Codziennie, kiedy korzystamy z bankomatu zamiast kasjera bankowego lub gdy samodzielnie odprawiamy się na lotnisku przy użyciu automatycznej budki, jesteśmy świadkami, jak technologia zastępuje ludzką pracę. Kiedy sztuczna inteligencja staje się częścią naszego codziennego życia, wszyscy myślimy o jednym – jak będzie ewoluował rynek pracy i zadania, które wypełniamy. O ile zmiany, które dokonywały się wcześniej w ramach rewolucji przemysłowej, dotyczyły mechanizacji produkcji i przede wszystkim polegały na zastępowaniu pracy fizycznej ludzi o wiele bardziej wydajną pracą maszyn, to dla rewolucji cyfrowej kluczowe jest zastępowanie pracy umysłowej oprogramowaniem.
Technologia a procesy HR
Jednym z istotniejszych i dynamicznie rozwijających się obszarów w dzisiejszym świecie biznesu jest automatyzacja procesów zarządzania zasobami ludzkimi, obejmująca wykorzystanie zaawansowanych technologii takich, jak sztuczna inteligencja, analiza danych i robotyka, do optymalizacji działań związanych z personelem. W miarę jak technologia kształtuje nową rzeczywistość, Dział HR staje przed wyjątkowymi wyzwaniami i możliwościami. Koncentracja na wykorzystaniu automatyzacji i innych zaawansowanych technologii jest kluczowa dla zapewnienia wydajności, efektywności usług i oszczędności w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Wdrożenie zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA) jako narzędzi HR może pomóc zapewnić między innymi lepszą obsługę pracownikom i menedżerom, zagwarantować zgodność procesów HR ze standardami i przepisami oraz zwiększać efektywność i poprawiać produktywność HR.
Najczęściej automatyzowane procesy HR
Automatyzacja staje się kluczowym narzędziem, umożliwiającym efektywne zarządzanie procesami HR oraz precyzyjne przeprowadzanie wielu kluczowych działań w obszarze tak twardego, jaki i miękkiego HR. Selekcja kandydatów, rekrutacja, adaptacja pracownika, organizowanie szkoleń, planowanie zasobów ludzkich, czy naliczanie wynagrodzeń – to tylko część zakresu obowiązków Działu HR, które mogą być wsparte narzędziami IT. Przy wyborze pierwszych procesów do automatyzacji związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi warto skoncentrować się na tych, które przynoszą szybkie korzyści, eliminują rutynowe, najbardziej uciążliwe zadania oraz ułatwiają pracę Działu HR.
Zautomatyzowane procesy HR odpowiedzią na znużenie pracą
Badania przeprowadzone w sierpniu 2022 na grupie 5000 pełnoetatowych pracowników w Wielkiej Brytanii, Francji, Niemczech i Holandii wykazały, że powtarzalne zadania wpływają na ogólny nastrój ankietowanych, a aż 48% respondentów w Wielkiej Brytanii twierdzi, że tego typu zadania są wręcz szkodliwe dla ich zdrowia psychicznego. Większość osób powołuje się na negatywne odczucia związane z koniecznością wykonywania powtarzalnych zadań; obowiązki te powodują, że pracownicy czują się znudzeni (39%), pozbawieni stymulacji (35%) i nieproduktywni (25%). Na pytanie, co sprawi, że będą szczęśliwsi na swoich obecnych stanowiskach, aż 36% chciałoby bardziej kreatywnego miejsca pracy, a 35% chciałoby angażować się w zadania, które w większym stopniu wykorzystają ich kompetencje. Jako przykłady powtarzalnych zadań w miejscu pracy wskazywane są przede wszystkim prace biurowe, raportowanie i fakturowanie. 91% respondentów uważa, że to właśnie automatyzacja może poprawić wydajność ich pracy, a 71% zgodziło się, że włączenie automatyzacji do ich organizacji pomoże przyciągnąć i zatrzymać talenty.
Rozwój nowych kompetencji pracowników
Jednym z kluczowych aspektów automatyzacji procesów HR i pracy Działu HR jest zwiększenie efektywności operacyjnej. Dzięki automatyzacji można usprawnić zarządzanie dokumentami, procesem rekrutacji, oceną pracowniczą i wiele innych obszarów. To pozwala pracownikom Działu HR na skupienie się na długofalowej perspektywie, czym może być opracowywanie strategii rozwoju personelu czy podniesienie kultury organizacyjnej. Ponadto automatyzacja eliminuje błędy ludzkie, co ma kluczowe znaczenie w obszarach związanych z administracją takich, jak rozliczenia czasu pracy czy zarządzanie świadczeniami pracowniczymi.
Optymalizacja procesów HR budująca pozytywny Employee Experience
Usprawnienie procesów HR ma również pozytywny wpływ na doświadczenie pracowników, nie tylko Działu HR, ale i całej organizacji. Dzięki automatycznym systemom pracownicy mają ułatwiony dostęp do swoich danych, mogą zgłaszać wnioski urlopowe czy uzyskiwać informacje na temat np. czasu pracy (w tym również bilansu nadgodzin) oraz wynagrodzenia (paski czy PIT-y). To zwiększa transparentność i komunikację wewnętrzną w organizacji, co przekłada się na satysfakcję pracowników. Ponadto automatyzacja umożliwia personalizację rozwoju pracowników poprzez dostosowanie oferty szkoleniowej, programów motywacyjnych, czy planów rozwojowych do indywidualnych potrzeb i aspiracji pracowników. Rozwój pracowników staje się bardziej efektywny i zorientowany na długoterminowy sukces firmy.
Znaczenie danych w procesie zarządzania zasobami ludzkimi
Należy również pamiętać, że automatyzacja generuje ogromne ilości danych, które mogą być cennym źródłem wiedzy dla organizacji. Dzięki zaawansowanym narzędziom można analizować trendy związane z rotacją pracowników, wydajnością zespołów czy skutecznością programów szkoleniowych. Te dane pozwalają podejmować lepiej uzasadnione decyzje dotyczące zarządzania personelem. Przykładowo, analiza danych może pomóc w identyfikacji obszarów, które wymagają bardziej szczegółowego szkolenia lub dostosowania wynagrodzeń, aby zatrzymać kluczowych pracowników. Systemy automatyzacji pomagają również w identyfikowaniu potencjalnych liderów w organizacji oraz w planowaniu sukcesji. Umożliwiają tworzenie spersonalizowanych ścieżek rozwoju zawodowego dla pracowników, co może zwiększyć retencję i zaangażowanie pracowników.
Ograniczenie ryzyka związanego z automatyzacją procesów HR
Mimo licznych korzyści automatyzacja w obszarze, jakim są procesy HR, niesie ze sobą pewne wyzwania i ryzyka. Jednym z głównych wyzwań jest konieczność zachowania równowagi między automatyzacją, a czysto ludzkim aspektem zarządzania personelem. Ryzyko związane z automatyzacją HR obejmuje również kwestie np. bezpieczeństwa danych czy poprawności zastosowanych algorytmów. Kluczową rolę odgrywa doświadczony partner wdrażający systemy IT, którego rola może być krytyczna dla osiągnięcia celów projektu.
Czego należy więc oczekiwać od właściwego partnera IT? Przede wszystkim zrozumienia potrzeb, zarówno dotyczących całej organizacji, jak i Działu HR. Warto, by partner IT nie tylko doskonale rozumiał unikalne wymagania i cele przedsiębiorstwa, ale także potrafił przetłumaczyć je na konkretne rozwiązania technologiczne. Tylko wtedy możliwe będzie skuteczne wdrożenie systemu, który nie tylko usprawni procesy HR, ale także zintegruje się z pozostałymi systemami w firmie, tworząc spójne i efektywne środowisko pracy. Ponadto firma IT powinna być elastyczna i gotowa dostosowywać się do zmieniających się potrzeb organizacji oraz oferować wsparcie techniczne i utrzymanie systemu na najwyższym poziomie, zapewniając ciągłość działania kluczowych procesów HR. W rezultacie właściwy partner IT stanie się nie tylko dostawcą rozwiązań technologicznych, ale także strategicznym sojusznikiem, wspierającym rozwój i sukces organizacji.
Błażej Migoń, ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami.
