Systemy ERP przedstawiane są jako kompleksowe rozwiązania do zarządzania produkcją we wszystkich jej obszarach. Przeświadczenie to bardzo mocno utarło się również w świadomości osób i firm produkcyjnych na co dzień korzystających z tej klasy systemów. W trakcie wdrożenia ERP liczymy, że wszystkie nasze problemy zostaną rozwiązane, a Excel wreszcie przestanie nam być potrzebny do pracy. Praktyka pokazuje coś zupełnie innego – pomimo wdrożenia systemu i zadowolenia działu księgowości, kontroli i finansów, w obszarach związanych z planowaniem i sterowaniem produkcją praca wcale nie staje się wiele łatwiejsza. Wszystkie kluczowe decyzje nadal opierają się na analizie danych z arkusza kalkulacyjnego. Czy tak rzeczywiście musi być? Czy rozwiązaniem na pewno jest wyłącznie ERP dla produkcji?
System ERP dla firm produkcyjnych
Dane GUS z roku 2019 pokazują, że prawie co trzecia firma w Polsce zdecydowała się na wybór systemu ERP, by wesprzeć procesy zarządzania produkcją. W marketingowym przekazie można usłyszeć, że wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa wspierane są różnymi modułami systemów tej klasy. Na co pozwala ERP?
Oprogramowania ERP dla produkcji – co zmienia wdrożenie?
Zagłębiając się jednak w szczegóły dotyczące ich funkcjonowania, użytkownik stopniowo dochodzi do wniosku, że system ERP nie do końca wspiera wszystkie procesy produkcyjne i wiele pracy musi wykonać poza zaimplementowanym systemem informatycznym. W tym miejscu warto zadać sobie pytania:
- Jakie funkcjonalności ma mój system ERP i czy oprogramowanie wspiera wszystkie procesy zarządzania produkcją, w tym planowanie produkcji?
- Czy oprogramowanie ERP usprawnia zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie i daje mi możliwość realizacji założonych celów biznesowych firmy?
- W jakim stopniu?
- Czy system ERP sprawia, że od chwili wdrożenia praca stała się ergonomiczna?
- Czy zgłoszone w systemie modyfikacje realizowane są zgodnie z założeniami?
- W jakim stopniu opcje systemu pozwalają na odwzorowanie wszystkich operacji i procesów produkcyjnych?
- Ile muszę czekać na informacje zwrotne z systemu ERP po wprowadzeniu nowych danych?
Integracja i synchronizacja operacji
Odpowiedzi na powyższe pytania jednoznacznie wskazują, że systemy klasy ERP w firmie nie są rozwiązaniem idealnym, choć dostarczają wielu informacji i odpowiadają na wiele potrzeb w procesie produkcji, planowania produkcji i przetwarzania zamówień klientów. Są obszary, w których systemy ERP dla produkcji sprawdzają się bardzo dobrze i są wręcz niezastąpione. Ale osiągnięcie założonych celów biznesowych to proces złożony, uzależniony od poprawnej synchronizacji i integracji wszystkich obszarów. Mówi się, że łańcuch jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo, dlatego też jakość pracy poszczególnych działów ma tak duże znaczenie. Szybka i bezbłędna informacja, pochodząca z wymienionych niżej obszarów, pozwala na stworzenie dobrze skrojonego planu produkcji w wielu różnych wariantach.
Działa to także w drugą stronę – odpowiedni harmonogram produkcji pozwala na efektywną realizację zadań i osiągnięcie wszystkich założonych celów. Wbrew pozorom, integracja i osiągnięcie efektu pełnej synergii nie muszą odbywać się z wykorzystaniem jednego całościowego systemu do zarządzania produkcją. Obecny stopień rozwoju technologii bez problemu umożliwia firmie synchronizację danych z wielu eksperckich rozwiązań, dedykowanych poszczególnym zastosowaniom.
System ERP dla produkcji – planowanie produkcji
Większość systemów ERP dla produkcji oferuje moduł umożliwiający zarządzanie produkcją: harmonogramowanie oraz tworzenie technologii, zleceń i grafików dostępności zasobów produkcyjnych. Użytkownikowi pozwalają one konstruować plany produkcji. System ogranicza swoją pomoc jedynie do szacowania zdolności produkcji i, w niektórych z dostępnych na rynku rozwiązaniach, podstawowego bilansowania MRP I. Cała praca optymalizacyjna w takim przypadku zostaje zrzucona na planistę bądź kierowników i mistrzów firm produkcyjnych. To oni ostatecznie podejmują decyzję o kolejności realizowanych zleceń, analizują zarówno wykorzystanie maszyn alternatywnych i zamienników produktów, jak i monitorują bieżącą sytuację na hali produkcyjnej i korygują wcześniej stworzony plan oraz analizują dostępność pracowników i unikalnych narzędzi (np. matryc).
Program ERP – możliwości w branży produkcyjnej
Wymienione zmienne są jedynie ułamkiem tego, co planista analizuje przed dystrybucją ostatecznego harmonogramu produkcji. W standardowych opcjach systemu praca ta nie możliwa jest do wykonania w ramach systemów ERP, dlatego niezbędny staje się eksport danych do arkusza kalkulacyjnego. Dodatkowo wiele zmiennych, które wpływają na ostateczny plan, pozostaje „w głowie” lub wśród stosu dokumentów i zapisanych kartek (np. ograniczenia maszyn, czasy przezbrojeń). W takiej rzeczywistości każda zmiana czynnika wpływającego zmusza użytkownika do ponownego wykonania swojej pracy i przeanalizowania nowej sytuacji, a więc – planowania. W przypadku skomplikowanych procesów może to trwać nawet kilka godzin.
System ERP – dlaczego firmy szukają innych funkcjonalności do zarządzania produkcją?
Głównym czynnikiem determinującym u firm poszukiwania innego rozwiązania informatycznego jest nieodpowiednie wsparcie obecnego systemu ERP w stosunku do założonych celów biznesowych w poszczególnych obszarach procesu. Zmieniający się rynek coraz częściej oczekuje wręcz natychmiastowej odpowiedzi na zmienne, które wpływają na procesy produkcyjne.
Planowanie produkcji – w systemie czy w Excelu?
Przykładem tego może być konieczność jak najszybszego oszacowania skutków przesunięcia zleceń produkcyjnych oraz dostawy towarów i wyrobów na założony plan produkcji, dostarczenie produktu do klienta lub błyskawiczna odpowiedź na jego zapytanie. Może ono dotyczyć np. bardzo pilnego zamówienia produktu z atrakcyjną marżowością. Wymagane jest bardzo szybkie działanie, a mało które przedsiębiorstwo jest w stanie pozwolić sobie na nocne przeliczenia MRP, planowanie i szukanie nowego rozwiązania. Dlatego eksport wszystkich danych do dokumentów w Excelu, ręczna analiza czynników w oparciu o nie, a następnie planowanie, to jedyne wyjście z sytuacji – są też inne możliwości, chociażby w postaci oprogramowania dopasowanego do specyfiki firmy.
System ERP dla produkcji a wykorzystanie surowców
Wyzwaniem dla firm staje się również wyliczenie technicznych kosztów wytworzenia produktów, przy uwzględnieniu wszystkich maszyn alternatywnych, zmienników surowców i różnych kosztów zasobów (pracowników), powiązanych z parkiem maszynowym. Wiele branż wymaga pełnej identyfikowalności wykorzystanych surowców w procesie produkcji, a uzyskanie takiej informacji z odpowiednią dokładnością w systemie ERP jest praktycznie niemożliwe (lub zbyt pracochłonne w stosunku do innych systemów). Zwykłe potwierdzanie realizacji produkcji wymaga od użytkownika poświęcenia dużej ilości czasu i dokładności. A nie mówimy tutaj o opcji tworzenia bardziej zaawansowanych analiz i operacji…
Przykładem obszaru kompletnie pominiętego, a mającego bardzo duży wpływ na realizację celów biznesowych w firmie, jest skonfrontowanie założonych planów z dostępnością zasobów (pracowników) i możliwymi grafikami czasu pracy. System ERP na takie rozliczanie nie pozwala. Czy to jedyna bolączka tego systemu?
Zarządzanie produkcją – liczy się funkcjonalność!
Powyższe problemy są tylko częścią tych, z którymi na co dzień spotykają się wszyscy pracownicy w branży produkcyjnej. Każda branża ma swoje własne procesy biznesowe, którym trzeba sprostać – także produkcja. Przykłady te obrazują jednak potrzebę poszukiwania specjalistycznych rozwiązań dla firm i mogą być punktem wyjścia do analizy własnego procesu produkcyjnego i stwierdzenia: „tak NIE musi być”.
Integracja rozwiązań
Rynek systemów informatycznych i oprogramowania jest pełen różnych rozwiązań, które obiecują lepsze zarządzanie oraz poprawę jakości działania przedsiębiorstw produkcyjnych i ich procesów. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że system ERP sam w sobie jest tylko narzędziem. Realne efekty uzyskamy wyłącznie dzięki odpowiedniej koncepcji rozwiązania, która nie będzie ograniczać się do jednego, poszczególnego aspektu, a obejmie wszystkie jego obszary, dostarczając nam komplet informacji. Dopiero taka integracja i takie działanie zapewnią realizację potrzeb i celów przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów. A więc, czy ERP dla produkcji to jedyny program, który należy wziąć pod uwagę, by wpłynąć na usprawnienie procesów w organizacji…?
Mateusz Bireta
product manager eq system
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami!
