Codziennie każda organizacja gromadzi i przetwarza setki dokumentów. Spływają one z różnych źródeł, o różnym czasie i często w różnym formacie. Każdy z tych dokumentów może dotyczyć innego zagadnienia – przykładem mogą być umowy (i ich różne iteracje), faktury, protokoły, pisma urzędowe, zamówienia, a także wnioski urlopowe, wyniki badań lekarskich, dyplomy, uprawnienia, listy obecności, etc. Coraz trudniej dużym organizacjom jest nadać określony kontekst danemu dokumentowi, określić jego przeznaczenie, potwierdzić wiarygodność zawartych w nim informacji, wskazać występujące powiązania z innymi dokumentami czy procesami w przedsiębiorstwie.

Na ten nadmiar informacji, które przetwarza organizacja, nakładają się jeszcze błędy popełniane przez pracowników, silosy informacyjne, możliwość zagubienia dokumentu albo jego „przeleżenia” na niewłaściwym stosie dokumentów, na niewłaściwym biurku.

Odpowiedzią na te wyzwania, z którymi na co dzień spotykają się przedsiębiorstwa, jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, które rewolucjonizuje sposób, w jaki firma zarządza dokumentacją, poprawiając efektywność pracy, bezpieczeństwo przechowywania informacji oraz sprawność działania organizacji.

Jak wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie?

Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów (document management system) jest kluczowym krokiem w modernizacji i usprawnieniu procesów w firmie. Jak wygląda cały proces wdrożenia? Najlepiej podzielić go na 6 kroków:

1. Analiza potrzeb i celów

Zanim rozpoczniesz cały proces, zdefiniuj jasne cele i oczekiwania związane z wdrożeniem systemu zarządzania dokumentami. Określ, jakie problemy chcesz rozwiązać i jakie korzyści chcesz uzyskać.

2. Dokładna ocena procesów biznesowych

Przeanalizuj obecne procesy biznesowe związane z obiegiem dokumentów oraz oceń, jak wygląda obieg dokumentów w Twojej firmie. Zidentyfikuj obszary, które mogą być zoptymalizowane oraz miejsca, gdzie elektroniczny obieg dokumentów przyniesie najwięcej korzyści.

3. Wybór odpowiedniego rozwiązania

Dokładnie przeanalizuj dostępne na rynku elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy, biorąc pod uwagę zarówno bieżące, jak i przyszłe wymagania. Tu upewnij się, że wybrany system ma możliwość integracji z innymi istniejącymi systemami w firmie, takimi jak systemy CRM, ERP, HRM czy programy do zarządzania produkcją. Integracja pozwoli na płynną wymianę informacji między różnymi platformami.

4. Szkolenie pracowników

Przygotuj plan szkoleniowy dla pracowników. Zainwestuj czas w solidne przeszkolenie z obsługi nowego systemu, aby wszyscy pracownicy byli kompetentni w korzystaniu z narzędzi elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

5. Pilotażowy okres wdrożenia

Rozpocznij od wdrożenia pilotażowego, podczas którego zakres implementacji będzie ograniczony do jednego działu lub projektu. To pozwoli zidentyfikować ewentualne problemy i dostosować system do specyficznych potrzeb firmy. Na podstawie wyciągniętych wniosków proces wdrożenia w całej firmie będzie przebiegał już bez większych problemów.

6. Monitorowanie i optymalizacja

Po pełnym wdrożeniu we wszystkich działach objętych projektem wdrożeniowym, regularnie monitoruj efektywność systemu. Zbieraj opinie pracowników i podejmuj działania mające na celu optymalizację procesów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może znacząco przyczynić się do rozwiązania wielu problemów. Do głównych korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów należą:

Oszczędność czasu

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie jest czasochłonny. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na błyskawiczne przekazywanie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów. Eliminuje potrzebę ręcznych podpisów i fizycznego przenoszenia dokumentów z jednego miejsca na drugie.

Redukcja kosztów

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje konieczność zakupu, przechowywania i utrzymania papierowej dokumentacji. Ponadto ogranicza zużycie tuszu, papieru i miejsca potrzebnego do przechowywania archiwum dokumentacji.

Bezpieczeństwo danych

Tradycyjne dokumenty są podatne na zniszczenie, zgubienie lub dostęp przez osoby nieupoważnione. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia zastosowanie restrykcyjnych zabezpieczeń takich, jak szyfrowanie danych, kontrolę dostępu i śledzenie zmian wprowadzanych w dokumentach. Zwiększa to bezpieczeństwo oraz pełną kontrolę nad zarządzanymi informacjami w Twojej firmie.

Aktualność i spójność danych

Elektroniczny system obiegu dokumentów integruje się z różnymi systemami w firmie, co eliminuje błędy ludzkie związane z przepisywaniem informacji z jednego systemu do drugiego systemu. Dzięki temu dane są bardziej spójne, a decyzje oparte są na aktualnych informacjach.

Łatwiejszy dostęp do informacji

System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia szybkie i bezproblemowe udostępnianie dokumentów z każdego miejsca i w czasie rzeczywistym, także na urządzeniach mobilnych. To szczególnie ważne w kontekście pracy zespołów rozproszonych, mobilności pracowników oraz pracy zdalnej.

Usprawnienie procesów biznesowych

System zarządzania dokumentami w wersji elektronicznej usprawnia i przyspiesza przepływ informacji, stąd możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji i przyspieszenie procesów biznesowych. W efekcie firma może bardziej efektywnie reagować na zmiany rynkowe.

Przestrzeganie wymogów prawnych

W wielu branżach zachowanie zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania i przetwarzania dokumentów jest kluczowe. Elektroniczny system obiegu dokumentów ułatwia spełnienie wymagań prawnych poprzez śledzenie historii dokumentów i udostępnianie ich na żądanie w przypadku audytów. Zapewnia także pełną zgodność z RODO.

Przykłady zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów XPRIMER w różnych branżach

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów w firmie w ramach platformy XPRIMER przynosi wymierne korzyści u wielu naszych Klientów, pomagając im w zwiększeniu efektywności operacyjnej, redukcji kosztów i zwiększeniu kontroli nad dokumentacją. Poniżej kilka przykładów, jak elektroniczny obieg dokumentów może być dostosowany do różnych potrzeb branżowych, poprawiając codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Branża produkcyjna – automotive

Wyzwanie: podniesienie jakości zarządzania danymi klientów, usprawnienie procesów związanych z przebiegiem ofertowania i obsługi posprzedażowej.

Korzyści po wdrożeniu platformy XPRIMER: usprawnienie i przyspieszenie procesu budżetowania wydatków w firmie, skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów, szybsze podejmowanie decyzji.

Branża produkcyjna – producent pasów napędowych i taśm transportowych

Wyzwanie: usprawnienie procesów związanych z przebiegiem ofertowania, realizacji dostaw i obsługi posprzedażowej oraz standaryzacja procesów.

Korzyści po wdrożeniu platformy XPRIMER: integracja działań i podniesienie efektywności procesów ofertowych, krótszy czas realizacji czynności związanych z przepływem informacji oraz tworzeniem i przetwarzaniem dokumentów, oszczędności w zakresie kosztów administracyjnych.

Branża produkcyjna – producent sprzętu budowlanego

Wyzwanie: stworzenie systemu zintegrowanego w zakresie kluczowych procesów obsługi klienta oraz obiegu dokumentów oraz automatyzacja procesu przekazywania danych.

Korzyści po wdrożeniu platformy XPRIMER: szybszy przepływ informacji i skrócenie czasu potrzebnego na zarządzanie dokumentami, oszczędności w zakresie kosztów administracyjnych i czasu pracy, usprawnienie komunikacji wewnętrznej.

Branża medyczna – placówka służby zdrowia

Wyzwanie: automatyzacja przepływu informacji i podniesienie efektywności administracyjnej.

Korzyści po wdrożeniu platformy XPRIMER: lepszy przepływ informacji dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów, wyższa jakość tworzonych dokumentów i zapewnienie ich zgodności formalnej, lepsza kontrola kosztów poprzez digitalizację ścieżki obiegu dokumentów zakupowych.

Branża edukacyjna – uczelnia wyższa

Wyzwanie: usprawnienie procesu zarządzania obiegiem dokumentów.

Korzyści po wdrożeniu platformy XPRIMER: redukcja błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów, poprawa efektywności pracy personelu administracyjnego, eliminacja znaczącej ilości dokumentów w formie papierowej, krótszy proces obiegu dokumentów.

System obiegu dokumentów w formie cyfrowej to szereg korzyści biznesowych oraz inwestycja w efektywność i nowoczesność przedsiębiorstwa. Odpowiednie oprogramowanie, które organizuje przepływ dokumentów w firmie, wraz z właściwie przeprowadzonym procesem wdrożeniowym, pozwoli firmie usprawnić pracę działu księgowości, pracowników administracyjnych, menedżerów średniego szczebla, zarządu oraz właściwie każdego pracownika w firmie, który przyjmuje, generuje, przetwarza, wysyła lub archiwizuje jakikolwiek dokument.

Czy Twoja firma jest gotowa na transformację cyfrową w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów? Skontaktuj się z nami i sprawdź możliwości, jakie w tym zakresie daje platforma XPRIMER!