa w praktyce
Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie, podczas którego zaprezentujemy działanie platformy XPRIMER.
