HRM wspomagane IT - czyli digitalizacja zarządzania zasobami ludzkimi

Human Resource Management (HRM), czyli zarządzanie zasobami ludzkimi, to jeden z kluczowych obszarów działalności każdej organizacji. W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, skuteczne zarządzanie personelem wymaga wsparcia odpowiednich systemów, które ułatwiają i usprawniają procesy HRM.

Znaczenie HRM dla organizacji, czyli nie tylko płace i kadry

HRM to kompleksowy obszar działalności obejmujący rekrutację, selekcję, szkolenia, rozwój, wynagrodzenia, motywację i wiele innych aspektów związanych z zarządzaniem personelem. Skuteczny HRM przekłada się nie tylko na zadowolenie pracowników, ale także na efektywność organizacji oraz osiąganie strategicznych celów biznesowych.

Wdrożenie systemu HRM usprawnia zarządzanie zasobami ludzkimi przez centralizację danych, integrację modułów, automatyzację procesów kadrowych oraz umożliwia pracownikom samodzielne zarządzanie ich danymi i wnioskami.

Narzędzia IT wspierające HRM, czyli różnice w systemach HRM

W dobie postępującej cyfryzacji w różnych obszarach biznesowych, w tym w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, pojawia się wiele narzędzi, bardziej lub mniej specjalistycznych, z którymi spotykamy się na rynku.

Przyjrzyjmy się różnym typom narzędzi, używanej nomenklaturze oraz specjalizacji poszczególnych systemów IT dla HRM.

System informacji kadrowych HRIS (human resources information system) to zintegrowane narzędzie informatyczne, które umożliwia zarządzanie wszystkimi aspektami zasobów ludzkich w firmie. HRIS ułatwia śledzenie informacji o pracownikach, automatyzację procesów HR oraz generowanie raportów i analiz. System HRIS koncentruje się na danych i informacjach w firmie dotyczących pracowników, utrzymywaniu i przetwarzaniu polityk i procedur związanych z kadrami. Wspiera on standaryzację zadań i procesów kadrowych, równocześnie ułatwiając prowadzenie dokumentacji i raportowanie. Na przykład system HRIS może pomóc w automatyzacji i usprawnieniu procesów, takich jak przechowywanie czasu pracy pracowników i poddanie ich dalszej analizie w celu zwiększenia produktywności i poprawy planowania.
System zarządzania kadrami HRMS (human resources management system) jest rozszerzeniem systemu HRIS. O ile terminy HRIS i HRMS są czasem stosowane zamiennie, to de facto system HRMS oferuje bardziej kompletne oprogramowanie, które przedsiębiorstwa mogą stosować do zarządzania procesami kadrowymi. Obejmuje on kompletne zarządzanie danymi pracowników: listy płac, świadczenia, rekrutację, szkolenia, zarządzanie talentami, rozwój i zarządzanie kompetencjami, planowanie i rozliczanie czasu pracy, ewidencję i rejestrację czasu pracy.
System do zarządzania kapitałem ludzkim HCM (human capital management) to rozwiązanie, które pojawiło się wraz ze zmianą podejścia do zarządzania personelem, który z zasobu (będącego źródłem kosztów) stał się kapitałem firmy. HCM koncentruje się na traktowaniu pracowników jako kluczowego zasobu, który przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych i sukcesu organizacji. Obejmuje zestaw narzędzi opartych na danych transakcyjnych i strategicznych i pozwala pracownikom Działów HR na koncentrowaniu się na nieco innych KPI – zwiększeniu zaangażowania, produktywności i wartości biznesowej. Zarządzanie w oparciu o HCM opiera się o maksymalizację strategicznych inwestycji i odpowiednie zarządzanie kapitałem ludzkim.
System do zarządzania doświadczeniem pracownika HXM (human experience management) to nowoczesne podejście do zarządzania personelem, które kładzie główny nacisk na doświadczenia pracowników w miejscu pracy. W przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, które skupia się głównie na procesach i procedurach HR, HXM stawia pracownika w centrum uwagi, traktując go jako kluczowy czynnik sukcesu organizacji.
Główne cechy HXM to:
- Personalizacja doświadczenia pracownika: HXM zakłada dostosowanie doświadczenia pracownika do jego indywidualnych potrzeb, preferencji i celów zawodowych. To może obejmować dostosowane plany rozwoju, elastyczne harmonogramy pracy, a także oferowanie wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego i równowagi między życiem zawodowym a osobistym.
- Zarządzanie zaangażowaniem pracowników: HXM koncentruje się na budowaniu zaangażowania i motywacji pracowników poprzez tworzenie przyjaznego i inspirującego środowiska pracy. Wdraża innowacyjne praktyki zarządzania, które wspierają rozwój kompetencji, autonomię i poczucie celu u pracowników.
- Uwzględnienie emocji i satysfakcji pracowników: HXM bierze pod uwagę emocje i satysfakcję pracowników jako istotne elementy doświadczenia w miejscu pracy. Poprzez monitorowanie nastrojów pracowników i reakcji na różne działania organizacji, HXM pomaga identyfikować obszary do poprawy i tworzyć bardziej pozytywne środowisko pracy.
- Zintegrowane podejście do technologii: HXM wykorzystuje zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja, analiza danych czy narzędzia do zarządzania doświadczeniem użytkownika (UX), aby dostarczyć pracownikom intuicyjne i efektywne narzędzia wspierające ich codzienną pracę i rozwój zawodowy.
HXM to podejście do zarządzania personelem, które kładzie nacisk na stworzenie pozytywnego, zindywidualizowanego i zaangażowanego doświadczenia dla pracowników, co przekłada się na lepszą wydajność, retencję talentów i osiągnięcie strategicznych celów organizacji.

Nazewnictwo wielu z wyżej opisanych systemów używane jest bardzo często zamiennie, czasem są elementem systemów ERP. Poza określeniami HRIS/ HRM/ HRMS/ HCM czy HXM można spotkać się z określeniem system WFM (Workforce Management). Workforce Management (WFM) to zbiór procesów, mających na celu uzyskanie jak największego poziomu wydajności i kompetencji w organizacji i może stanowić zintegrowany pakiet do zarządzania personelem w organizacji.

Więcej na temat Workforce Management przeczytasz tutaj.

Moduły eksperckie dla HRM

Systemy HRM mogą być uzupełnione o dodatkowe narzędzia lub moduły, które są przygotowane do specyficznych obszarów HRM.

Oprogramowanie do rekrutacji i selekcji pracowników ATS (applicant tracking system) to narzędzie umożliwiające zarządzanie procesem rekrutacji od ogłoszenia oferty pracy do finalnej selekcji kandydatów. Oprogramowanie może obejmować funkcje takie jak publikowanie ofert pracy, selekcja CV, harmonogramowanie rozmów kwalifikacyjnych, ocenianie kandydatów i zarządzanie danymi kontaktowymi.
Narzędzia do rejestracji czasu pracy T&A (time and attendance) lub RCP umożliwiają monitorowanie czasu pracy pracowników oraz monitorowanie ich obecności. Narzędzia te zintegrowane są z czytnikami do odbijania kart lub wyposażone są w aplikacje mobilne, które pozwalają pracownikowi na rejestrację godzin pracy z poziomu aplikacji na smartfonie lub tablecie. Możliwe jest także wprowadzenie ewidencji czasu pracy dla pracowników wykonujących pracę zdalnie. Dane o czasie pracy z tych systemów przekazywane są automatycznie do systemu HRM lub kadrowo-płacowego w celu szybkiego naliczania wynagrodzeń, kontroli nadgodzin czy niedopracowań.
Systemy T&A/ RCP mogą być rozbudowane o funkcje do zarządzania projektami i zadaniami.
Platformy do zarządzania benefitami BMS (benefit management system) są narzędziami, które ułatwiają firmom organizację i dostarczanie różnorodnych korzyści pracownikom, takich jak dodatkowe ubezpieczenia zdrowotne, programy wellness czy świadczenia pozapłacowe. Platformy te pozwalają pracownikom łatwo przeglądać i wybierać spośród dostępnych benefitów. Często platformy te wyposażone są w narzędzia analityczne, które pozwalają firmom śledzenie wykorzystania świadczeń przez pracowników oraz ocenę skuteczności oferowanych programów. Integracja z innymi systemami HR i płacowymi sprawia, że zarządzanie benefitami staje się bardziej efektywne i ułatwione dla działów personalnych.
Platformy do zarządzania szkoleniami LMS (learning management system) umożliwiają dostęp do szkoleń i materiałów szkoleniowych dla pracowników. Pozwalają one na przeprowadzanie szkoleń zgodnie z ścieżką rozwoju pracowników oraz śledzenie ich postępów w nauce. Mogą one także uwzględniać szkolenia wewnętrzne. Platformy szkoleniowe mogą zawierać różnorodne treści, takie jak kursy online, materiały wideo, testy itp. Wspierają one procesy zarządzania kwalifikacjami pracowników.

System HRM – podstawowe funkcjonalności

System HRM jest narzędziem, które umożliwia zgromadzenie, przechowywanie i udostępnianie wszystkich informacji o pracownikach z jednego miejsca. Służy także do komunikacji z pracownikami oraz publikowania informacji. Posiadanie wglądu w wydajność pracowników poprzez analizy systemu HRM pozwala na lepsze zarządzanie wynikami pracy. HRM ułatwia również monitorowanie codziennej obecności pracowników, zarządzanie ich urlopami oraz innymi formami nieobecności.

W przypadku platformy XPRIMER możliwe jest:

efektywne zarządzanie pracą pracowników poprzez odpowiednie planowanie czasu pracy, rozliczanie czasu pracy, rejestrację i ewidencję czasu pracy oraz składanie elektronicznych wniosków urlopowych. Pracownicy mogą samodzielnie rejestrować czas pracy w aplikacji, jeśli mają odpowiednie uprawnienia. W systemie XPRIMER.HRM weryfikowane są limity pracy zdalnej i kontrola nad ich przestrzeganiem. Aplikacja pozwala na zarządzanie pracą zdalną oraz walidację reguł kodeksu pracy, co wpływa na efektywność pracy pracownika, a samoobsługa pracownicza usprawnia procesy HR i zwiększa zadowolenie pracowników.
efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej (prowadzenie pełnej, zgodnej z przepisami dokumentacji, w tym świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, ocena okresowa pracownika, lista kwalifikacji pracowników, badania okresowe, zmiany statusu uczestnictwa w pracowniczych planach kapitałowych, rozliczanie wyjazdów służbowych), umożliwiające wykorzystywanie podpisów elektronicznych, eliminując ręczne podpisywanie dokumentów.
ewidencja nieobecności pracowników (zwolnienie chorobowe, składanie wniosków urlopowych, zatwierdzanie urlopów wypoczynkowych) oraz zarządzanie czasem pracy, urlopami, delegacjami oraz nieobecnościami pracowników, a także odnotowania rzeczywistego czasu pracy. Przełożeni mogą zatwierdzać urlopy i delegacje planowane przez podwładnych za pomocą aplikacji.
prowadzenie kwestii związanych ze sprawami kadrowymi oraz naliczaniem wynagrodzeń przez Dział Kadrowo Płacowy (w tym kompleksowe zarządzanie profilami pracowników, obejmujące kontrolę nad swoimi danymi kadrowymi oraz wszystkimi informacjami o wynagrodzeniach, podatkach i innych danych administracyjnych).

Bezpieczeństwo danych w systemie HRM

Bezpieczeństwo danych to kluczowa kwestia dla każdego systemu HRM. System XPRIMER HRM umożliwia:

kontrolę dostępu do danych
ograniczenie ryzyka błędów ludzkich dzięki automatyzacji
wsparcie efektywnej komunikacji wewnętrznej w firmie

XPRIMER zapewnia bezpieczeństwo danych wrażliwych i chroni zasoby przed nieautoryzowanymi modyfikacjami poprzez:

tworzenie profilów dla poszczególnych użytkowników z różnym poziomem uprawnień,
zapewnienie tylko odpowiednim osobom dostępu do konkretnych informacji poprzez przydzielanie dostępu,
możliwość wykorzystania zabezpieczeń wewnętrznej firmowej sieci.

Oprogramowanie XPRIMER zapewnia zgodność z przepisami prawa, w tym RODO.

Aplikacja mobilna zapewnia dostęp z każdego miejsca i urządzenia, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli dostępu dzięki uprawnieniom do edycji lub podglądu.

Zalety wdrożenia HRM w Twojej firmie

Wdrożenie programu HRM znacznie poprawia wydajność Działu Kadrowo-Płacowego oraz Działu HR dzięki automatyzacji rutynowych zadań i eliminacji papierowej dokumentacji. Dzięki systemowi HRM nie ma już konieczności stosowania archaicznych rozwiązań, a pracownicy administracyjni nie są już obciążeni pracami rutynowymi czy manualnym wprowadzaniem danych, a mogą skupić się swoich podstawowych obowiązkach w celu osiągania najlepszych wyników.

System HRM umożliwia wdrożenie elastycznego systemu oceny pracowników, który pozwala na efektywne zarządzanie szkoleniami.

Ponadto HRM usprawnia zarządzanie procesami HR, przekładając się na zwiększoną produktywność i lepsze wskaźniki zadowolenia.

Przykłady wykorzystania systemu HRM w praktyce

XPRIMER HRM oferuje narzędzia do osiągania lepszej efektywności pracy dzięki optymalnemu planowaniu grafików pracy. Firmy mogą lepiej zarządzać godzinami pracy, także w organizacjach o strukturze rozproszonej, jak np. sieci handlowe czy sieci kin.

XPRIMER HRM stanowi doskonałą platformę, która wspiera ograniczanie kosztów dzięki pełnej ewidencji wykorzystanych nadgodzin i odpowiedniemu bilansowaniu nadgodzin i niedopracowań. Dodatkowo koszty pracownicze mogą być rozliczane na poszczególne projekty i zlecenia. Przykładem takich korzyści z wdrożenia jest case study firmy Retail Robotics.

Jak wybrać odpowiedni system HRM?

Wybór odpowiedniego systemu HRM to ważna decyzja, która wymaga starannej analizy. Przy wyborze systemu HRM zaleca się analizę, czy dany system obsługuje wszystkie procesy HR, od rekrutacji po rozliczenia, oraz czy jest w stanie skalować się wraz z rozwojem firmy.

Przy ustalaniu budżetu na system HRM, należy uwzględnić nie tylko koszt zakupu, ale także wydatki na:

doradztwo i analizę przedwdrożeniową
czynności wdrożeniowe i konfiguracyjne
szkolenia
utrzymanie systemu.

Warto także zweryfikować alternatywne możliwości finansowania takiego systemu, np. przy wykorzystaniu leasingu IT.

Podsumowanie

System HRM to nieocenione narzędzie dla każdej firmy. Poprawia efektywność zarządzania zasobami ludzkimi, umożliwia lepszą komunikację w organizacji i pomaga w osiąganiu celów biznesowych. Przy wyborze odpowiedniego systemu HRM warto jednak pamiętać o analizie jego funkcjonalności, w tym dopasowaniu do obecnych i przyszłych potrzeb organizacji, możliwościach skalowania i doświadczeniu partnera wdrożeniowego.