Przekroczenie czasu pracy pracownika to problem, który może spotkać każdą firmę. Jest to sytuacja, w której pracownicy pracują dłużej, niż wymaga tego ich standardowy czas pracy ustalony w umowie lub regulaminie pracy. Choć może się wydawać, że dodatkowe godziny pracy to coś normalnego w wielu organizacjach, to w rzeczywistości mogą one prowadzić do licznych negatywnych skutków zarówno dla pracowników, jak i dla samego przedsiębiorstwa.
Co to jest przekroczenie czasu pracy?
Przekroczenie czasu pracy odnosi się do sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę poza standardowymi godzinami pracy przewidzianymi w umowie lub regulaminie pracy. Może to obejmować pracę po godzinach, w weekendy, a także w święta. Przekroczenie czasu pracy może być zarówno zgodne, jak i niezgodne z prawem, w zależności od obowiązujących przepisów oraz umów zawartych między pracownikiem a pracodawcą.
Rozpoznanie problemu
Przekroczenie czasu pracy może być wynikiem różnych czynników.
Niektóre firmy nieustannie stawiają przed swoimi pracownikami bardzo ambitne cele lub narzucają zbyt duże obciążenie pracą. W innych przypadkach pracownicy sami decydują się na nadgodziny, aby sprostać wymaganiom projektów lub wykazać się większym zaangażowaniem.
Zdarzają się też wyjątkowe sytuacje, gdy w firmie pojawia się nagła konieczność realizacji dużego zamówienia, które nie było wcześniej zaplanowane, albo w wyniku nieplanowanej absencji któregoś z pracowników trzeba wydłużać godziny pracy innych.
Jednak niezależnie od przyczyny, przekroczenie czasu pracy może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno dla jednostki, jak i dla organizacji jako całości.
Bardzo często spotykanym problemem jest przekroczenie czasu pracy kierowców. Ze względu na specyfikę pracy kierowcy w transporcie drogowym, wydłużenie czasu pracy kierowcy jest częściej spotykane. Przestrzeganie czasu pracy przez kierowców ma istotne znaczenie dla bezpieczeństwa wszystkich uczestników ruchu drogowego. Czas pracy kierowców wymaga szczególnej organizacji, aby skoordynować pracę przedsiębiorstwa transportowego z przepisami dotyczącymi czasu pracy. O ile czas pracy kierowców zatrudnionych na umowę o pracę regulują przepisy kodeksu pracy, to kierowców samozatrudnionych obowiązują przepisy ustawy o transporcie drogowym, które w przypadku przekroczenia czasu jazdy nakładają na nich poważne kary finansowe.
Konsekwencje przekroczenia czasu pracy
Dla Pracowników:
Wypalenie zawodowe: Nadmiernie długi czas pracy może prowadzić do wypalenia zawodowego, czyli stanu chronicznego stresu związanego z pracą, który objawia się zmęczeniem, brakiem motywacji i spadkiem wydajności.
Problemy zdrowotne: Regularne przekraczanie czasu pracy może prowadzić do problemów zdrowotnych, takich jak nadciśnienie, choroby serca, czy problemy z układem trawiennym.
Problemy rodzinne: Długie godziny w pracy mogą prowadzić do konfliktów w relacjach rodzinnych, braku czasu na życie prywatne oraz obniżenia jakości życia.
Dla Organizacji:
Spadek produktywności: Pracownicy, którzy regularnie przekraczają czas pracy, mogą doświadczać spadku wydajności oraz popełniać więcej błędów, co negatywnie wpływa na produktywność firmy.
Zwiększone koszty: Wynagradzanie nadgodzin pracowników związanych z przekroczeniem czasu pracy generuje dodatkowe koszty dla firmy w postaci dodatków w wysokości 100% lub 50% wynagrodzenia.
Pogorszenie atmosfery pracy: Dodatkowe nadgodziny mogą prowadzić do zniechęcenia pracowników, obniżenia morale oraz zwiększenia rotacji pracowników.
Ryzyko kar: Naruszenie przepisów o czasie pracy podlega karze grzywny nawet do 30 tys. zł, którą może nałożyć Państwowa Inspekcja Pracy. Warto też zaznaczyć, że uporczywe naruszanie przepisów prawa pracy, również w zakresie przestrzegania czasu pracy, jest uregulowane w kodeksie karnym. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu może podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.
Jak zapobiegać przekraczaniu czasu pracy
1. Ustalanie realistycznych celów i norm czasu pracy
Firmy powinny dbać o to, aby cele projektowe oraz normy dotyczące pracy ludzkiej były realistyczne i wykonalne w ustalonym czasie. Przedstawiciele Działu HR oraz kierownictwo powinni wspólnie pracować nad ustaleniem optymalnego obciążenia pracą dla pracowników, gwarantując pracownikom regularny tygodniowy okres odpoczynku oraz regularny dzienny okres odpoczynku.
2. Właściwe planowanie czasu pracy
Tworzenie grafików czasu pracy, z uwzględnieniem zapotrzebowania na pracowników w danych godzinach oraz spełniając normy czasu pracy, w tym tygodniowy czas pracy, okresy odpoczynku, etc. pozwala uniknąć generowania nadgodzin i przekroczenia czasu pracy. Oczywiście ilość godzin pracy, średni tygodniowy czas pracy, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy wynikają ze stosunku pracy. Do planowania czasu pracy niezwykle przydatne są odpowiednie narzędzia IT wspierające tworzenie harmonogramów czasu pracy. Jednym ze sprawdzonych na rynku rozwiązań, powszechnie stosowanym w branży produkcyjnej, handlowej czy usługowej jest XPRIMER.HRM.
3. Monitorowanie czasu pracy
Firmy powinny stosować systemy monitorowania czasu pracy, które umożliwiają śledzenie czasu spędzonego przez pracowników w pracy. Dzięki temu możliwe jest szybkie zidentyfikowanie pracowników, którzy regularnie przekraczają czas pracy oraz podjęcie odpowiednich działań.
Dzięki wykorzystaniu systemu XPRIMER.TNA możliwa jest rejestracja i ewidencja czasu pracy w trybie online. Przełożony ma bieżący dostęp do informacji na temat obecności i nieobecności pracowników. System też stosowany jest na potrzeby rozliczania czasu pracy w podanym okresie rozliczeniowym. Poza tym system może służyć do zapewnienia bezpieczeństwa osób, wykorzystując go jako narzędzie do kontroli dostępu do poszczególnych części zakładu.
Innym narzędziem wykorzystywanym do monitorowania czasu pracy na produkcji jest system MES, który służy do rejestracji czynności produkcyjnych, w tym czasu pracy pracowników przy konkretnych zleceniach produkcyjnych. XPRIMER.MES pozwala nie tylko na śledzenie czynności produkcyjnych i nieprodukcyjnych, ale jest podstawą do optymalizacji procesów produkcyjnych.
4. Edukacja i budowanie świadomości
Ważne jest, aby pracownicy i kierownictwo mieli świadomość negatywnych skutków przekraczania czasu pracy oraz korzyści płynących z utrzymania równowagi między pracą a życiem osobistym. Edukacja na temat zdrowego stylu życia oraz zarządzania czasem może pomóc w zapobieganiu przekraczania czasu pracy. Do komunikacji wewnętrznej na temat równowagi życia prywatnego a zawodowego pracodawca może wykorzystać portal pracowniczy. W platformie XPRIMER jest to funkcjonalność nie tylko ułatwiająca komunikację, ale także pozwalająca na samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą składać wnioski urlopowe, wnioski o odbiór nadgodzin, mogą zweryfikować swoje czasy pracy na podstawie odczytów RCP oraz sprawdzić, iloma dniami urlopu jeszcze dysponują. Wykorzystanie portalu pracowniczego i aplikacji mobilnej w XPRIMER do samoobsługi pracowniczej może przyczynić się do zmniejszenia lub nawet wyeliminowania zjawiska przekroczenia czasu pracy.
Podsumowanie
Przekroczenie czasu pracy to problem, który może mieć poważne konsekwencje zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji. W dłuższym okresie czasu przekraczanie czasu pracy może prowadzić do wypalenia zawodowego, problemów zdrowotnych oraz pogorszenia atmosfery pracy. Dlatego ważne jest, aby firmy podejmowały działania mające na celu zapobieganie tej sytuacji poprzez ustalanie realistycznych celów, właściwe planowanie czasu pracy, monitorowanie czasu pracy, promowanie zrównoważonego podejścia do pracy. Działania mające na celu eliminację zjawiska przekraczania czasu pracy nie tylko poprawiają jakość życia pracowników, ale także przyczyniają się do obniżania kosztów pracowniczych, zwiększenia efektywności i produktywności firmy.
