Elektroniczny RCP - jak nowoczesny system rejestracji czasu pracy podnosi jakość zarządzania kadrami?

Zgodnie z art. 149 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja czasu pracy jest podstawowym elementem wszystkich czynności związanych z ewidencją czasu pracy pracownika.

Pracownicy podlegający ewidencji czasu pracy

Zgodnie z kodeksem pracy ewidencją czasu pracy objęci są wszyscy pracownicy, niezależnie od formy zatrudnienia, wielkości przedsiębiorstwa czy liczby zatrudnionych pracowników. Rejestrowanie czasu pracy jest zatem obligatoryjne dla każdej firmy.

Rejestracja czasu pracy dla pracowników zdalnych

O ile rejestrator czasu pracy na terenie przedsiębiorstwa pozwala zarządzać pracownikami np. za pomocą kart zbliżeniowych bez zbędnej papierologii, to system rejestracji czasu pracy wygląda nieco inaczej w przypadku pracowników wykonujących pracę poza siedzibą firmy na pracy zdalnej, gdy nie ma możliwości potwierdzenia obecności pracownika za pomocą kart zbliżeniowych. Szczególnie może to dotyczyć pracowników wykonujących swoje obowiązki w terenie lub pracowników pracujących zdalnie.

W takiej sytuacji system rejestracji czasu pracy może przybrać formę oprogramowania RCP zainstalowanego na dowolnym urządzeniu – czy to komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie czy smartfonie. Wówczas zatrudnione osoby z dowolnego miejsca potwierdzają godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy; przełożony lub właściciel firmy ma stały podgląd do tego, kto już rozpoczął pracę, a program RCP na komputerze czy smartfonie działa podobnie, jak rejestrator czasu pracy zlokalizowany w siedzibie firmy.

Wdrożenie systemu kontroli czasu pracy pracowników

Aby skutecznie wdrożyć system rejestracji czasu pracy (RCP) oraz zminimalizować ryzyko ewentualnych problemów, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1. Określenie celów wdrożenia systemu RCP

Działanie systemu RCP jest ściśle związane z potrzebami i wymaganiami konkretnej firmy. Należy przeanalizować charakter działalności firmy, rodzaj wykonywanej pracy przez pracowników (czy praca fizyczna, czy biurowa), ciągi komunikacyjne oraz stanowiska pracy. Warto zweryfikować, czy istniejące urządzenia albo systemy nie mogą być wykorzystane do rejestracji czasu pracy przynajmniej wybranych grup pracowników (np. system MES na terminalu produkcyjnym, aplikacja mobilna do zarządzania służbami utrzymania ruchu, etc.). Jeśli takie częściowe systemy rejestracji czasu pracy już się pojawiają, warto uwzględnić dane z nich pozyskiwane w naszym docelowym systemie rejestracji czasu pracy.

Określenie celów wdrożenia pomoże w kolejnych krokach wdrożenia i pozwoli ocenić jego efekty. Przykładowym celem może być kontrola nadgodzin, optymalizacja zasobów, poprawa dyscypliny pracy.

2. Wybór odpowiedniego systemu i konsultacja z pracownikami

Na etapie decyzji o wyborze konkretnego systemu RCP warto zastanowić się nad tym, na ile oferowane rozwiązania odpowiadają potrzebom naszej firmy i zdefiniowanym celom. Istniejące na rynku systemy rejestracji czasu pracy pozwalają na wykorzystanie kart identyfikacyjnych, biometrii czy urządzeń mobilnych. Warto zwrócić uwagę na aspekt współpracy urządzeń rejestrujących wraz z systemami istniejącymi już w Twojej firmie. Elektroniczna ewidencja czasu pracy powinna mieć możliwość integracji z systemami kadrowo – płacowymi, co pozwala na szybkie i wygodne naliczanie wynagrodzeń, premii, nadgodzin.

System RCP powinien także zapewnić zgodność z przepisami. Jak wspomniano wcześniej, ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa w każdej firmie, a wybór systemu, który spełnia obowiązujące prawo, pozwoli zaoszczędzić wiele problemów pracodawcy, łącznie z uniknięciem kar.

Istotne jest także bezpieczeństwo przechowywania danych, które muszą być odpowiednio chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Warto zastanowić się także, czy dane mają być przechowywane w Twojej firmie, czy w chmurze.

Należy także zapytać dostawcę o oferowany serwis gwarancyjny.

Na etapie wyboru systemu RCP zaleca się przeprowadzić konsultację z pracownikami, aby byli oni zaangażowani w proces wdrożenia systemu. Pracownicy powinni znać korzyści, które dzięki systemowi RCP uzyskają. Odpowiedź na ich pytania i uwzględnienie ich opinii pomoże w zminimalizowaniu oporu przed wprowadzeniem systemu rejestracji czasu pracy.

3. Komunikacja z pracownikami i administracja systemu

W zależności od wybranej wersji systemu, liczby zatrudnionych pracowników, należy określić, kto odpowiedzialny będzie za monitorowanie czasu pracy, zarządzanie systemem RCP, tworzenie raportów oraz zarządzanie wyjątkami. Trzeba określić, jakie procedury będą występować w przypadku nieprawidłowości, jak rozliczane będą nadgodziny czy niedopracowania.

Właściwe szkolenie dla pracowników nauczy ich korzystać z systemu RCP oraz wskaże konsekwencje nieprzestrzegania ustalonych procedur. Tu należy pamiętać, że istotna jest transparentna komunikacja z pracownikami – powinni mieć wgląd do odczytów, wypracowanych nadgodzin, nieobecności czy niedopracowań, aby byli świadomi swojego czasu pracy. Mogą oni weryfikować przepracowany czas np. w przeglądarce internetowej, kiosku pracowniczym, czy w aplikacji mobilnej.

4. Ewaluacja i dostosowanie do zmieniających się potrzeb

Każda organizacja ewoluuje, zmieniają się przepisy, zwyczaje, technologie. Poza ewaluacją po wdrożeniu systemu RCP oraz zweryfikowaniu, czy zostały osiągnięte założone cele, warto pamiętać, że system będzie musiał być na bieżąco dostosowywany do zmieniających się potrzeb firmy.

Korzyści z elektronicznego systemu RCP

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie może przynieść wiele korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.

Dokładność i zgodność z przepisami

Elektroniczny RCP pozwala dokładne rejestrować czas pracy każdego pracownika. System rejestracji czasu pracy eliminuje błędy ludzkie. Elektroniczny system kontroli czasu pracy pomaga w zachowaniu zgodności z przepisami prawa pracy takimi jak np. minimalne wymogi dotyczące przerw i nadgodzin.

Automatyzacja

Automatyzacja rejestracji czasu pracy pozwala zaoszczędzić czas i odciążyć pracowników, którzy wcześniej odpowiedzialni byli za ręczne wprowadzanie list obecności, ręczne liczenie godzin pracy i sporządzanie raportów.

Oszczędność kosztów

Większa dyscyplina pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy oraz elektroniczna lista obecności zapobiega ewentualnym nadużyciom ze strony pracowników. System RCP zwiększa przejrzystość i ogranicza możliwość oszustw związanych z czasem pracy.

Zdalny dostęp

Elektroniczny system RCP z jednej strony pozwala pracownikom rejestrować czas pracy zdalnie, co jest cenione przez pracowników korzystających z home-office lub pracujących w różnych lokalizacjach, a z drugiej strony pozwala kadrze zarządzającej na dostęp do wszystkich kluczowych danych na temat czasu pracy z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, co daje możliwość szybkiej reakcji na wszelkie nieprawidłowości czy zmiany.

Raporty i analizy

Nowoczesny system rejestracji i ewidencji czasu pracy pracowników umożliwia generowanie raportów i różnorodnych analiz, które pomagają w podejmowaniu decyzji dotyczących efektywności pracy i alokacji zasobów.

Poprawa satysfakcji pracowników

Transparentność zapewniona przez elektroniczny system rejestracji czasu pracy poprawia satysfakcję pracowników. Eliminuje się wątpliwości związane z przepracowanym czasem pracy. W zaawansowanych systemach pracownicy mogą także samodzielnie zarządzać urlopami i planowanymi nieobecnościami, co pozwala na lepsze planowanie zasobów ludzkich.

Sprawne zarządzanie personelem

Wprowadzenie elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy daje dodatkowe korzyści, gdy jest on zintegrowany z systemami do zarządzania zasobami ludzkimi (HR). Ułatwiona jest wówczas praca Działów Kadr i Płac, tworzenie harmonogramów i grafików pracy przez kadrę menedżerską. Usprawniony zostaje przepływ informacji między różnymi działami firmy.

Najczęściej Zadawane Pytania

Czym jest RCP online?