Podczas prowadzonych spotkań, szkoleń i webinarów, dotyczących wprowadzenia w firmie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, pojawia się pytanie, czy całość dokumentacji musi być prowadzona w tej formie. Pytanie jak najbardziej zasadne, ponieważ wielu naszych klientów zatrudnia kilkaset lub kilka tysięcy osób, co w przypadku całkowitej digitalizacji akt osobowych wiązałoby się z ogromnymi nakładami osobowymi, czasowymi i finansowymi.
Pora rozwiać wątpliwości: nie, dokumentacja pracownicza nie musi być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej.
Dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie mieszanej. Dla jednych pracowników można ją prowadzić w formie elektronicznej, a dla innych w wersji papierowej.
Co więcej, można prowadzić akta osobowe (cz. A,B,C,D) papierowo, a dokumentację np. dotyczącą czasu pracy – elektronicznie. Zabronione jest jedynie dzielenie akt osobowych (np. część A,B papierowo, C, D elektronicznie).
Poniżej przedstawiam wyjaśnienia z Ministerstwa:
Odpowiedź MRPiPS z 08-02-2019 r. – DPR.I. 4102.4.2019.KJ – dotycząca kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
PKT II.2
- b) Przepisy nie wprowadzają wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy do pracodawcy. Podkreślić należy, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94[11] k.p.). Niezależnie od wybranej postaci, pracodawca obowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, czyli zgodnie z wymogami określonymi w art. 94 pkt 9b k.p. Konkretyzacja tych wymagań następuje w przepisach ww. rozporządzenia.
Łukasz Zaborowski
HR manager
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami.
Inne artykuły, których autorem jest Łukasz Zaborowski:
