W ciągu wielu lat obserwowałem sporo organizacji, które z ogromnym entuzjazmem i oczekiwaniami podchodziły do implementacji nowych systemów HR, mających na celu cyfryzację i optymalizację ich procesów kadrowych. Niestety, nie wszystkie te historie były historiami sukcesu. Podczas gdy niektóre organizacje odnosiły znaczące korzyści z wdrożonych systemów, inne napotykały trudności, które nie tylko opóźniały realizację celów, ale czasami nawet prowadziły do pogorszenia istniejących procesów. Dlaczego tak się działo? Analiza tych przypadków wskazuje, że kluczowe znaczenie miały błędy popełniane na różnych etapach projektu. Nie chodziło o pojedyncze pomyłki, lecz o szereg błędów, które kumulowały się na każdym kroku, tworząc efekt domina, finalnie prowadzącego do niezadowalających wyników.
Dzielenie się wiedzą ma ogromną wartość – szczególnie kiedy może ona uchronić przed „turbulencjami” albo negatywnymi konsekwencjami błędnych decyzji. Pozwala ona również lepiej przygotować się do wyzwań, jakie niesie za sobą wdrożenie nowego systemu HR. Dlatego – opierając się na wieloletnim doświadczeniu w branży IT, a przede wszystkim w obszarze transformacji cyfrowej procesów HR – postanowiłem odwrócić tradycyjną narrację i skoncentrować się na błędach oraz pułapkach, które mogą prowadzić do fiaska projektów wdrożeniowych.
1. Czas – najcenniejsza waluta, ale czy na pewno?
Często w projektach IT mówi się, że czas to nasza najcenniejsza waluta. Zgadzam się z tym stwierdzeniem, jednak podkreślam, że jego nadmierna monetyzacja może prowadzić do pośpiechu i powierzchowności. Wdrożenie systemu HR to nie jednoosobowy wyścig, lecz sztafeta, gdzie precyzyjne określenie celów i strategiczne planowanie mają kluczowe znaczenie. Jednym z najczęstszych błędów jest brak głębokiego zrozumienia potrzeb biznesowych organizacji. Wdrożenie systemu HR nie powinno być realizowane jako cel sam w sobie, lecz jako narzędzie wspierające realizację strategii biznesowej. Nieudane projekty często charakteryzują się skupieniem na technicznych aspektach systemu kosztem zrozumienia, w jaki sposób nowe rozwiązanie może wspomóc osiągnięcie celów biznesowych. Sukces wdrożenia systemu HR zależy od równowagi między szybkością a dokładnością, między technologią a zrozumieniem procesów biznesowych. Organizacje powinny postrzegać czas jako zasób, który pozwala na przemyślane i strategiczne działanie, a nie jako coś, co należy bezwzględnie minimalizować. Skupienie się na dogłębnym zrozumieniu potrzeb biznesowych może przynieść znacznie lepsze rezultaty niż pośpiech w dążeniu do szybkiego wdrożenia.
2. Skup się na działaniu – ale czy zawsze?
Zawsze podkreślam, że każde działanie w zakresie technologii, szczególnie przy wdrażaniu systemów HR, powinno być przeprowadzane z wyraźną perspektywą na przyszłość. Nie chodzi tylko o zrealizowanie projektu zgodnie z obecnymi oczekiwaniami i potrzebami, lecz o zrozumienie, jak te działania wpłyną na organizację w dłuższej perspektywie. Kiedy mówimy o perspektywie przyszłościowej, mamy na myśli nie tylko adaptacyjność systemu do ewentualnych zmian w przyszłości, ale także jak system ten będzie wspierał rozwój firmy i jej pracowników. Przy wdrożeniu systemu HR, kluczowe jest nie tylko spełnienie obecnych potrzeb organizacji, ale by system był na tyle elastyczny, aby mógł się dostosować do przyszłych zmian w strukturze firmy, strategii biznesowej czy przepisach prawa pracy. Każde działanie w zakresie IT powinno być przeprowadzone z głębokim zrozumieniem nie tylko obecnych, ale i przyszłych wymagań i wyzwań. Tylko w ten sposób można zapewnić, że inwestycja ta przyniesie trwałe i pozytywne efekty dla organizacji, umożliwiając jej dynamiczny rozwój i adaptację do zmieniającego się świata. Nie stoi to w opozycji jednak ze zwinnym działaniem, które przy odpowiednim planowaniu przynosi zamierzone efekty dla interesariuszy, nawet w krótkich iteracjach realizacyjnych.
3. Mały zespół to szybkie decyzje – fakt czy mit?
W mojej praktyce często spotykam się z entuzjazmem wokół metodologii Agile. Faktycznie, Agile jest potężnym narzędziem, które może znacząco przyspieszyć i usprawnić procesy w organizacji. Jednakże istotne jest, by zrozumieć, że samo stosowanie zasad Agile i posiadanie małego, zwinnego zespołu nie są automatycznymi gwarantami sukcesu. Kluczem do efektywności jest posiadanie odpowiednich kompetencji w zespole oraz zdolności do podejmowania trafnych i szybkich decyzji. Agile kładzie nacisk na adaptacyjność i ciągłe doskonalenie, ale te procesy wymagają głębokiego zrozumienia zarówno technologii, jak i potrzeb biznesowych. Zespół musi być złożony z osób o różnorodnych umiejętnościach, które mogą efektywnie współpracować, szybko reagować na zmiany i przekładać feedback od klientów na konkretną wartość dla projektu. Co więcej, wdrożenie systemu HR w metodologii Agile powinno być postrzegane jako zadanie dla całej organizacji, a nie tylko dla działu IT. Współpraca między działami HR, IT oraz innymi zainteresowanymi stronami jest niezbędna do pełnego zrozumienia i efektywnego reagowania na potrzeby organizacji. Wszystkie strony powinny być zaangażowane w proces, mając jasne zrozumienie celów i oczekiwanych korzyści z wdrożenia.
Zwinne zarządzanie projektem HR wymaga także odpowiedzialności za wynik końcowy. To nie tylko kwestia dostarczenia oprogramowania w ustalonym terminie, ale zapewnienie, że wdrożony system faktycznie przynosi wartość i wspiera organizację w realizacji jej celów strategicznych. Odpowiedzialność za sukces leży nie tylko na zespole wdrażającym, ale na całej organizacji, która powinna być przygotowana na adaptację do nowych procesów i narzędzi. Podsumowując, stosowanie metodologii Agile we wdrożeniach systemów IT, oferuje liczne korzyści, ale wymaga więcej niż tylko zwinnych praktyk i małego zespołu. Sukces leży w połączeniu kompetencji, właściwego podejścia do zarządzania projektem oraz zaangażowania i współpracy na wszystkich poziomach organizacji. Tylko wtedy możemy w pełni wykorzystać potencjał Agile i zapewnić, że nasze działania przynoszą trwałe i pozytywne zmiany w przedsiębiorstwie.
4. Zarządzanie projektem wdrożeniowym to nie zadanie HR – czyżby?
Wdrożenie systemu HR nie jest zadaniem wyłącznie dla działu IT. To kompleksowy proces, który wymaga zaangażowania i współpracy różnych działów organizacji. Kluczową rolę w tym procesie odgrywają przedstawiciele HR, którzy pełnią funkcję łącznika między technologią a realnymi potrzebami firmy. Ich udział jest niezbędny do zapewnienia, że nowy system będzie skutecznie wspierał cele i strategie HR, a przez to całej organizacji. Doświadczenie pracowników Działu HR jest kluczowe w identyfikacji wymagań systemowych, które muszą zostać spełnione, aby system był efektywny i dopasowany do specyfiki firmy. To właśnie „HR-owcy” przekazują potrzeby użytkowników końcowych do zespołu IT i zapewniają, że głos pracowników jest słyszany, a ich potrzeby są adekwatnie adresowane w nowym systemie. To ich wiedza, umiejętności komunikacyjne i zaangażowanie są niezbędne do zapewnienia, że wdrożenie systemu HR przyniesie oczekiwane korzyści i będzie wspierało organizację w realizacji jej strategicznych celów.
Podsumowując, skuteczne wdrożenie systemu HR wymaga holistycznego podejścia, które łączy dogłębną analizę potrzeb biznesowych, precyzyjne określenie celów, odpowiedni dobór i zarządzanie zespołem projektowym oraz efektywne wykorzystanie technologii w służbie ludziom i procesom, które mają być przez nią wspierane. Nie wolno zapominać, że technologia jest tylko narzędziem dla ludzi i do zarządzania procesami. Dlatego tak ważne jest, by system HR był zaprojektowany i wdrożony w taki sposób, aby maksymalnie odpowiadał potrzebom organizacji i jej pracowników, a także aby był intuicyjny w obsłudze i dostosowany do procesów biznesowych firmy. To ludzie, wykorzystując narzędzia, które technologia im oferuje, realizują cele biznesowe organizacji. Sukces wdrożenia systemu HR zależy od tego, jak dobrze technologia wspiera te cele, a nie od samej technologii jako takiej. Nie dajmy się zwariować, że istnieje złoty środek w postaci metodologii projektowej, który uchroni nas przed błędami. Zdrowy rozsądek, szerokie spojrzenie i partnerskie podejście w relacji Klient – Dostawca to klucz do sukcesu w projektach wdrożeniowych.
Błażej Migoń, ekspert w zakresie rozwiązań dla HR, eq system sp. z o.o.
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami
