Elementy systemu XPRIMER wpisują się coraz wyraźniej w proces kompleksowego zarządzania czasem pracy. Grafik planu czasu pracy nie jest już tylko prezentacją planu pracy dla zbioru pracowników pochodzących z systemów kadrowo-płacowych. Został on aktywnie włączony w planowanie prawidłowej obsady pracowników dla procesów produkcyjnych i/lub obsługi klienta.
Automatyczne grafiki pracy – zaczyna się od systemu APS
Punktem wyjścia do rozpatrywania grafików czasu pracy w znacznie szerszym kontekście są podstawowe założenia systemów do harmonogramowania procesów produkcji (APS). Z założeń tych wynika, że dla poprawnego zaplanowania produkcji potrzebne są 3 wymiary: Materiały, Maszyny i Pracownicy. Przetwarzając informacje o potrzebach produkcyjnych, systemy APS generują zapotrzebowania na odpowiednie materiały (BOM), na liczbę roboczogodzin odpowiednich maszyn oraz na odpowiednią liczbę pracowników, posiadających wystarczające kompetencje, aby procesy produkcji należycie prowadzić. Podobne zapotrzebowanie na odpowiednią liczbę pracowników generowane jest również w innych branżach, nieprodukcyjnych. Wynika ono np. z potrzeby obsługi danej liczby klientów w konkretnych godzinach, wykonania przeładunku określonej ilości towarów, zapewnienie minimalnej obsady zgodnej z przyjętą normą dla stanowisk pracy.
Dane te są idealnym materiałem wejściowym do grafików czasu pracy jako wymiar sterujący automatycznymi algorytmami doboru pracowników do zleceń/zadań/czynności na danej jednostce organizacyjnej. Drugim wymiarem są reguły Kodeksu Pracy i własne reguły biznesowe danej organizacji. Uzyskane w ten sposób dane wejściowe można poddać odpowiedniemu przetworzeniu w plany pracy pracowników przy użyciu Strategii planowania. Takie możliwości posiada moduł XPRIMER.WFA.
Sam mechanizm planowania, z punktu widzenia użytkownika, oparty jest o wprowadzanie parametrów do poszczególnych kryteriów planowania. Przykładowo, jeśli chcemy aby algorytm uwzględniał Plany urlopowe pracowników należy takie kryterium włączyć, podać odpowiednią wagę (od 0 do 100 procent) i zaznaczyć, czy to kryterium jest zablokowane (czyli nie może podlegać dynamicznym modyfikacjom wskutek wprowadzenia wag innych kryteriów). Dodatkowo można również załączać lub wyłączać weryfikatory powiązane z danymi kryteriami. Na przykład weryfikator niepodzielności zespołu pracowników ze względu na wspólny dojazd. Wynikiem uruchomienia danej strategii jest wypełniony plan pracy pracowników i ewentualnie oznaczone błędy planowania (jeśli wystąpią). Planowanie można uruchamiać wielokrotnie dla różnych Strategii, weryfikując optymalność planu.
Rys. 1. Uproszczony schemat działania automatycznego planowania grafiku czasu pracy pracowników. Źródło: Opracowanie własne.
Planowanie czasu pracy – strategia
Udostępnienie użytkownikom systemu interfejsu do budowy Strategii planowania to duży krok w kierunku optymalizacji planu czasu pracy na poszczególnych jednostkach organizacyjnych. Po wykonaniu funkcji planowania automatycznego użytkownik XPRIMER.WFA otrzyma nie tylko ułożony przy zastosowaniu danej Strategii plan pracy, ale również informację o braku lub zbyt dużej liczbie pracowników w odniesieniu do zapotrzebowania z produkcji/obsługi klientów.
W przypadku, kiedy pracowników jest za dużo, istnieje możliwość zaplanowania im pracy przy innych zleceniach/zadaniach/czynnościach lub na innej jednostce organizacyjnej, gdzie być może z powodu absencji, pracowników brakuje. Informację o zbyt małej liczbie pracowników można przełożyć bezpośrednio na zamówienie do Agencji Pracy Tymczasowej. Jeśli uzyskamy plan pracy ze zbyt małą liczbą pracowników, taka informacja powinna trafić z powrotem do systemu APS w celu zmian w planie produkcji, gdzie kryterium optymalizacji staje się dostępność pracowników.
Dopełnieniem bieżącego obrazu dostępności pracowników jest pobieranie danych o absencjach pracowników. Informacje te również mogą być używane jako kryteria działania algorytmów planowania automatycznego w ramach ustalonych Strategii planowania.
Grafiki planu pracy a system MES
Grafik planu pracy po jego zatwierdzeniu jest publikowany pracownikom w odpowiednich kanałach komunikacyjnych (wydruk, Kiosk pracowniczy, Portal pracowniczy, Aplikacja mobilna). Jeśli grafik planu pracy został zaplanowany ze szczegółami dotyczącymi pracy pracownika na danym zleceniu/zadaniu/czynności to również systemy klasy MES będą odbiorcą takiej informacji.
Przechodząc do ewidencji czasu pracy, czy to przy pomocy modułu XPRIMER.TNA, czy to za sprawą systemu XPRIMER.MES, otrzymujemy komplet danych do rozliczenia czasu pracy pracownika.
Dysponując na jednej platformie informatycznej tymi wszystkimi elementami, można z łatwością przejść do analiz związanych z porównaniem planów z wykonaniem, jak również podziałem wykonanego czasu pracy na dane centra kosztów. Kompleksowość tego rozwiązania mocno przyczynia się do powstawania korzyści dla organizacji, związanych z nadzorem i optymalizacją procesów planowania.
Tomasz Jeleń
ekspert w dziale analiz biznesowych
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat automatycznych grafików pracy? Skontaktuj się z nami.
Inne artykuły, których autorem jest Tomasz Jeleń:
