Ostatnie lata wyraźnie udowodniły, że tradycyjne podejście do zarządzania pracownikami to znacznie za mało; konieczne jest bardziej zaawansowane działanie poprzez optymalizację procesów. Ta dostosowana do nowych wyzwań strategia umożliwia błyskawiczną reakcję na zmiany w dynamicznym otoczeniu biznesowym. Stąd konieczność skoncentrowania się nie tylko na aspektach kadrowych, ale również na efektywności operacyjnej, by utrzymać konkurencyjność i elastyczność w dzisiejszym dynamicznym środowisku przedsiębiorczym. Zmiana ta wymaga również ewolucji codziennej pracy Działów HR, obejmującej też system HR, który powinien wspierać pracę Działów HR i zarządzanie kapitałem ludzkim w stopniu znacznie szerszym niż dotychczas.
System HR to narzędzie dla każdego pracownika na wszystkich etapach jego rozwoju, które eliminuje niepotrzebne działania administracyjne. Zarządzanie nieobecnościami z dowolnego miejsca? Szybki dostęp do informacji kadrowych? Efektywna komunikacja wewnętrzna?
Dlaczego dobry system HR to znacznie więcej niż planowanie i rejestracja czasu pracy
Zanim odpowiemy na pytanie, jakie najważniejsze cechy powinien mieć dobry system HR, zastanówmy się, czym on właściwie jest. System HR czyli system zarządzania zasobami ludzkimi to kompleksowe narzędzie informatyczne wspomagające procesy związane z zarządzaniem personelem w organizacji. Jego głównym celem jest usprawnienie i zautomatyzowanie działań związanych z zasobami ludzkimi.
Główne funkcje, jakie zawiera system HRM (Human Resources Management System) to proces rekrutacji i wybór kandydatów, zarządzanie danymi i elektroniczny obieg dokumentów, rozwój i szkolenia, ewaluacja pracowników (w tym wsparcie oceny pracowniczej), planowanie pracy, ewidencja czasu pracy, zarządzanie wynagrodzeniami (w tym realizacja listy płac), obsługa pracowników w zakresie dokumentów kadrowych oraz analizy i raportowanie.
Z jednej strony, na podstawowym poziomie zarządzania pracownikami Workforce Management dotyczy więc procesów, które maksymalizują wydajność i produktywność pracowników. Często narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi to przede wszystkim wsparcie kadry zarządzającej i Działu HR w takich obszarach codziennej pracy, jak: planowanie czasu pracowników, ewidencja czasu pracy i zarządzanie nieobecnościami, co stanowi integralną część wspomnianego Human Resources Management System. To fundamentalne rozwiązania, które umożliwiają skuteczne kierowanie zespołem ludzkim oraz optymalizację procesów HR. W długotrwałej praktyce zarządzania zasobami ludzkimi, te narzędzia wykazują się nieocenioną użytecznością, pomagając firmom efektywnie alokować czas i zasoby, co przekłada się na wzrost wydajności oraz satysfakcji pracowników (podnosząc Employee Experience).
Zarządzanie zasobami ludzkimi to nie tylko proces rekrutacji kandydatów, proces onboardingu, szkolenia i działania związane z rozwojem pracowników. W eq system rozumiemy, jak ważny jest pracownik i nawet jego najdrobniejsze elementy codziennej pracy, dlatego usprawniamy wszystkie procesy.
Co jednak, gdy przed organizacją pojawiają się niespotykane wcześniej wyzwania? Wówczas może się okazać, że digitalizacja pojedynczych, wspomnianych wcześniej procesów, to zbyt mało; niezbędna jest optymalizacja zasobów ludzkich, możliwa dzięki integracji rozwiązań do zarządzania tym obszarem w ramach jednej platformy.
Procesy zarządzania zasobami ludzkimi w jednym narzędziu
Na rynku jest wiele systemów informatycznych, które dotykają tej sfery. Dostępne na rynku rozwiązania dla Działów HR to często systemy, które optymalizują jedynie określony element procesu zatrudnienia taki, jak np. proces rekrutacji, proces onboardingu, lub pracę Działu Kadr i Płac (skupiając się na takich aspektach, jak generowanie umów, naliczanie płac, czy elektroniczny obieg dokumentów). To natomiast, co rzeczywiście wspiera zarządzanie zasobami ludzkimi, to rozwiązania kompleksowe, dzięki którym jest możliwa obsługa wszystkich procesów HR w jednym narzędziu, co znacznie przyczynia się do zwiększenia efektywności pracowników Działu HR oraz wsparcia kadry zarządzającej.
Zawarcie kompleksowej obsługi wszystkich procesów HR w jednym rozwiązaniu jest kluczowe; rozwiązania „wyspowe” oczywiście czasem dają więcej dodatkowych funkcjonalności (głównie dlatego, że obejmują węższy obszar), ale z kolei nie dają szerszej perspektywy i możliwości wykorzystania tych samych danych w różnych procesach. Należy pamiętać, że oparte na silosach informacyjnych systemy zarządzania zasobami ludzkimi i personelem nie są w stanie nadążyć za ciągłymi zmianami. Systemy WFM poprzez wielokrotne wykorzystywanie tych samych danych bez potrzeby dodatkowej integracji potrafią wspierać procesy HR, rozszerzając ich operacyjne wykorzystanie w zasadzie w każdym centrum kompetencyjnym organizacji.
Odpowiedni system do nowych wyzwań
Zarządzanie najcenniejszym zasobem firmy wymaga bowiem współpracy pomiędzy działami operacyjnymi a HR. Nowoczesne zarządzanie zespołami przestało być operowaniem liczbą pracowników, czy prostym grafikowaniem czasu pracy. Obecnie od Działu HR wymaga się głębokiej wiedzy na temat procesów biznesowych i maksymalizacji wartości kapitału ludzkiego zatrudnionego w organizacji. Umożliwia to nowoczesny system WFM, oferujący, poza optymalizacją zarządzania czasem pracy, m.in. przewidywanie ilości i wymaganych kompetencji personelu, zaangażowanie pracowników w proces planowania, narzędzia analityczne, czy usprawniające komunikację wewnątrz firmy.
Jaki więc cechami powinien się charakteryzować system spełniający oczekiwania współczesnej branży HR?
Elastyczność i dopasowanie do potrzeb
Przede wszystkim powinien to być system dopasowany do potrzeb i wymogów zarządzania zasobami ludzkimi w danej organizacji. Elastyczność i konfigurowalność stanowią kluczowe cechy, które są niezwykle istotne w kontekście zróżnicowanych potrzeb i specyfiki różnych organizacji. Ta elastyczność powinna obejmować różne obszary funkcji systemu, co pozwoli na skuteczne wsparcie zróżnicowanych procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Do kluczowych aspektów, które podkreślają znaczenie elastyczności i konfigurowalności systemu HR należy przede wszystkim personalizacja procesów biznesowych. Właściwy system powinien pozwolić na definiowanie i modyfikowanie procesów związanych z zarządzaniem personelem takich, jak rekrutacja, oceny pracownicze czy zarządzanie wynagrodzeniem tak, by dostosować procesy do specyfiki branży, struktury organizacyjnej i strategii biznesowej. Rozwiązanie powinno być w stanie obsługiwać różne modele struktury organizacyjnej takie, jak organizacje hierarchiczne, macierzowe czy zdecentralizowane oraz zróżnicowane modele zatrudnienia, co jest szczególnie istotne dla Działu Kadr i Płac. Konfigurowalność jest cechą niezbędną z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi: od zapewnienia pełnej różnorodności metod oceny pracowniczej po definiowanie różnorodnych kryteriów wynagrodzeń zgodnie z polityką wynagradzania firmy.
Integracja z innymi systemami
Współczesne przedsiębiorstwa aktywnie korzystają z różnorodnych narzędzi i systemów takich, jak platformy rekrutacyjne, systemy do planowania i ewidencji czasu pracy, czy narzędzia analityczne. Elastyczność systemu to również jego łatwe integrowanie się z istniejącymi narzędziami, umożliwiając pełne wykorzystanie dostępnych zasobów. Dzięki temu firma może skorzystać z zalet specjalistycznych platform, usprawniając procesy rekrutacyjne, wspierając rozwój pracowników oraz uzyskując wartościowe dane analityczne. Integracja zewnętrznych narzędzi jest kluczowym elementem, który pozwala elastycznemu systemowi HR efektywnie dostosować się do zmiennych potrzeb organizacji, zapewniając między innymi sprawną komunikację wewnętrzną, a dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów – oszczędność czasu w całej firmie.
Adaptacja do zmieniających się wymagań prawnych
Elastyczność systemu HR obejmuje także zdolność do szybkiego dostosowywania się do zmian w przepisach prawnych dotyczących pracy i zatrudnienia. System powinien umożliwiać aktualizacje zgodnie z nowymi regulacjami. W praktyce oznacza to, że oprogramowanie powinno być w stanie monitorować i dostosowywać się do wszelkich nowych aktów prawnych, a także dostarczać narzędzi do ich skutecznego wdrożenia w ramach organizacji. Dzięki temu firma może nie tylko utrzymać zgodność z obowiązującym prawem, ale także efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi, minimalizując ryzyko błędów i nieścisłości w obszarze prawnym.
Bezpieczeństwo danych i stabilna baza danych
Bezpieczeństwo danych pracowników stanowi zasadniczy priorytet. System HR, aby sprostać obowiązkom związanym z ochroną informacji, powinien spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa na różnych poziomach. Dotyczy to zarówno przechowywania, przesyłania, jak i udostępniania danych w ramach platformy. Pod względem przechowywania, system HR powinien stosować zaawansowane metody szyfrowania i zabezpieczania danych, aby uniemożliwić nieautoryzowany dostęp. Bezpieczne przesyłanie informacji, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, powinno być oparte na protokołach szyfrowania, gwarantujących poufność i integralność danych podczas transmisji. W kwestii udostępniania informacji, narzędzia IT powinny dostarczać zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu. To oznacza, że dostęp do danych pracowników powinien być ściśle regulowany, zgodnie z ich rolą i uprawnieniami w organizacji. Ponadto, system powinien rejestrować wszelkie operacje związane z dostępem, aby umożliwić monitorowanie i audyt działań w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń.
Systemy HR, dbając o ochronę danych pracowników, powinny być zaopatrzone w kompleksowe środki bezpieczeństwa, które obejmują przechowywanie, przesyłanie i udostępnianie informacji, zgodnie z aktualnymi standardami i regulacjami w obszarze ochrony danych osobowych.
Współpraca Działów HR i kadry zarządzającej
Współpraca między Działami HR a kadrą zarządzającą stanowi kluczowy filar synergii pomiędzy obszarami personalnymi a operacyjnymi. Jest to niezbędny warunek do efektywnego funkcjonowania w obecnie nieprzewidywalnym otoczeniu rynkowym. Aby podejmować decyzje optymalne dla organizacji, niezbędna jest nie tylko dostępność danych, lecz także ich integracja w jednym systemie. Taki system powinien być dostosowany do procesów operacyjnych różnych dziedzin biznesu, umożliwiając błyskawiczną reakcję na zmiany.
W kontekście wymagań systemów HRM, pojęcia takie jak elastyczność, zwinność i samodzielność pracowników nabierają szczególnego znaczenia, zwłaszcza w kontekście narzuconych przez pandemię zmian. Niespodziewanie przeszliśmy na pracę zdalną, dokonaliśmy dynamicznej realokacji zasobów, a także przyspieszyliśmy procesy cyfryzacji i automatyzacji. Wejście w erę postpandemiczną jednoznacznie potwierdza, że nie ma powrotu do modelu zarządzania opartego na jednolitej hierarchii, biurokracji i nadmiernej kontroli.
Tylko systemy umożliwiające płynną współpracę pomiędzy Działami HR a operacyjnymi w ramach jednego zintegrowanego ekosystemu pozwalają na osiągnięcie niezbędnej elastyczności i zwinności w dynamicznym otoczeniu biznesowym. Jest to kluczowy element, który umożliwia organizacji skuteczne dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych oraz szybką reakcję na nowe wyzwania.
Oprogramowanie dla Twojego biznesu
W wyborze dostawcy IT w obszarze zarządzania zespołami ludzkimi warto kierować się kilkoma kluczowymi kryteriami. Przede wszystkim istotne jest zrozumienie specyfiki potrzeb organizacji oraz unikalnych wyzwań związanych z zarządzaniem personelem. Dostawca powinien oferować elastyczne i konfigurowalne rozwiązania, umożliwiające dostosowanie narzędzi do indywidualnych procesów i strategii HR danej firmy.
Ważnym aspektem jest także doświadczenie dostawcy na rynku oraz referencje od innych klientów. Sprawdzenie, czy systemy oferowane przez dostawcę są łatwe w użyciu, zgodne z aktualnymi standardami bezpieczeństwa danych oraz czy są dostosowane do zmieniających się wymagań prawnych, jest kluczowe dla sukcesu implementacji.
Skupienie się na funkcjonalnościach związanych z rekrutacją kandydatów, zarządzaniem danymi pracowników, analizą danych oraz wsparciem w procesie podejmowania decyzji pozwoli na wybór dostawcy, który naprawdę odpowiada na specyficzne potrzeby HR organizacji. Ostatecznym kryterium powinna być również zdolność dostawcy do integracji z innymi systemami używanymi w firmie, co zapewni spójność działań i efektywność procesów.
Podsumowując, najważniejszymi czynnikami przy wyborze dostawcy IT w obszarze zarządzania zespołami ludzkimi są elastyczność rozwiązań, doświadczenie dostawcy, referencje od innych klientów, zgodność z normami bezpieczeństwa danych, funkcjonalności oferowane przez system oraz zdolność do integracji z istniejącymi narzędziami w firmie. Przy odpowiednim wyborze dostawcy, firma może efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi, dostosowując się do zmieniających się warunków rynkowych.
Błażej Migoń, ekspert w zakresie rozwiązań dla HR
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami.
Inne artykuły, których autorem jest Błażej Migoń:
- Gdy ERP już nie wystarcza do zarządzania personelem
- Jak automatyzacja zmienia procesy HR w nowoczesnych firmach?
- Co OKR może zrobić dla HR?
- Wskaźniki HR a Kapitał Ludzki
- Efektywne zarządzanie czasem pracy: self rostering sposobem na work-life balance?
- Work-life balance: czyli jak osiągnąć równowagę na linii Pracownik-Pracodawca
- Dobry program kadrowo-płacowy – jakie powinien mieć cechy?
