Rozliczenie czasu pracy - skutecznie, wygodnie i zgodnie z przepisami

Definicja czasu pracy oraz jego normy są ściśle określone przez przepisy prawa pracy, które mają na celu rzetelne rozliczenie czasu pracy oraz zapewnienie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym pracowników.

Normy te obejmują maksymalną liczbę godzin pracy w tygodniu, regulacje dotyczące godzin nadliczbowych, a także zasady dotyczące przerw w pracy i dni wolnych. Prawidłowe stosowanie się do czasu pracy i rozliczanie czasu pracy jest nie tylko obowiązkiem pracodawców, ale również fundamentem budowania pozytywnego środowiska pracy, sprzyjającego zaangażowaniu i produktywności pracowników.

Definicja czasu pracy

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, czas pracy rozumiany jest jako okres, w czasie którego pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy lub w innym wskazanym przez pracodawcę. Definicja czasu pracy obejmuje nie tylko faktyczny czas wykonywania obowiązków służbowych, ale również okresy pozostawania do dyspozycji oraz przerwy wliczane do czasu pracy.

Pozostawanie w dyspozycji

Pozostawanie w dyspozycji oznacza okres, w którym pracownik jest gotów do wykonywania swoich obowiązków zawodowych na rzecz pracodawcy, niezależnie od tego, czy faktycznie wykonuje w tym czasie pracę.

Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy można podzielić na kilka kluczowych aspektów:

1. Fizyczna obecność:
   • Pracownik przebywa w miejscu pracy lub innym wskazanym przez pracodawcę miejscu, gdzie ma wykonywać swoje obowiązki.
2. Gotowość do pracy:
   • Pracownik jest przygotowany do natychmiastowego podjęcia swoich obowiązków, jeśli zaistnieje taka potrzeba. Oznacza to, że nie może w tym czasie zajmować się innymi czynnościami, które uniemożliwiłyby mu natychmiastowe rozpoczęcie pracy.

Pozostawanie w dyspozycji jest istotnym elementem przy określaniu czasu pracy i wynagrodzenia pracowników, ponieważ nawet jeśli nie jest to czas faktycznego wykonywania obowiązków, jest on wliczany do całkowitego czasu pracy.

Przerwy wliczane do czasu pracy pracownika

Poza okresem faktycznie świadczonej pracy do czasu pracy wlicza się między innymi:

• obowiązkowe przerwy w pracy,
• przerwy na karmienie dziecka piersią,
• czas zwolnienia od pracy w związku z przeprowadzaniem badań lekarskich w związku z ciążą,
• przerwy w pracy przeznaczone dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia,
• czas przeprowadzania okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
• przerwy wynikające z pracy przy monitorach ekranowych,
• czas szkolenia w zakresie bhp.

Warto zwrócić uwagę na sytuację, w której pracownik pełni dyżur. Dyżur polega na tym, że pracownik pozostaje w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę, poza normalnymi godzinami pracy, w miejscu pracy lub w innym wskazanym przez pracodawcę. Czas dyżuru zalicza się do czasu pracy jedynie wtedy, gdy pracownik faktycznie wykonuje pracę podczas dyżuru. Jeśli jednak podczas dyżuru pracownik nie wykonuje pracy, ten czas nie jest wliczany do czasu pracy.

Norma a wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy i norma czasu pracy to dwa różne pojęcia.

Norma czasu pracy odnosi się do maksymalnej liczby godzin, jakie pracownik może przepracować zgodnie z przepisami prawa.

Natomiast wymiar czasu pracy określa liczbę godzin, jakie pracownik powinien przepracować w ciągu doby oraz w okresie rozliczeniowym. Wymiar czasu pracy obliczany jest przez mnożenie 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym i dodanie do wyniku iloczynu 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Należy pamiętać, że każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Czas pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

Zgodnie z art. 129 § 1 kodeksu pracy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z zastosowania szczególnych systemów czasu pracy). Wraz z nadgodzinami tygodniowy czas pracy łącznie nie może – w danym okresie rozliczeniowym – przekraczać 48 godzin.

Okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 kodeksu pracy).

Pięciodniowy tydzień pracy a praca w godzinach nadliczbowych

Zgodnie z art. 151 § 1 kodeksu pracy pracę w godzinach nadliczbowych stanowi praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Warto pamiętać, że jest ona dopuszczalna jedynie w dwóch sytuacjach:

• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Pracownik, który wykonał pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, powinien otrzymać inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracodawcą.

Pracodawca ma zatem obowiązek dostosować harmonogram pracy w taki sposób, aby pracownik nie przekraczał ustalonych norm czasu pracy, co zapewnia przestrzeganie przepisów prawa pracy. W przypadku wyjątkowych sytuacji, takich jak szczególne systemy czasu pracy, możliwe są odstępstwa od tych zasad, które jednak muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracownika zatrudnionego

Ewidencja czasu pracy jest kluczowym narzędziem zarządzania czasem pracy, mającym swoje podstawy prawne w kodeksie pracy oraz w odpowiednich rozporządzeniach wykonawczych. Zgodnie z art. 149 kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika zatrudnionego, w celu prawidłowego ustalania jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.

Uzasadnienie prawne

Art.  149.  [Ewidencja czasu pracy]

§  1. 

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

§  2. 

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Ewidencja powinna obejmować informacje dotyczące liczby przepracowanych godzin, w tym godzin nadliczbowych, a także dni wolnych od pracy, urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności.

W myśl Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowej treści dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w sposób systematyczny i przejrzysty, aby umożliwiać rzetelne rozliczanie czasu pracy i wynagrodzenia. Pracodawca jest zobowiązany do udostępnienia pracownikowi na jego żądanie informacji zawartych w ewidencji czasu pracy, co stanowi gwarancję transparentności i uczciwości w stosunkach pracy.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczącym dokumentacji pracowniczej (paragraf 6 ustęp 1), istnieje określony katalog dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy. Jednym z tych dokumentów jest indywidualna ewidencja czasu pracy prowadzona dla każdego pracownika, wcześniej (do końca 2018 roku) znana jako karta ewidencji czasu pracy.

Od 1 stycznia 2019 roku dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, w tym ewidencja czasu pracy, są integralną częścią dokumentacji pracowniczej. W ewidencji tej muszą być również uwzględnione wszelkie zgody, takie jak zgoda pracownicy w ciąży na pracę w systemie przerywanego czasu pracy lub na delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Systemy czasu pracy

Systemy czasu pracy w danym zakładzie to zorganizowane struktury regulujące czas pracy pracowników, uwzględniające specyfikę działalności zakładu pracy oraz przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z art. 129-150 kodeksu pracy, wyróżnia się kilka podstawowych systemów czasu pracy, które mogą być stosowane przez pracodawców w celu optymalizacji organizacji pracy.

Podstawowy system czasu pracy zakłada, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. W ramach tego systemu możliwe jest także stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego, do 12 miesięcy, w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją.

System równoważnego czasu pracy pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godzin, jednak w okresie rozliczeniowym musi być zachowana przeciętna tygodniowa norma czasu pracy. W tym systemie doba pracownicza może wynosić nawet 12 godzin, a w przypadkach określonych w art. 135 kodeksu pracy – nawet 16 lub 24 godziny.

Kolejnym systemem jest system zadaniowego czasu pracy, przewidziany w art. 140 kodeksu pracy, gdzie pracodawca określa pracownikowi zadania do wykonania, nie wskazując jednak konkretnych godzin pracy. Ten system stosuje się w przypadkach, gdy charakter pracy lub jej organizacja uniemożliwiają określenie stałych godzin pracy.

Przepisy prawne przewidują również inne systemy czasu pracy, takie jak praca w ruchu ciągłym, praca zmianowa, system skróconego tygodnia pracy czy system pracy weekendowej. Każdy z tych systemów ma swoje specyficzne regulacje, dostosowane do potrzeb i charakteru działalności pracodawcy, z zachowaniem przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym, zgodnie z art. 132 i 133 kodeksu pracy.

Podsumowując, system czasu pracy to zbiór reguł normujących czas pracy w danym zakładzie pracy, a stosowanie określonego systemu czasu pracy powinno wynikać z układu zbiorowego pracy, czy regulaminu pracy.

Rozkłady czasu pracy

Harmonogram czasu pracy to plan określający rozkład pracy poszczególnych pracowników na dany okres rozliczeniowy. Taki plan powinien uwzględniać rzeczywistą liczbę dni roboczych oraz godzin pracy, które pracownik musi przepracować w danym okresie.

Nie wszyscy pracownicy muszą pracować według harmonogramów wynikających z przepisów wewnątrzzakładowych. Na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może ustalić indywidualny harmonogram jego czasu pracy, zgodnie z systemem czasu pracy, w którym jest zatrudniony.

W ramach systemów czasu pracy pracodawca może stosować różne harmonogramy dla różnych pracowników, które również powinny być określone w obowiązujących przepisach wewnątrzzakładowych.

W każdym systemie czasu pracy, jeśli harmonogram obejmuje pracę w niedziele i święta, pracownikom należy zapewnić odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym, odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Jaki okres rozliczeniowy może być zastosowany w przypadku różnych systemów pracy?

W zależności od systemu czasu pracy, przepisy kodeksu pracy przewidują różne okresy rozliczeniowe:

1. Podstawowy system czasu pracy: Standardowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy. Może być przedłużony do 12 miesięcy, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją.
2. System równoważnego czasu pracy: Pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, z okresem rozliczeniowym również do 4 miesięcy. W szczególnych przypadkach (np. w rolnictwie, hodowli, ochronie mienia) okres rozliczeniowy może być przedłużony do 12 miesięcy.
3. System zadaniowego czasu pracy: Okres rozliczeniowy jest ustalany indywidualnie przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem, w zależności od specyfiki zadań do wykonania. Nie ma określonego maksymalnego okresu rozliczeniowego w przepisach, ale musi on być zgodny z ogólnymi przepisami dotyczącymi norm czasu pracy.
4. System przerywanego czasu pracy: Okres rozliczeniowy może być przedłużony do 1 miesiąca. W tym systemie dopuszczalne są przerwy w pracy, które nie są wliczane do czasu pracy.
5. System skróconego tygodnia pracy: Przewiduje możliwość skrócenia tygodnia pracy do mniej niż 5 dni, z okresem rozliczeniowym do 4 miesięcy.
6. System pracy weekendowej: Pracownik wykonuje pracę wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, z okresem rozliczeniowym również do 4 miesięcy.

Każdy z tych systemów ma na celu elastyczne dostosowanie czasu pracy do specyfiki działalności pracodawcy i potrzeb pracowników, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami prawa pracy dotyczącymi odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Kiedy pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy pracownika w ramach systemu czasu pracy?

Są sytuacje, w których pracownik nie musi pracować w rozkładach czasu pracy wynikających z np. regulaminu pracy. Pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy pracownika w ramach systemu czasu pracy na pisemny wniosek pracownika.

Zgodnie z przepisami prawa pracy, takie indywidualne harmonogramy są możliwe, jeśli pozwala na to system czasu pracy obowiązujący w danym zakładzie pracy.

Pracodawca powinien uwzględnić specyficzne potrzeby i okoliczności związane z danym pracownikiem, takie jak na przykład potrzeby związane z życiem rodzinnym, stan zdrowia, czy kształcenie i rozwój.

Pracodawca ustalając indywidualny rozkład czasu pracy, musi zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi norm czasu pracy, nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego, a także z innymi regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi przepisami zakładu pracy.

Praca w nadgodzinach – czy jest możliwa tylko w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej?

Praca w nadgodzinach nie jest ograniczona wyłącznie do sytuacji konieczności prowadzenia akcji ratowniczej. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy (art. 151 § 1), praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w trzech przypadkach: konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, szczególnych potrzeb pracodawcy, awarii lub konieczność jej usunięcia.

Praca w nadgodzinach powinna być rekompensowana zgodnie z przepisami kodeksu pracy, co obejmuje wypłatę dodatkowego wynagrodzenia lub udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe.