Grafiki pracy tworzone przy wykorzystaniu narzędzi IT to ułatwienie pracy pracowników średniego szczebla odpowiedzialnych za zarządzanie swoimi zespołami. Jedna z czynności administracyjnych, związana z zarządzaniem pracownikami, przestaje być ich obowiązkiem. Godziny, które do tej pory były przeznaczane na planowanie pracy w tradycyjnej formie, mogą zostać wykorzystane na bieżące działania operacyjne. W gruncie rzeczy przecież zawsze o to chodziło, prawda?
Grafiki pracy – wzorce
Nim rozpoczniemy informatyzację i automatyzację procesu tworzenia harmonogramu czasu pracy, sprawdźmy, czy to możliwe i odpowiednie dla danej jednostki organizacyjnej. Najczęściej grafik pracy wykorzystuje zastosowanie pewnych ogólnych wzorców takich, jak kalendarz lub harmonogram zmian. To, jakie wzorce są w danej organizacji opracowane, zależy od wielu czynników, które trzeba wziąć pod uwagę, w tym:
systemy czasu pracy,
okresy rozliczeniowe,
warunki zatrudnienia poszczególnych pracowników (np. wymiaru czasu pracy, orzeczenia niepełnosprawności),
inne elementy związane z daną jednostką organizacyjną (lub branżą) jak np. dzienne i tygodniowe normy czasu pracy.
Do całej grupy parametrów planowania czasu pracy i właściwego tworzenia grafiku pracy dochodzą następnie elementy związane z zarządzaniem absencjami pracowników, np.:
różne rodzaje urlopów,
absencje chorobowe,
tzw. prośby grafikowe.
Sprawdź możliwości XPRIMER.HRM w zakresie tworzenia grafików pracy online.
Zaplanuj harmonogram pracy online wg przepisów kodeksu pracy!
Wszystko to, o czym do tej pory wspomniałem, odbywa się pod nadzorem reguł kodeksu pracy. To z nich wynikają potrzeby takiego czy innego przygotowania grafiku pracy. Oczywiście są jednostki organizacyjne, gdzie prace prowadzone są w dni od poniedziałku do piątku, na jednej zmianie, w wymiarze 8 godzin. Tworzenie grafiku pracy będzie wtedy bardzo proste lub wręcz niepotrzebne.
Pamiętajmy, że pracodawca zwolniony jest z obowiązku tworzenia rozkładu czasu pracy również w sytuacji, gdy rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach pracy albo z umowy o pracę lub gdy stosowany jest (na pisemny wniosek pracownika) ruchomy czas pracy, lub indywidualny rozkład czasu. Grafik pracy nie jest również konieczny, gdy praca wykonywana jest w systemie zadaniowym.
Możemy jednak mieć do czynienia z jednostkami o innym charakterze, gdzie praca w firmie przebiega w sposób zmianowy lub gdzie pracownicy pracują w wymiarze 12, a nawet 24 godzin. W takich przypadkach plan pracy poszczególnych pracowników to już konieczność. Wymagane jest też sprawdzanie poprawności przygotowanego grafiku pracy z regułami kodeksu pracy. Pracownicy zajmujący się układaniem grafików czasu pracy powinni znać i stosować zapisy w nim zawarte, dlatego też często za takie planowanie odpowiadają Działy Kadr. Zleca się je również wyszkolonym pracownikom w danych wydziałach produkcyjnych.
Niezależnie od tego, czy takim planowaniem i układaniem harmonogramu będzie zajmował się bezpośredni przełożony, czy wyznaczona i przeszkolona osoba (a może bezpośrednio Dział Kadr), zawsze zajmie to określony czas, który każda z tych osób mogłaby poświęcić na inne działania. Czyżby więc były potrzebne nowe rozwiązania na miarę równie nowych potrzeb…?
Automatyzacja grafiku pracy i informatyzacja wzorców
Mając to na uwadze, można przygotować wzorce kalendarzy czy harmonogramów zmian w systemie informatycznym i zautomatyzować czynności planowania czasu pracy i tworzenia schematu grafiku pracy. Pomysł jak najbardziej słuszny, ale w praktyce i tak będzie trzeba nanieść poprawki na tak przygotowane plany – chociażby ze względu na potrzebę uwzględnienia w grafiku odpowiedniej liczby pracowników o danych kompetencjach/kwalifikacjach.
Inną, wspomnianą już grupą czynników wpływających na konieczność zmian w planie, jest absencja i dostępność pracowników poszczególnych działów. Pomyślmy – czy pracownicy Działu Kadr będą dysponowali wiedzą o możliwościach pracowników, by poprawnie ustalić zmiany w planie i ułożyć harmonogram pracy? Może jednak największą wiedzę w tym zakresie mają bezpośredni przełożeni danych pracowników…?
Niewykluczone, że w mniejszych organizacjach wystarczą pracownicy Działu Kadr, ale już w większych przedsiębiorstwach lepiej delegować wykonanie zmian w planie pracy na bezpośrednich przełożonych. Gdzie jest haczyk? Przełożeni mogą mieć mniejszą wiedzę z zakresu kodeksu pracy, co generuje ryzyko powstania krytycznych błędów. Aby tego uniknąć i pozostać w zgodzie z kodeksem pracy, bezpośredni przełożony pracowników spędza więcej czasu na wykonaniu takich zmian w grafikach, co z kolei wpływa na zwiększenie kosztów pracy.
Umów się na spotkanie, podczas którego przedstawimy możliwości XPRIMER.HRM
System do planowania grafików pracy
Podczas informatyzacji wzorców planowania czasu pracy pomocne okazują się takie narzędzia, które potrafią w trybie online skontrolować zgodność przygotowywanego planu pracy z kodeksem pracy i zablokować możliwość popełnienia błędu (wysyłają w tym celu powiadomienia). Mimo tego nadal wymagane jest pochylenie się i stworzenie poprawnego planu, który zapewni odpowiednio kompetentnych pracowników. Nie ulega wątpliwości, że to bezpośredni przełożeni, znający przecież najlepiej swoich pracowników, będą takie zmiany operacyjnie wykonywali najszybciej i najefektywniej. Jednak odciążenie ich w tym zakresie, pozwoliłoby im poświęcić ten czas na realizację obowiązków związanych z nadzorem nad swoimi zespołami.
Propozycją pozwalającą zaoszczędzić czas poświęcany na układanie grafików jest taki program, który oprócz wdrożenia wzorców planowania i kontrolowania zgodności z kodeksem pracy, będzie również potrafił zasygnalizować braki kompetencyjne w obsadzie. W ten sposób szybko podpowie, kogo można skierować na zastępstwo w przypadku absencji pracownika z podstawowego zespołu. Dzięki tej funkcjonalności (i wielu innych), znacząco ograniczymy czas, jaki personel średniego szczebla poświęca na tę czynność administracyjną. System do planowania grafików pracy jest jednym z elementów potrzebnych do dobrego zarządzania przedsiębiorstwem. W porównaniu do tradycyjnej formy planowania czasu pracy prowadzi również do ograniczenia kosztów obsługi tego procesu.
Podstawy prawne tworzenia harmonogramu pracy
Dokładnie opracowane zasady grafików pracy stanowią kluczowy element efektywnego funkcjonowania firmy. Jednakże błędy w ich tworzeniu mogą prowadzić do zakłóceń w działalności konkretnego działu lub nawet całego przedsiębiorstwa, a także wiązać się z konsekwencjami finansowymi. Jeśli harmonogram pracy nie zostanie sporządzony zgodnie z przepisami kodeksu pracy, Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na firmę karę finansową wynoszącą nawet 30 000 zł. Skutecznym rozwiązaniem, które minimalizuje ryzyko błędów, jest wprowadzenie elektronicznego harmonogramu pracy, opartego na digitalizacji grafików.
Zasady tworzenia grafiku pracy w dość konkretny sposób określają przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z art. 129. (Wymiar czasu pracy) § 1., czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy.
Przedłużony czas pracy a grafiki pracy
Jako wyjątek od powyższej reguły wskazane są przepisy wynikające z art. 135-138 ustawy. Art. 135 § 1. mówi o możliwości stosowania systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego czasu pracy do maksymalnie 12 godzin. Art. 136. § 1. wskazuje możliwość jego wydłużenia do maksymalnie 16 godzin w przypadku prac polegających na dozorze urządzeń. Art. 137. § 1. dopuszcza przedłużenie czasu pracy do 24 godzin, co dotyczy pracowników straży pożarnych i służb ratowniczych oraz pilnowania mienia bądź ochrony osób.
Z kolei art. 138. § 1 mówi o systemie pracy w ruchu ciągłym, który przewiduje możliwość przedłużenia tygodniowego czasu pracy do 43 godzin, z uwzględnieniem nadgodzin za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę.
System skróconego czasu pracy i pracy weekendowej
Kodeks pracy przewiduje również możliwość stosowania systemu skróconego czasu pracy. Art. 143. dopuszcza wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy czym można równocześnie wydłużyć dobowy czas pracy do 12 godzin. Istotne są też zapisy art. 144., zgodnie z którymi na pisemny wniosek pracownika pracodawca może zastosować w jego przypadku system pracy weekendowej. Wówczas praca jest świadczona tylko w piątki, soboty, niedziele i święta przez maksymalnie 12 godzin na dobę.
Okres rozliczeniowy a grafiki pracy
Zgodnie z kodeksem pracy, okres rozliczeniowy to określony przez pracodawcę przedział czasu, w którym określa się ilość i harmonogram godzin pracy pracowników. Istnieje możliwość stosowania różnych długości okresów rozliczeniowych. Dodatkowo kodeks pracy precyzuje, że grafik pracy może być sporządzony na krótszy okres niż ten trwający przez cały okres rozliczeniowy, ale musi obejmować co najmniej jeden miesiąc, a pracodawca jest zobowiązany dostarczyć ten harmonogram pracownikom przynajmniej 7 dni przed rozpoczęciem danego miesiąca. Nie ma zatem możliwości sporządzenia harmonogramów na pojedyncze dni, okres tygodnia czy np. dwóch tygodni.
Forma grafiku pracy
Art. 129. § 3 kodeksu pracy wskazuje, że rozkład czasu pracy (harmonogram) może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Pracodawca ma zatem w tej kwestii dowolność wyboru, a grafik pracy online jest równoważny z papierowym.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest grafik pracy?
Grafik pracy to formalny dokument lub zestawienie, które określa godziny, w jakich pracownicy mają świadczyć swoją pracę w danym okresie. Grafik pracy jest kluczowym elementem zarządzania personelem, ponieważ pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich, zapewniając jednocześnie zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy, w tym normami dotyczącymi czasu pracy, odpoczynku oraz przerw.
W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, grafik pracy może przybierać różne formy – od prostych tabel określających dni i godziny pracy poszczególnych pracowników, po bardziej złożone harmonogramy uwzględniające zmiany, nadgodziny, dyżury oraz elastyczne formy zatrudnienia. Opracowanie grafiku pracy wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak przepustowość zasobów, potrzeby operacyjne przedsiębiorstwa, a także indywidualne preferencje i zobowiązania pracowników. Dobrze zaprojektowany grafik pracy minimalizuje ryzyko konfliktów personalnych, zwiększa efektywność operacyjną oraz wspiera utrzymanie odpowiedniego poziomu obsługi klienta lub produkcji.
Kto ustala grafik pracy?
Grafik pracy jest ustalany przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, taką jak kierownik działu, menedżer, lub inny przedstawiciel kadry zarządzającej. Proces tworzenia grafiku pracy powinien uwzględniać nie tylko potrzeby operacyjne firmy, ale również przepisy prawa pracy dotyczące czasu pracy, przerw oraz dni wolnych, a także indywidualne potrzeby i preferencje pracowników, o ile jest to możliwe i zgodne z interesem przedsiębiorstwa.
Ile wcześniej pracodawca musi dać grafik pracownikom?
Art. 149 § 1 i 2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy (grafiku pracy) oraz przekazywania go pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem, zwykle na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy harmonogram. W niektórych przypadkach, np. przy umowach o pracę w systemie równoważnym, grafik musi być sporządzony na dłuższy okres, co pozwala na lepsze planowanie zarówno ze strony pracowników, jak i firmy.
Czy pracodawca musi uwzględnić prośby grafikowe?
Pracodawca nie ma prawnego obowiązku uwzględnienia próśb grafikowych pracowników, jednak w praktyce wiele firm stara się, o ile to możliwe, wziąć je pod uwagę. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek tworzenia grafiku pracy zgodnie z normami prawnymi dotyczącymi czasu pracy, odpoczynku i przerw, ale sam sposób organizacji pracy i przydzielania zmian należy do jego kompetencji.
W szczególności, Art. 151 Kodeksu pracy mówi o tym, że pracodawca powinien uwzględniać osobiste potrzeby pracowników, jeśli nie wpływa to negatywnie na organizację pracy i nie jest sprzeczne z interesami przedsiębiorstwa. Oznacza to, że pracodawca może, ale nie musi, uwzględnić indywidualne prośby grafikowe, zwłaszcza jeśli kolidują one z wymaganiami operacyjnymi firmy lub interesem innych pracowników.
Jednakże w praktyce, zwłaszcza w firmach, gdzie panuje dobra kultura organizacyjna, pracodawcy często starają się znaleźć kompromis, aby zadowolić zarówno potrzeby biznesowe, jak i indywidualne preferencje pracowników. Uwzględnienie próśb grafikowych może mieć pozytywny wpływ na morale i zaangażowanie pracowników, co ostatecznie przekłada się na lepszą efektywność i lojalność wobec firmy.
Czy pracownik może nie zgodzić się z grafikiem?
Pracownik ma prawo wyrazić swoje zastrzeżenia wobec grafiku pracy, jednak decyzja o ostatecznym kształcie grafiku należy do pracodawcy. Pracownik może nie zgodzić się z grafikiem, zwracając uwagę na ewentualne nieprawidłowości lub naruszenia przepisów prawa pracy, takie jak brak minimalnego odpoczynku dobowego czy tygodniowego, nadmierna liczba godzin pracy lub niezgodność z ustalonymi normami czasu pracy.
W przypadku, gdy zastrzeżenia pracownika wynikają z innych przyczyn, takich jak niekomfortowe godziny pracy, kolidujące z obowiązkami rodzinnymi lub zdrowotnymi, pracownik może negocjować z pracodawcą zmianę grafiku, przedstawiając swoje argumenty. Ostateczna decyzja należy jednak do pracodawcy, który bierze pod uwagę zarówno potrzeby operacyjne firmy, jak i ewentualne prośby pracowników.
Jaka jest kara za brak grafiku pracy?
Brak grafiku pracy może skutkować sankcjami dla pracodawcy, ponieważ jest to naruszenie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami dotyczącymi organizacji czasu pracy, pracodawca jest zobowiązany do sporządzania i udostępniania pracownikom rozkładu czasu pracy (grafiku) na określony okres.
Jeśli pracodawca nie sporządzi lub nie przekaże pracownikom grafiku pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, może to być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W takim przypadku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może nałożyć na pracodawcę karę grzywny.
Zgodnie z Art. 281 Kodeksu pracy, kara grzywny za naruszenie przepisów dotyczących czasu pracy, w tym za brak grafiku pracy, wynosi od 1 000 do 30 000 złotych. Wysokość kary zależy od stopnia naruszenia przepisów oraz od tego, czy sytuacja była incydentalna, czy miała charakter powtarzający się.
Dodatkowo brak grafiku może prowadzić do problemów w zakresie dochodzenia przez pracowników swoich praw, np. w kontekście nadgodzin, co z kolei może skutkować dodatkowymi roszczeniami finansowymi pracowników wobec pracodawcy.
Kto odpowiada za grafik w pracy?
Za sporządzanie i zarządzanie grafikiem pracy odpowiada pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, na przykład kierownik działu, menedżer lub specjalista ds. kadr. Odpowiedzialność ta obejmuje nie tylko stworzenie grafiku zgodnie z przepisami prawa pracy, ale również jego dostarczenie pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem, zwykle na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy.
Ostateczna odpowiedzialność za zgodność grafiku pracy z przepisami prawa pracy, takimi jak normy dotyczące czasu pracy, odpoczynku, przerw oraz dni wolnych, spoczywa na pracodawcy. Nawet jeśli tworzenie grafiku jest delegowane na inne osoby, to pracodawca musi zapewnić, że osoby te są odpowiednio przeszkolone i świadome obowiązujących przepisów.
Pracodawca jest również odpowiedzialny za rozwiązywanie ewentualnych konfliktów lub problemów związanych z grafikiem pracy, a także za przestrzeganie ustalonych w regulaminach wewnętrznych zasad dotyczących organizacji czasu pracy.
Tomasz Jeleń
ekspert w dziale analiz biznesowych
Chcesz zdobyć wiedzę na temat systemu do planowania czasu pracy? Skontaktuj się z nami.
