Henkilötietojen käsittely EQ System Group -yhtiöissä 

Tietosuojaselosteen tarkoitus ja soveltamisala

Tässä tietosuojaselosteessa määrätään rekisterinpitäjän velvollisuuksista niitä luonnolisia henkilöitä kohtaan, joiden henkilötietoja käsitellään EQ System Group -yhtiöiden toiminnan yhteydessä sekä annetaan edellä mainituille luonnollisille henkilöille tietoa heidän oikeuksistaan.

Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkeen EQ System Group -yhtiöiden liiketoiminnan osana tapahtuvaan toimintaan, johon sisältyy henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien toimintaan, joka tapahtuu yhtiön verkkosivujen, verkkosovellusten sekä sosiaalisen median välityksellä (jäljempänä Verkkosivut).

Vakuutamme, että Verkkosivut toimivat asianmukaisella teknisellä tasolla. Palveluidemme tunnusmerkkejä ovat asianmukainen huolellisuus, ammattimaisuus sekä sovellettavien lakien – erityisesti seuraavien, luonnollisten henkilöiden yksityisyyden suojaa koskevien lakien – noudattaminen:

1. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus, jäljempänä Tietosuoja-asetus);

Käsitemääritelmät

Rekisterinpitäjä – tarkoittaa jokaista EQ System Group:n yhtiötä erikseen omalla liiketoiminnan alallaan tai soveltuvissa tilanteissa jokaista EQ System Group:n yhtiötä yhdessä, eli:

EQ System Scandinavia oy, c/o Juntunen, Kaplaskuja 1, 90650 Oulu; ja

EQ System Technology sp. z o.o., ul. św. Antoniego 50, 41-303 Dąbrowa Górnicza, Puola; sekä

EQ System Sp. z o.o., ul. św. Antoniego 50, 41-303 Dąbrowa Górnicza, Puola.

Yhteydenotot Rekisterinpitäjään voidaan toimittaa sähköpostitse osoitteeseen:

Henkilötieto – tarkoittaa mitä tahansa tietoa, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön: yhtä tai useampaa luonnollisen henkilön fyysistä, fysiologista, geneettistä, psykologista, taloudellista, kulttuurista tai sosiaalista identiteettiä määrittävää erityistä tekijää, mukaan lukien laitteen IP-osoitetta, sijaintidataa, käyttäjätunnusta sekä evästeiden ja muun samankaltaisen teknologian avulla kerättyä tietoa.

Henkilötietojen käsittely – tarkoittaa mitä tahansa automaatioon perustuvaa tai perustumatonta henkilötietoihin tai henkilötietojen arkistointijärjestelmään kohdistuvaa toimintoa tai joukkoja toimintoja, mukaan lukien: henkilötietojen keräämistä, tallentamista, organisoimista, jäsentämistä, säilyttämistä, sovittamista tai muokkaamista, hakemista, konsultoimista, käyttämistä, paljastamista lähetyksen kautta, levittämistä tai muutoin jakamista, ryhmittämistä tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista

Yhteyshenkilö – kuka tahansa luonnollinen henkilö, joka edustaa yhtiötä tai yhteisöjä, jonka kanssa Rekisterinpitäjä aikoo ryhtyä tai on ryhtynyt liiketoiminnalliseen yhteydenpitoon, erityisesti vieraillessa Verkkosivuilla käyttäen niiden toiminnallisuuksia tai käyttäen yhtä tai useampaa rekisterinpitäjän tarjoamaa palvelua.  

Työnhakija – kuka tahansa luonnollinen henkilö, joka on jättänyt työhakemuksensa Rekisterinpitäjän yhtiölle.

Henkilötietojen laajuus ja lähteet

Vastaanotettaessa liiketoimintaan liittyviä yhteydenottoja yhtiöiltä ja yhteisöiltä, pidettäessä kokouksia ja keskusteluja sekä käytäessä kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät potentiaalisten asiakkaiden tarpeiden tunnistamiseen heidän odotuksiin parhaiten soveltuvia tuotteita ja palveluita koskevien tarjousten laatimiseksi sekä tehtäessä toimitus-, lisenssi- tai palvelusopimuksia, käsittelemme seuraavia Yhteyshenkilöiden henkilötietoja: nimi, sukunimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, yhtiön tai yhteisön nimi ja osoite sekä Yhteyshenkilön organisaatioyksikkö, asema tai tehtävä yllä mainitussa yhtiössä tai yhteisössä. Nämä tiedot saattavat:

• olla peräisin julkisista rekistereistä sekä julkisilta verkkosivuilta;
• olla toimitettu välittömästi Verkkosivuille kirjautumisen yhteydessä (esim. yhteydenottolomakkeen välityksellä);
• olla toimitettu välittömästi osana sähköpostiviestin sisältöä;
• olla toimitettu henkilökohtaisesti (esim. käyntikortti, paperilomake);
• olla toimitettu osana tarjouspyyntöä (esim. hankintaprosessit);
• olla toimitettu välillisesti B2B yhteydenotoissa.

Vastaanotettaessa työhakemuksia Työnhakijoilta, käsittelemme heidän henkilötietojaan, jotka on:

• toimitettu välittömästi Verkkosivujen rekrytointiosion kirjautumisen yhteydessä, yhteydenottolomakkeen välityksellä;
• toimitettu välittömästi osana sähköpostin sisältöä mukaan lukien sen liitteet;
• toimitettu henkilökohtaisesti paperimuotoisena (ansioluettelo, hakemus, jne.);
• toimitettu välillisesti, esim. rekrytointiyritysten tai verkkoportaalien välityksellä.

Edellä mainitusta huolimatta tiettyjä, jäljempänä tässä tietosuojaselosteessa viitattuja tietoja voidaan kerätä automaattisesti Verkkosivustoilla käytettävien evästeiden avulla sekä Verkkosivuja käyttävän Yhteyshenkilön, Työnhakijan tai muun henkilön toiminnan perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Jos lähetämme sinulle tuotteisiin ja palveluihin liittyviä markkinointiviestejä

Yrityksille ja yhteisöille tarkoitetun markkinointitoiminnan toteuttamiseksi käsittelemme Yhteyshenkilöiden henkilötietoja rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettu etumme sisältää Yhteyshenkilön (yritys)henkilötietojen käyttämisen tuotteidemme ja palveluidemme markkinointiin vain ammattimaisissa B2B-yhteyksissä Yhteyshenkilön edustaman yrityksen tai yhteisön kanssa.

Jos käytät Verkkosivujamme: verkkosivut

Rekisterinpitäjä käsittelee Verkkosivustolla vierailevien Yhteyshenkilöiden toimintaan liittyviä tietoja, jotka on kerätty evästeillä tai muilla vastaavilla tekniikoilla, tarjotakseen sähköisiä palveluita, joihin liittyy tietyllä verkkosivustolla kerätyn sisällön jakaminen – jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on käsittelyn välttämättömyys sopimuksen toteuttamiseksi (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) – sekä analyyttisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin, kuten Yhteyshenkilön toiminnan ja heidän mieltymyksien analysointiin tarjottavien palvelujen toimivuuden ja laadun parantamiseksi – jolloin käsittelyn oikeudellinen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Verkkosivumme www.eqsystem.pl / www.xprimer.pl / www.eqsystem.pl/fi/  sisältävät linkin yhtiömme Facebook-profiiliin (Meta Platforms Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, Yhdysvallat). Tämä sivuillamme oleva laajennus (”plugin”) on merkitty Facebook-logolla ja sitä käytetään yhteyden muodostamiseen Facebook-profiiliimme. Näin ollen Facebook voi saada IP-osoitteestasi tiedon, että olet vieraillut sivustollamme. Jos vierailet sivustollamme ollessasi kirjautuneena Facebook-profiiliisi, Facebook tallentaa tiedot vierailusta. Vaikka et olisi kirjautunut sisään, Facebook voi saada tietoja IP-osoitteestasi. Vakuutamme, että Facebook ei anna meille tietoja kerätyistä tiedoista tai siitä, mihin tätä kerättyä tietoa käytetään. Emme ole tietoisia siitä, mihin tarkoitukseen ja missä laajuudessa Facebook kerää tietoja. Lisätietoja Facebookin tietosuojasta saat ottamalla yhteyttä suoraan Facebookiin tai lukemalla heidän tietosuojaselosteensa osoitteessa: https://www.facebook.com/about/privacy/

Jos käytät Verkkosivustojamme: verkkosivustosovellus

Verkkosivustolla profiilinsa pitävän Yhteyshenkilön toiminta kirjataan järjestelmän lokeihin (erityinen tietokanta, jota käytetään tallentamaan kronologisia tietueita, jotka sisältävät tietoja Verkkosivustolla suoritetusta toiminnasta). Näihin lokeihin kerättyjä tietoja käsitellään pääosin palvelujen toimittamista koskevan sopimuksen – jonka Rekisterinpitäjä on solminut Yhteyshenkilön edustaman yrityksen tai yhteisön kanssa – täyttämiseen liittyviin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä käsittelee tällaisia tietoja myös teknisiin ja hallinnollisiin tarkoituksiin, sivuston turvallisuuden varmistamiseksi ja hallinnoimiseksi sekä analyyttisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin, kuten sähköisesti tarjottujen palvelujen laadusta huolehtimiseen ja näiden palvelujen tilastolliseen analyysiin. Näissä tapauksissa käsittelyn oikeudellinen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Jos käytät verkkosivujamme: sosiaalinen media

Käytämme Facebookin, LinkedInin ja YouTuben sosiaalista mediaa PR- ja promootiotarkoituksiin, jakamalla tietoa saavutuksistamme ja suunnitelluista tapahtumistamme, joten olemme näiden medioiden yritysprofiileissamme vierailevien käyttäjien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Hallinnoimme ja ylläpidämme näissä medioissa luotuja yritysprofiileja mm. julkaisemalla tietoja, vastaamalla viesteihin ja kommentteihin sekä valvomalla käyttäjien julkaisemaa sisältöä. Suoritamme nämä toiminnot rekisterinpitäjän oikeutetun edun – kuten mahdollisuuden ylläpitää ja hallita yritysprofiileja – perusteella (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Samalla perusteella teemme myös ICT-turvallisuuden varmistamiseen, petosten ja talousrikosten ehkäisyyn sekä kanteiden nostamiseen ja puolustamiseen tähtäävää toimintaa.

Sosiaalisen median palveluntarjoajat tallentavat käyttäjiensä toimintaa evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla myös silloin, kun he ovat vuorovaikutuksessa EQ System Group:n yhtiöiden yritysprofiilien kanssa. Sosiaalisessa mediassa henkilötietojen käsittelyn laajuuden ja tarkoituksen määrittävät niiden palveluntarjoajat:

• Meta Platforms Ireland4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlanti (Facebook)
• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irlanti (LinkedIn)
• Google Inc. Google LLC, D/B/A YouTube 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066 Yhdysvallat (YouTube)

Omien yritysprofiiliemme ylläpitäjinä meillä on pääsy eri sosiaalisen median toimijoiden toimittamiin yleisiin koontitilastoihin yritysprofiileissamme vierailevien käyttäjien kiinnostuksen kohteista ja väestötiedoista, mutta meillä ei ole pääsyä mihinkään henkilötietoihin, joita sosiaalisen median palveluntarjoajat ovat käyttäneet näiden tilastojen kokoamiseen. Mikäli käyttäjällä on oma profiili tietyllä sosiaalisen median alustalla, meillä on pääsy käyttäjän julkisiksi asettamiin tietoihin samoin ehdoin kuin muilla kyseisen sosiaalisen median alustan käyttäjillä. Lisätietoja käyttäjien tietosuojaan liittyvistä oikeuksista liittyen sivustotilastojen tuottamiseen sekä mahdollisuudesta käyttää niitä suoraan vuorovaikutuksessa sosiaalisen median kanssa, saat osoitteista:

• Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL
• YouTube: https://policies.google.com/privacy

Jos täytät Verkkosivustolla olevan yhteydenottolomakkeen (esim. ladataksesi materiaalia, kuten e-kirjan, saadaksesi tietoa tapahtumista, tuotteista ja palveluista jne.)

Mikäli Yhteyshenkilöt täyttävät yhteydenottolomakkeen saadakseen materiaalia tai informaatiota, Rekisterinpitäjä tarjoaa palvelun, johon sisältyy materiaalien jakaminen ja postittaminen kyseisille henkilöille. Omien tietojen luovuttaminen ja asianmukaisten suostumusten antaminen vaaditaan palvelun tarjoamiseksi asianmukaisessa laajuudessa, muuten emme voi tarjota tällaista palvelua. Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on tällöin materiaalin toimittamiseen ja postittamiseen liittyvän sopimuksen täyttäminen (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Jos jokin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin liittyvä toiminta ja sisältö on tarkoitettu yhteydenottolomakkeen täyttäneelle Yhteyshenkilölle, käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Analyyseja ja tilastoja laadittaessa käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), kuten Verkkosivustojen toimivuuden parantaminen ja relevantimman sisällön toimittaminen.

Vaatimusten esittämiseksi tai ajamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), kuten Rekisterinpitäjän mahdollisuus puolustaa oikeuksiaan.

Jos ilmoittaudut webinaariin, videokonferenssiin, esitelmään

Mikäli Yhteyshenkilöt ovat täyttäneet osallistumislomakkeen webinaari alustalla osallistuakseen tilaisuuteen (webinaari, videokonferenssi, esitelmä jne.), Rekisterinpitäjä tarjoaa näille henkilöille palvelun, johon sisältyy osallistuminen kyseiseen tilaisuuteen. Omien tietojen luovuttaminen ja asianmukaisten suostumusten antaminen vaaditaan palvelun tarjoamiseksi asianmukaisessa laajuudessa, muuten emme voi tarjota tällaista palvelua. Tilaisuuksiin osallistumisen sisältäviä palveluita tarjottaessa henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Mikäli jokin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin liittyvä toiminta ja sisältö on tarkoitettu osallistumislomakkeen täyttäneelle Yhteyshenkilölle, käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Analyyseja ja tilastoja laadittaessa käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), kuten tilaisuuden arviointi osallistujien toimesta, tulevien tilaisuuksien suunnittelun sekä esitettävän sisällön ja viestinnän muotojen parantamiseksi.

Vaatimusten esittämiseksi tai niiltä puolustautumiseksi henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), kuten Rekisterinpitäjän mahdollisuus puolustaa oikeuksiaan.

Jos harjoitamme toimintaa, jonka tarkoituksena on tehdä tai olemme tehneet sopimuksen tuotteiden toimittamisesta/palvelujen tarjoamisesta edustamasi yrityksen tai yhteisön kanssa

Mikäli Rekisterinpitäjä yhdessä Yhteyshenkilön edustaman yrityksen tai yhteisön kanssa suorittaa sopimuksen tekemiseen liittyviä toimia tai on tehnyt sopimuksen tuotteiden toimittamisesta ja/tai palveluiden tarjoamisesta, Yhteyshenkilön tietoja käsitellään Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), kuten sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano sekä Rekisterinpitäjän mahdollisuus puolustaa oikeuksiaan.

Jos aiot osallistua rekrytointiprosessiin

Rekrytointiprosessin aikana käsittelemme ainoastaan välittömästi rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka on saatu Työnhakijalta itseltään. Tällaisia tietoja voivat olla mm. Työnhakijan etunimet, sukunimi, syntymäaika, yhteystiedot, koulutus, ammattipätevyys ja työhistoria. Mikäli rekrytointiprosessin toteuttamiseksi on tarpeen hankkia henkilötietoja muualta kuin Työnhakijalta itseltään (esim. viranomaisilta tai luottotietorekisteristä), hankkimisen ja käsittelyn oikeudellinen peruste on Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) ja/tai Työnhakijan suostumus (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Hakemuksessa esitettyjen ja tietyssä tehtävässä työskentelyyn vaadittavien Työnhakijan taitojen ja kykyjen varmistamiseksi tällä tavalla saatujen henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta f). Lisäksi, mikäli on olemassa oikeudellinen tarve varmistaa faktat tai rekrytointiprosessista johtuvien velvoitteiden täyttäminen, henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta f).

Hakijan antamien henkilötietojen käyttö tulevia rekrytointiprosesseja varten on mahdollista edellyttäen, että Työnhakija suostuu Verkkosivustolla lähetetyn yhteydenottolomakkeen, Työnhakijan hakemuksen tai muiden asiakirjojen välityksellä annettujen henkilötietojen käsittelyyn. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on Työnhakijan antama suostumus (GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta a).

Profilointi

Markkinointitoiminnan toteuttamiseksi keräämme tietoja Yhteyshenkilön asemaan/tehtävään liittyvistä liiketoiminnan tarpeista markkinointiviestintämme mukauttamiseksi sekä tuote- ja palvelutarjousten räätälöimiseksi vastaamaan parhaalla mahdollisella tavalla Yhteyshenkilön edustaman yhtiön tai yhteisön tarpeita. Käsittelemme näitä tietoja IT-järjestelmissämme, jotka tukevat tarjoamiemme palveluiden asianmukaista suorittamista.

Profilointia, yllä mainitussa merkityksessä perustuu oikeutettuun etuumme (GDPR:n artiklan 6 kohdan 1 alakohta f), kuten Yhteyshenkilön ja ensisijaisesti Yhteyshenkilön edustaman yhtiön tai yhteisön tarpeiden perusteella räätälöidyn markkinointiviestinnän harjoittamiseen. Toimintamme kohdistuu vain ammatillisiin suhteisiin.

Evästeet

Verkkosivustot, erityisesti verkkosivut, käyttävät evästeitä (”cookies”), jotka tallennetaan Yhteyshenkilön, Työnhakijan tai muun Verkkosivustoa käyttävän henkilön käyttämälle päälaitteelle, esim. tietokone, älypuhelin jne. Evästeet sisältävät yleensä tietoja, kuten: verkkotunnuksen nimen (verkkotunnus, josta evästeet ovat peräisin), tallennusajan keston päälaitteessa ja yksilöllisen tunnisteen. Evästeiden sisältämät tiedot luetaan aina, kun edellä mainitut henkilöt vierailevat Verkkosivuillamme. Niitä voivat käyttää myös yhteistyössä EQ System Group:n yhtiöiden kanssa toimivat luotettavat ulkopuoliset työkalujen tarjoajat relevantin sisällön tarjontaan sekä verkkosivujen liikenteen ja toimintojen seurantaan. Evästeitä ei käytetä henkilötietojen käsittelyyn tai tallentamiseen, eikä niitä voida käyttää suoraan edellä mainittujen henkilöiden tunnistamiseen, eivätkä ne muuta verkkoselaimen tai päälaitteen asetuksia.

Evästeiden tyypit:

1. Välttämättömät evästeet: tämän tyyppiset evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston moitteettoman toiminnan kannalta. Välttämättömiä evästeitä käytetään yleensä vastauksena verkkosivuston käyttäjän toimiin, kuten: tietosuoja-asetusten määrittäminen, sisäänkirjautuminen tai lomakkeiden täyttäminen;
2. Analyyttiset evästeet: tämän tyyppisten evästeiden avulla voimme mitata käyntien määrää ja kerätä tietoa sivustolla tapahtuvan liikenteen lähteistä, jotta voimme parantaa verkkosivustomme toimintaa. Nämä evästeet auttavat meitä myös selvittämään, mitkä verkkosivustot ovat suosituimpia tai kuinka kävijät liikkuvat verkkosivustollamme. Google Analytics, jonka avulla voimme analysoida verkkosivujen liikennetilastoja ja sen käyttäjätyyppejä, on tavanomainen ja yksi suosituimmista analyyttisistä työkaluista;
3. Toiminnalliset evästeet: tämän tyyppiset evästeet auttavat meitä parantamaan markkinointitoimintamme tehokkuutta ja mukauttamaan niitä tarpeisiisi ja mieltymyksiisi, esim. muistamalla verkkosivustoilla tekemäsi valinnat;
4. Mainos-/kohdistusevästeet: tiettyjen palvelujen mainostamiseksi saatamme käyttää mainoksia, jotka näytetään muilla verkkosivustoilla. Tämän tyyppisiä evästeitä käytetään tekemään mainosviesteistä osuvampia ja mukauttamaan niitä mieltymystesi mukaan. Evästeet estävät myös samojen mainosten näyttämisen uudelleen. Näitä mainoksia käytetään vain tiedottamaan toteutettavista toimista.

Käytetyt evästeet:

Käyttäjä voi itse muuttaa evästeiden käyttöön liittyviä asetuksia tai poistaa ne käytöstä verkkoselaimen asetusvaihtoehtojen kautta, mutta jos käyttäjä estää evästeet, tulee hänen ottaa huomioon Verkkosivun virheellisen toiminnan riski. Mikäli et rajoita evästeiden käyttöä verkkoselaimesi asetuksista, evästeet tallentuvat päälaitteellesi ja Verkkosivusto käyttää niitä.

Verkkosivustomme käyttää Googlen (Google Inc., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti) tarjoamia verkkopalveluiden analyysimekanismeja: Google Analytics, Google Double Click ja Google Tag Manager, jotka käyttävät evästeitä, jotka mahdollistavat Verkkosivustojen käyttötavan analysoinnin. Evästeiden keräämät tiedot käsitellään ja arkistoidaan Googlen palvelimille Yhdysvalloissa.

Sosiaalinen media (Facebook, LinkedIn, YouTube), jossa Rekisterinpitäjä ylläpitää yritysprofiileja, tallentaa käyttäjiensä käyttäytymisen evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla, mukaan lukien aina, kun he ovat vuorovaikutuksessa EQ System Group:n yritysprofiilien kanssa. Sosiaalisessa mediassa henkilötietojen käsittelyn laajuuden ja tarkoituksen määrittävät niiden palveluntarjoajat. 

Tietojen vastaanottajat

Luovutamme Yhteyshenkilön henkilötietoja seuraaville luotetuille vastaanottajille:

• EQ System Group:n valtuutetun työntekijät ja yhteistyökumppanit;
• hostin-palvelujen ja -työkalujen tarjoajat;
• palveluntarjoajat, jotka tukevat EQ System Group:n yhtiöiden markkinointitoimintaa käyttämällä Verkkosivustoja, mukaan lukien ne sosiaalisen median palveluntarjoajat, joiden palveluissa käytämme yritysprofiileja;
• Rekisterinpitäjän välittömästi käyttämien IT-järjestelmien huollosta ja ylläpidosta vastaavat palveluntarjoajat; sekä
• Rekisterinpitäjän Yhteyshenkilön edustamalle yhtiölle tai yhteisölle toimittamien tietojärjestelmien huollosta ja ylläpidosta vastaavat alihankkijat.

Rekisterinpitäjä varaa oikeuden luovuttaa Yhteyshenkilöstä valittuja tietoja toimivaltaisille viranomaisille tai kolmansille osapuolille, jotka pyytävät näitä tietoja asianmukaisen oikeudellisen perusteen perusteella ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Luovutamme Työnhakijan henkilötietoja EQ System Group:n valtuutetuille työntekijöille ja yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin sekä hosting-palveluiden ja -työkalujen tarjoajille, joita Työnhakija voi käyttää hakemuksensa siirtämiseen. 

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja markkinointitarkoituksiin, kunnes Yhteyshenkilö kieltäytyy (peruuttaa suostumuksensa tai esittää vaatimuksen) vastaanottamasta markkinointi- ja kaupallisia tietoja EQ System Group:lta, mutta joka tapauksessa enintään 5 vuoden ajan siitä päivästä, jona viimeinen toiminta on kirjattu EQ System Group:n yhtiöiden markkinointiin liittyviin kontakteihin, ellei Yhteyshenkilön henkilötietojen säilyttämistä edellytetä laissa tai se ole välttämätöntä sopimusten suorittamiseksi tai riitojen ratkaisemiseksi taikka Yhteyshenkilön toiminta osoita kiinnostusta EQ System Group:n tarjoamia palveluita tai tuotteita kohtaan. Edellä mainittujen olosuhteiden perusteella tai edellä mainitun ajanjakson päätyttyä Yhteyshenkilön henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Henkilötietojen käsittelyä tavaroiden toimittamista, lisenssin myöntämistä tai palvelujen tarjoamista koskevien sopimusten yhteydessä jatketaan yleensä koko sopimuksen voimassaoloajan. Tietojen käsittelyaikaa voidaan pidentää, jos käsittely on tarpeen vaatimuksen esittämiseksi tai ajamiseksi taikka vaatimuksilta puolustautumiseksi tämän ajanjakson jälkeen vain, mikäli ja siinä laajuudessa kuin, laki niin vaatii. Käsittelyajan päätyttyä tiedot poistetaan lopullisesti tai ne anonymisoidaan.

Rekisterinpitäjän ylläpitämien sosiaalisen median yritysprofiilien tietoja käsitellään, kunnes käyttäjä peruuttaa ”tykkäyksensä” tai lakkaa seuraamasta kyseisen yhtiön yritysprofiilia.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointitarkoituksessa siihen tehtävään, johon Työnhakija on hakenut rekrytoinnin päättymiseen saakka tai – edellyttäen, että hän on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tulevaa rekrytointia varten – kahden vuoden ajan hakemuksen jättämispäivästä, ellei Työnhakija peruuta aiemmin antamaansa suostumusta henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Emme siirrä välittömästi Yhteyshenkilöiden henkilötietoja Euroopan unionin ulkopuolelle, mutta koska Rekisterinpitäjä käyttää Microsoftin tarjoamia pilvipalveluita, tiedot voidaan siirtää vakiotietosuojalausekkeiden perusteella kolmansiin maihin. Microsoftin käyttämät vakiosopimuslausekkeet Euroopan komission hyväksymien mallien mukaisesti ovat saatavilla osoitteessa: https://www.microsoft.com/en-us/licensing/product-licensing/products.aspx

Ei voida sulkea pois sitä mahdollisuutta, että muiden globaalien kolmansien osapuolien (esim. Microsoft, Google, Amazon) tarjoamia hosting-palveluja käyttävien palveluntarjoajiemme IT-ratkaisujen käytön yhteydessä saatetaan käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin alueen ulkopuolella. Siinä tapauksessa vakuutamme sinulle, että tietojen siirto tapahtuu Euroopan komission asianmukaisen päätöksen perusteella tai asianmukaisten määräysten taikka palveluntarjoajan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella, joka sisältää vakiomuotoiset tietosuojalausekkeet sellaisina kuin Euroopan komissio on ne hyväksynyt. Emme siirrä Työnhakijoiden henkilötietoja Euroopan unionin alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• kieltäytyä vastaanottamasta markkinointi- ja kaupallisia tietoja, mikä tarkoittaa tilannekohtaisesti vaatimuksen esittämistä tai suostumuksen peruuttamista liittyen: (1) tietojen käsittelyyn suoramarkkinointitarkoituksiin, (2) markkinointi- ja kaupallisten tietojen vastaanottamiseen puhelimitse tai sähköpostitse. Vaatimus tai suostumuksen peruuttaminen voidaan toimittaa postitse EQ System Group:n yhtiöiden postiosoitteeseen tai sähköpostitse seuraavan sähköpostiosoitteeseen: iod@eqsystem.pl;
• pyytää pääsyä henkilötietoihinsa niiden oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista varten sekä tietojen siirtämiseksi toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnöt voidaan toimittaa postitse EQ System Group:n yhtiöiden postiosoitteeseen tai sähköpostitse seuraavan sähköpostiosoitteeseen: iod@eqsystem.pl;
• ilmoittaa EQ System Group:n toimesta tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista Tietosuojavaltuutetulle. 

Käyttäessään EQ System Group:n yhtiöiden yritysprofiileja sosiaalisessa mediassa, käyttäjällä on mahdollisuus harjoittaa itse oikeuksiaan käyttämällä sosiaalisen median palveluntarjoajan asianmukaisia työkaluja, kuten ”tykkäysten” hallinnointiin ja sivustojen seuraamiseen sekä yksityisviesteihin liittyviä käyttäjän oman profiilin yksityisyysasetuksia.

Lisätietoja käyttäjien tietosuojaoikeuksista sosiaalisessa mediassa on saatavilla osoitteissa:

Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation

LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL

Google/YouTube: https://policies.google.com/privacy

Henkilötietojen turvallisuus

Rekisterinpitäjä analysoi riskiä jatkuvasti varmistaakseen, että Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisesti ja tarjoaa pääsyn tietoihin vain valtuutetuille henkilöille ja vain siinä laajuudessa, kuin se on heidän suorittamiensa tehtävien kannalta tarpeellista. Rekisterinpitäjä varmistaa, että kaikki henkilötietoihin liittyvät toimenpiteet tallennetaan ja että niitä suorittavat vain valtuutetun työntekijät ja yhteistyökumppanit.

Rekisterinpitäjä ryhtyy kaikkiin tarvittaviin toimenpiteisiin varmistaakseen, että heidän toimittajansa alihankkijansa ja muut yhteistyössä toimivat tahot takaavat asianmukaisten turvatoimien käytön, kun he käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta.

Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn ja muuhun liittyen

Yhteydenotot tietosuojavastaavaamme postitse: ul. Św. Antoniego 50, 41-303 Dąbrowa Górnicza, puhelimitse: +48 32 262 60 22 tai sähköpostitse:  iod@eqsystem.pl.

Asioissa, joita tämä tietosuojaseloste ei kata, sovelletaan Tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Selostetta voidaan tarkistaa ja päivittää tarvittaessa. Pidätämme oikeuden muuttaa yksittäisiä tietosuojaselosteen ehtoja ilman ennakkoilmoitusta. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa lukea tietosuojaselosteen nykyinen versio, joka on saatavilla osoitteessa: https://www.eqsystem.pl/fi/ tai https://www.xprimer.pl,  kohdassa “Tietosuojaseloste”.