Ostatnie lata w zarządzaniu zasobami ludzkimi to zmiana w podejściu do realizacji celów i zwiększania efektywności działań. Coraz to bardziej dynamiczne środowisko biznesowe stawia przed przedsiębiorcami trudne zadania i wymusza podejmowanie innowacyjnych przedsięwzięć, również w zakresie organizacji czasu pracy. Konieczne staje się przejście od orientacji kolektywistycznej (oznaczającej centralistyczne podejmowanie decyzji) do realizacji indywidualizmu w obszarze czasu pracy. Wpływa to także na zarządzanie czasem pracy przez pracowników.
Czym jest self rostering, czyli samodzielnie zarządzanie czasem pracy?
Jedną z pojawiających się form indywidualizacji jest self rostering, który oznacza – w dużym skrócie – przesunięcie punktu wyjścia w zakresie tworzenia harmonogramów pracy na pracowników. Self rostering jest definiowany jako system pracy, który daje pracownikom możliwość tworzenia własnego harmonogramu z uwzględnieniem powierzonych im zadań i aktualnych potrzeb kadrowych organizacji.
Self rostering pozwala pracownikom zarządzać własnym czasem pracy. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej równoważyć swoje życie zawodowe i prywatne, przy jednoczesnej realizacji celów biznesowych pracodawcy. Staje się to możliwe dzięki elastyczności oferowanej przez system samodzielnego rozmieszczania godzin w grafiku, co pozwala pracownikom dopasować ich czas pracy do własnych preferencji.
System self rosteringu jest coraz bardziej popularny w firmach na całym świecie. Te techniki zarządzania czasem pracy obejmują już dość powszechnie stanowiska pracy pracowników biurowych czy personelu medycznego. Oferując większy poziom elastyczności metody self rosteringu sprawiają, że pracownicy mogą lepiej dostosować swoje harmonogramy do swoich priorytetów i planów osobistych, a także skoncentrować się na ważnych projektach bez obaw o naruszenie obowiązków wobec firmy. W ten sposób firmy dysponują narzędziem, które ułatwia skuteczne zarządzanie czasem pracy pracowników, uwzględnienie indywidualnych potrzeb każdego pracownika przy równoczesnej realizacji zadań i celów biznesowych.
Początki self rosteringu
Idea zapewnienia pracownikom większej elastyczności w zakresie harmonogramów pracy została po raz pierwszy wprowadzona w Szwecji w latach 60. w odpowiedzi na naciski związków zawodowych. Po tym, jak pracodawcy zdali sobie sprawę z korzyści płynących z samodzielnego ustalania harmonogramów takich, jak zwiększona wydajność, niższa rotacja oraz absencja i wyższa satysfakcja z pracy, koncepcja stawała się coraz bardziej popularna.
Obecnie samodzielne planowanie czasu pracy jest w Szwecji codziennością i stanowi element więzi społecznej. Jeśli pracownicy mogą zaplanować swój własny harmonogram pracy i dzień pracy, poprawia się ich relacja między pracą a życiem prywatnym, a oni sami czują, że mogą wpływać na swoje warunki pracy. To wzmacnia ich zaangażowanie w budowanie organizacji oraz przywiązanie do firmy. Co więcej — tworzone są silniejsze więzi w ramach zespołu. Gdy nie jest możliwe uzyskanie preferowanego przez wszystkich grafiku czasu pracy, pracownicy muszą porozmawiać o swoich problemach, ale zespół sam musi dojść do porozumienia. Menedżerowie w takim wypadku powinni zrezygnować ze znanego im odgórnego planowania i zaufać swojemu zespołowi.
Poza krajami skandynawskimi działania w zakresie self rosteringu zdobyły popularność między innymi w Belgii i Holandii. NCSI (Nederland’s Centrum voor Sociale Innovatie) sklasyfikowało pięć form self rosteringu w zależności od stopnia autonomii, jaką posiada pracownik w zakresie zarządzania czasem pracy i w ustalaniu własnych priorytetów:
- Exchange of shifts – pracownik ma możliwość dostosowania stałego grafiku pracy do własnych preferencji poprzez wymianę zmian ze współpracownikami.
- Wish-rostering – pracownicy wskazują swoje preferencje czasu pracy, a specjalista ds. grafikowania czasu pracy stara się je uwzględnić.
- Shift-picking– pracownicy wybierają zmiany już określone przez organizację.
- Watching – za pomocą systemu IT preferencje osób są dopasowywane do potrzeb organizacyjnych i przydzielonych zadań.
- Pełny self-rostering – o wyborze czasu pracy decyduje pracownik, a pracodawca dostosowuje potrzeby organizacyjne do dostępności pracownika.
Wdrażanie samodzielnego zarządzania czasem pracy w organizacji
Ogromny wpływ na sukces wprowadzenia samodzielnego zarządzania czasem pracy ma proces wdrożenia. Składa się on z 4 faz: oceny, planowania, wdrożenia i ewaluacji.
W fazie oceny w pierwszej kolejności należy zbadać każdy aspekt organizacji, na który może mieć wpływ samodzielne planowanie oraz zidentyfikować ewentualne przeszkody. Podczas fazy planowania niezwykle ważna jest komunikacja zmiany tak, by zyskać pewność zrozumienia zasad projektu przez jego uczestników. Ze strony kadry kierowniczej niezbędna jest akceptacja faktu, że jeśli pracownicy nie otrzymają odpowiedniego czasu na adaptację zmiany organizacji czasu pracy, będą mniej zainteresowani wspieraniem samodzielnego planowania. Konieczna jest tu umiejętność radzenia sobie z rozwiązywaniem konfliktów pomiędzy pracownikami. Po tym, jak pracownicy uznają swoją odpowiedzialność w planowaniu czasu, menedżerowie powinni ułatwiać realizację tego procesu.
W idei self rosteringu istotna jest nie tylko zmiana roli managerów, ale również technologia (np. odpowiedni system informatyczny). Właściwy system do grafikowania czasu pracy pozwala na efektywne zarządzanie organizacją pracy z uwzględnieniem preferencji pracowników. System taki powinien zapewnić realizację powierzonych zadań pracownikom w ustalonym czasie pracy w sposób zgodny z przepisami prawa pracy czy regulacjami wewnętrznymi.
XPRIMER.HRM jest w stanie zapewnić wsparcie planowania w każdej opisanej poniżej fazie tworzenia grafiku czasu pracy, przez którą przechodzą pracownicy oraz ich przełożeni.
Fazy tworzenia grafików pracy w self rosteringu
Faza 1 to utworzenie przez pracowników preferowanego grafiku pracy. Na tym etapie pracownicy samodzielnie układają grafiki zgodnie z ich preferencjami lub potrzebami. XPRIMER na bieżąco weryfikuje układane przez pracowników grafiki planowane zarówno pod kątem wymogów kodeksowych, jak i specyfiki organizacji wynikającej z regulaminów firmowych oraz posiadanych przez pracowników kompetencji i stanowiska. XPRIMER zablokuje przypisanie się pracownika do zmiany, jeśli nie będzie on posiadał wymaganych dla niej umiejętności np. obsługi wózka widłowego czy przejścia odpowiedniego szkolenia. Dopiero po spełnieniu warunku posiadania wymaganych kompetencji będzie możliwe zaplanowanie godzin w wybranym dniu i na wybranej zmianie.
W fazie drugiej następuje kontrola obsady, czyli odniesienie obecności pracowników do potrzeb firmy. Na tym etapie system XPRIMER, oprócz wymogów kodeksowych i firmowych, kontroluje zaplanowany przez pracowników czas pracy względem wymaganej przez organizację obsady w ujęciu ilościowym i w odniesieniu do obszarów, stanowisk oraz kompetencji pracowników. W tym celu do systemu zaczytywane są informacje o ilości osób wymaganych w danych dniach i godzinach do określonych zadań, które należy wykonać, z uwzględnieniem stanowisk i kompetencji pracowników.
W efektywnym zarządzaniu tego typu organizacją pracy niezwykle ważna jest komunikacja pomiędzy pracownikami i w jej efekcie ułożenie grafików planowanych przez pracowników w sposób możliwie najbardziej spełniający warunek ich obecności, odpowiadając na zapotrzebowanie obsady przez organizację. Biorąc pod uwagę potrzeby klientów, XPRIMER daje możliwość wprowadzania zmian w grafikach już po publikacji wersji finalnej harmonogramu (funkcja ta dostępna jest dla określonej grupy użytkowników, np. przełożonych lub Działu HR).
Rezultaty wdrożenia self rosteringu, czyli co daje samodzielne zarządzanie czasem pracy przez pracownika
W procesie wdrażania self rosteringu należy rozróżnić cele krótkoterminowe i długoterminowe. Do celów krótkoterminowych zalicza się wzrost satysfakcji z pracy, autonomię pracowników, elastyczność oraz rozwój umiejętności komunikacyjnych i negocjacyjnych. Cele długoterminowe to zatrzymanie pracowników, mniejsza rotacja personelu i realizacja działań EB.
Możliwość kontrolowania swojego czasu pracy i dopasowania harmonogramu do osobistych potrzeb przekłada się bezpośrednio na satysfakcję z pracy. Z kolei wyższa satysfakcja oznacza wyższe zaangażowanie pracowników. Pracownicy zyskujący możliwość samodzielnej organizacji czasu pracy mają poczucie większej odpowiedzialności za swoje zadania. W większości przypadków poprawia się dyscyplina pracy.
Co ważne – wśród rezultatów wprowadzenia self rosteringu wymienia się poprawę wydajności. Pracownicy mają możliwość pracy wtedy, gdy są najbardziej skoncentrowani i kreatywni. To może prowadzić do zwiększenia produktywności, gdyż ludzie różnią się pod względem efektywności w różnych porach dnia. Pracując w najbardziej dla siebie produktywnym czasie, pracownicy lepiej realizują najważniejsze zadania i stają się bardziej zorientowani na wyniki. Dzięki samodzielnemu planowaniu czasu i możliwości ustalania priorytetów pracownicy mogą w pierwszej kolejności wykonywać ważne zadania, co prowadzi do bardziej efektywnej pracy.
Samodzielne zarządzanie czasem pracy stwarza pracownikom warunki lepszego work-life balance. Pracownicy mogą dostosować swoje godziny pracy do swojego życia prywatnego. Mogą np. tak zaplanować dzień i godziny pracy, aby unikać godzin szczytu w ruchu ulicznym i wybierać najlepszy moment na wykonywanie zadań, unikając pożeraczy czasu. Mogą także lepiej dbać o swoje zdrowie, spędzać więcej czasu z rodziną i przyjaciółmi oraz realizować swoje pasje i zainteresowania w preferowanych dla nich dniach i godzinach.
Organizacje wprowadzające samodzielne zarządzanie czasem pracy przez pracowników obniżają koszty, m.in. te związane ze zwolnieniami. Dobra organizacja pracy w ramach self rosteringu jest także elementem przewagi konkurencyjnej organizacji, co jest istotne zwłaszcza w obecnej sytuacji na rynku pracy.
Błażej Migoń
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami.
Inne artykuły, których autorem jest Błażej Migoń:
