Prowadzenie papierowej dokumentacji pracowniczej wymaga od działu kadr dużego zaangażowania, bywa też kosztowne. Jak temu zaradzić? Z pomocą przychodzi cyfryzacja biznesu i wszelkie usprawnienia z tym związane. Jednym z nich jest e-teczka, niezależny moduł systemu XPRIMER, który usprawni obsługę dokumentów pracowniczych w każdej firmie – niezależnie od liczby zatrudnionych osób.
Dlaczego cyfryzacja akt pracowniczych się opłaca?
Moduł systemu XPRIMER.EPF e-teczka, powstał w odpowiedzi na problemy, z jakimi najczęściej spotykają się działy kadr. Jeden pracownik przychodzi podpisać dokumenty, inny chce skserować umowę, a świadectwo pracy kolejnego gdzieś się zawieruszyło. Trudności związane z obsługą tradycyjnej formy dokumentacji rosną wprost proporcjonalnie do liczny zatrudnionych. Oczywiście – można w nieskończoność rozbudowywać dział kadr o kolejnych specjalistów, ale po co? Za sprawą e-teczki przejście z papierowych akt na elektroniczne, w firmie liczącej 250 osób, zajmie ok. 2 tygodnie. Tak krótki czas wystarczy, by móc swobodnie korzystać z funkcjonalności modułu i udostępniać elektroniczną dokumentację swoim pracownikom.
A teraz punkt po punkcie – jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie e-teczki?
- obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej
- przyspieszenie procesu elektronizacji dokumentacji dzięki możliwości pracy i podpisywania wielu dokumentów jednocześnie
- ułatwienie w zakresie skrócenia czasu jej przechowywania z 50 do 10 lat
- łatwiejszy dostęp do akt z równoczesnym zachowaniem bezpieczeństwa
- chronologiczne uporządkowanie dokumentacji
- szybkie dodawanie nowych dokumentów do e-teczki
Tradycyjne zarządzanie dokumentacją pracowniczą generuje niepotrzebne koszty i angażuje czas wielu pracowników. Warto pomyśleć także o wyjątkowych sytuacjach, kiedy mamy ograniczony dostęp do miejsca pracy, a więc i dokumentów – na przykład podczas pracy zdalnej. W module e-teczka możemy do nich sięgnąć w każdej chwili.
Moduł E-TECZKA – najważniejsze funkcjonalności
E-teczka to niezależny moduł, z którego mogą korzystać zarówno ci, którzy wdrożyli już w swoim przedsiębiorstwie system XPRIMER, jak i ci, którzy ten etap unowocześnień mają jeszcze przed sobą. Żadne zewnętrzne oprogramowania do obsługi e-teczek nie są wymagane. Zaletą modułu jest to, że nie tylko niweluje występowanie problemów, o których pisaliśmy wyżej, ale również zapobiega powstawaniu nowych. Trudno nawet w tym momencie prorokować, czego mogłyby dotyczyć – ile osób zatrudnionych w firmie, tyle możliwych scenariuszy. Jedno jest pewne, szczególnie w trybie pracy zdalnej e-teczka i wszelkie jej funkcjonalności, realnie przekładają się na uproszczenie procedur związanych z obsługą dokumentacji pracowniczej.
Moduł umożliwia również wydawanie i kopiowanie dokumentacji do pliku PDF lub skompresowanego pliku ZIP, a także nadawanie odpowiednich uprawnień osobom, które mają dostęp do dokumentacji. Między innymi ta funkcjonalność przekłada się na zwiększenie bezpieczeństwa korzystania z dokumentacji elektronicznej – wszelkie zmiany wprowadzane przez upoważnione osoby są rejestrowane.
Jakie jeszcze możliwości niesie za sobą korzystanie z e-teczki?
- dostęp do dokumentów z każdego miejsca pracy
- łatwy import i eksport dokumentów do e-teczki
- wydawanie kopii pracownikom
- archiwizacja danych
- podpisywanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym
- podpisywanie ich bezpośrednio przez pracowników
- tworzenie raportów ewidencji czasu pracy
- anonimizacja danych po upłynięciu okresu obowiązku ich przechowywania
Jak widać, e-teczkajest więc kompleksowym narzędziem, dzięki któremu praca działu kadr (i całego przedsiębiorstwa) zyska na płynności i przejrzystości.
Wdrożenie E-TECZKI krok po kroku
Implementujemy u siebie moduł e-teczka i co dalej? Jego działanie opiera się na dokumentach (skanach), które najpierw należy do niego wprowadzić. Moduł został zaprojektowany tak, by cały ten proces był zoptymalizowany i maksymalnie uproszczony. Dlatego po utworzeniu takiej bazy, można od razu przystąpić do zakładania e-teczek kolejnych pracowników. Stworzenie jednej takiej teczki zajmie maksymalnie kilka minut.
Na każdą e-teczkę składają się takie dokumenty jak świadectwa pracy, dyplomy, certyfikaty czy zaświadczenia lekarskie. Każdy rodzaj dokumentu jest przypisywany do wybranej części (A, B, C lub D) i porządkowany w kolejności chronologicznej. Pracę ułatwia podgląd konkretnego dokumentu, widoczny podczas pracy z nim.
W części A znajdzie się cała dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie. Będą to np.: kwestionariusze dotyczące ubiegania się o stanowisko, świadectwa pracy, dyplomy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe oraz skierowania na badania lekarskie
Do części B trafią dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia konkretnego pracownika: umowy o pracę, zaświadczenia o ukończeniu szkoleń BHP, oświadczenia pracownika-rodzica, świadczenia dotyczące chorób i wypadków pracownika czy ewentualne umowy o zakazie konkurencji.
W części C zgromadzone zostaną dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Będą to m.in.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące wynagrodzenia oraz pisma o niewypłaceniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Do części D trafią odpisy zawiadomień o ukaraniu, naganie czy karze pieniężnej.
Jeżeli więc pracownik przyjdzie do działu kadr z prośbą o wydanie kopii danego dokumentu, otrzyma ją dzięki paru kliknięciom. Szybko, wygodnie i przy minimalnym nakładzie pracy i kosztów – tak właśnie działa moduł e-teczka.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza – i jest łatwiej!
Prowadzenie firmy wiąże się z ciągłym rozwojem. Jeśli myślimy przyszłościowo o swoim biznesie, nie powinniśmy ani uciekać od zmian, ani też się ich bać. Każda z nich to dla nas szansa na pełne wykorzystanie potencjału – zarówno samego przedsiębiorstwa, jak i jego pracowników. Po co sobie komplikować i tracić czas na obsługę tradycyjnej dokumentacji, skoro cały proces może przebiegać znacznie łatwiej? Nie brońmy się przed unowocześnieniami, nawet jeśli do tej pory doskonale radziliśmy sobie bez nich. Dajmy im szansę, a szybko okaże się, że nikt nie ma już ochoty wracać do tego, co było. Wdrożenie e-teczki sprawi, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej będzie pierwszym, ważnym krokiem w tym kierunku.
Chcesz zdobyć wiedzę na temat elektronicznej dokumentacji pracowniczej? Napisz do nas.
