Rzadko się zdarza, by pracownicy Działu Kadr narzekali na deficyt obowiązków – niezależnie od tego, czy są zatrudnieni w małej, rodzinnej firmie, czy też w dużym przedsiębiorstwie. Najbardziej popularny scenariusz wygląda tak, że pracy jest więcej niż osób w dziale, które mogłyby ją wykonać. Kiedyś powiedzielibyśmy, że to najwyższa pora na powiększenie zespołu i rozdzielenie zadań. Obecny trend każe się rozejrzeć – ale nie za nowym pracownikiem, a za oprogramowaniem, które usprawni pracę tych już zatrudnionych. Najlepszym wyborem będzie takie rozwiązanie, które posiada opcję samoobsługi pracowniczej, ułatwiającej zarządzanie komunikacją firmy. Przeczytajcie, dlaczego warto ją wdrożyć!
Portal HR – co to jest?
Samoobsługa pracownicza to funkcje systemu HR przeznaczone dla każdego pracownika danej organizacji, udostępnione w postaci aplikacji lub portalu internetowego, po zalogowaniu się pracownika zgodnie z politykami bezpieczeństwa danej organizacji oraz zapewniające prosty i łatwy dostęp do zasobów informacyjnych.
Portal HR to cały zbiór opcji, w które wyposażone są systemy HR, umożliwiające kompleksowe zarządzanie personelem. Ich idea jest prosta – chodzi o ułatwienie pracy wszystkim pracownikom, w tym zatrudnionym w Dziale Kadr. Dobry menedżer wie, że czas pracowników jest jednym z najcenniejszych zasobów firmy. Uproszczenie zarówno tych podstawowych, jak i bardziej zaawansowanych i czasochłonnych czynności oznacza korzyści także dla pozostałych pracowników oraz kadry zarządzającej. Z pomocą takiego narzędzia jak samoobsługa pracownicza możliwy jest wgląd do grafików pracy, informacji o dostępności, urlopach lub nadgodzinach, czy nieobecności. Pracownik samodzielnie wnioskuje o dni wolne i dokonuje aktualizacji swoich danych, dysponując stałym dostępem do swojego konta pracowniczego. A Dział HR nie traci czasu na obsługę wszystkich procesów, zapytań i wniosków.
Czas pracowników to pieniądz – automatyzacja środowiska pracy HR
Nic nie jest tak zauważalne w organizacji jak efekty optymalizacji kosztów. Tym, co pomaga je osiągnąć, są systemy IT dopasowane do potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa. Skoro Dział HR zgłasza, że rutynowe działania administracyjne pochłaniają stanowczo zbyt wiele jego energii, oznacza to opóźnienia w realizacji innych zadań, co przekłada się na straty finansowe w całej organizacji. Dlatego dobrze, gdyby przywołany system IT posiadał moduł samoobsługi pracowniczej, by temu zaradzić.
Samoobsługa to możliwość automatyzacji (a więc usprawnienia) przepływu takich informacji jak np. dane związane z zatrudnieniem, wysokość wynagrodzenia, świadczenia pracownicze czy polityka firmy. To również powiadomienia i ogłoszenia oraz baza wiedzy. Pracownik ma dostęp do tego rodzaju danych, dzięki czemu nie musi czekać na pomoc Działu Kadru, który z kolei zyskuje czas na działania strategiczne, np. realizację szkoleń poszerzających kompetencje.
Wgląd do akt osobowych 24/7
Co więcej, samoobsługa zorganizowana jako aplikacja mobilna lub portal internetowy, dostępny poza lokalizacją firmy, działa online w trybie 24/7. Dzięki temu procesy takie jak np. rozliczenie wyjazdu służbowego, wnioskowanie o urlopy, dofinansowania albo benefity przebiegają znacznie sprawniej. Wiąże się to również z zawsze aktualnym wglądem w koszty z tym związane i pozwala lepiej zarządzać wydatkami firmy.
Dane pracownicze i warunki zatrudnienia – kontrola na bieżąco
Dawniej standardem było wypisywanie i przekazywanie papierowych formularzy oraz dokumentów lub osobiste wizyty pracowników w Dziale Kadr. Trzeba przyznać, że momentami robiło się dosyć tłoczno… Obecnie normą jest stały dostęp do informacji oraz potrzeba pracowników i kadry zarządzającej dotycząca kontrolowania danych o zatrudnionych osobach. Samoobsługa pozwala pracownikowi na wgląd do arkuszy z zaplanowanymi grafikami, urlopami etc. Dzięki temu znika problem przedłużających się procesów związanych z obsługą zapytań oraz załatwiania mniej istotnych formalności. Pracownicy są lepiej poinformowani i mogą w większym stopniu skupić się na swoich bieżących obowiązkach.
Płynny przepływ informacji i skuteczna komunikacja w firmie
Nic tak nie utrudnia pracy w organizacji jak zła komunikacja. Ustne formy przekazu działają, ale tylko do czasu, gdy nic złego się nie wydarzy. Mailowa forma komunikacji odnośnie spraw pracowniczych może zostać przez osoby z innych działów niż HR niezauważona lub, co jeszcze gorsze, pomyłkowo wysłana do innej osoby. Wystarczy pomyśleć o konsekwencjach braku informacji o nieobecności kluczowego pracownika np. podczas spotkania z przyszłym klientem. Albo o tym, że badania z zakresu medycyny pracy czy uprawnienia części pracowników straciły ważność. Aby uniknąć takich sytuacji, zdecydowanie lepiej zawierzyć odpowiedniemu narzędziu, które na bieżąco będzie obsługiwać komunikację (alerty) w zakresie kluczowych informacji.
Wnioski i obsługa dokumentów – szybko i przejrzyście
Funkcjonalność samoobsługi pracowniczej to możliwość szybkiego powiadamiania pracowników, ale również uzyskiwania od nich kluczowych informacji zwrotnych. Jako sztandarowy przykład samoobsługi podaje się najczęściej działania w zakresie procesowania wniosków urlopowych czy ewidencjonowania czasu pracy. Za sprawą tego narzędzia pracownicy mają dostęp do harmonogramów czasu pracy i informacji o planowanych urlopach. Dużo większym wyzwaniem jest jednak szybkie informowanie bezpośrednich przełożonych o nieobecności pracowników po to, aby mogli oni zareagować i zaplanować odpowiednio wymaganą obsadę, nie tylko pod kątem jej liczebności, ale również odpowiednich kompetencji.
Efektywne zarządzanie personelem
Wdrożenie samoobsługi pracowniczej jako samodzielnego modułu lub części systemu do efektywnego zarządzania personelem, to przepis na płynne działanie nie tylko Działów HR, ale całej organizacji. Funkcjonalności samoobsługi powodują usprawnienie i ułatwienie komunikacji wewnątrz firmy oraz redukcję błędów i opóźnień powodowanych przez nadmiar obowiązków pracowników Działu HR.
