Program kadrowo-płacowy to niezbędne narzędzie do efektywnego zarządzania personelem i finansami firmy. Pozwala usprawnić procesy zarządzania w obszarze HR.
Tworząc program kadrowo-płacowy XPRIMER.PAYROLL, zapytaliśmy naszych Klientów, jakie cechy – ich zdaniem – powinien mieć dobry program kadrowo-płacowy?
Pojawiło się bardzo dużo odpowiedzi, ale zgodnie z naszymi przewidywaniami były one bardzo spójne i koncentrowały się na kilku zasadniczych obszarach. Wskazywały w głównej mierze na bezpieczeństwo, dostępność i elastyczność, jakie powinny cechować program kadrowo-płacowy. Oczywiście każdy z tych obszarów rozumiany był wielowymiarowo. Zebraliśmy te informacje, wykorzystując je przy projektowaniu XPRIMER.PAYROLL, który w naszym rozumieniu powinien być narzędziem tworzonym przez praktyków, aby mógł spełnić oczekiwania Działu Kadr i Płac.
Jakie są więc te główne cechy, które charakteryzują dobre programy kadrowo-płacowe?
Bezpieczeństwo kadrowo-płacowe i zgodność z przepisami prawa
Najlepsze programy kadrowo-płacowe powinny zapewniać bezpieczeństwo, ale to nic dziwnego, bo w programie kadrowo-płacowym wymagamy właśnie takich przymiotów. Na pytanie „dlaczego?”, odpowiedź nasuwa się samoczynnie.
1. Szczelny system uprawnień i dostępu do danych
Przetwarzając w firmie dane osobowe, Kadry i Płace powinny zachować najwyższej klasy metody i narzędzia zapewniające odpowiednio wysoki standard bezpieczeństwa. Uwzględniając również rozliczanie wynagrodzeń i ich powiązania z kompetencjami, to poprzeczka ląduje jeszcze wyżej. Moduł kadrowo-płacowy XPRIMER.PAYROLL, wykorzystując najlepsze praktyki stosowane w całej platformie XPRIMER, zapewnia odpowiednią separację danych w zakresie kadr i płac oraz szczegółowy, a zarazem szczelny system uprawnień i dostępu do danych kadrowo-płacowych. Inżynierowie rozwijający platformę monitorują rynek nowych technologii, poszukując coraz to lepszych metod podnoszenia poziomu bezpieczeństwa w systemie. Kiedy tylko dane rozwiązanie spełnia wymagania bezpieczeństwa, nasz Dział R&D wdraża je w kolejnych wersjach XPRIMER.
2. Program kadrowo-płacowy – wymogi prawne
Kadry i Płace charakteryzować powinna niezwykła troska o zgodność z przepisami związanymi z obszarem kadr i płac. Jest to równie istotny dla eq system obszar, gdyż stanowi on w dużej mierze o zasadności implementacji w organizacji systemu kadrowo-płacowego. Zgodność z przepisami programu kadrowo-płacowego to podstawowa cecha, dlatego dedykowany zespół analityków biznesowych nieustannie monitoruje przepisy pod kątem zmian, które należy bezzwłocznie implementować w systemie.
Zależy nam na zachowaniu najwyższych standardów w obszarze kadr tak, aby użytkownicy XPRIMER.PAYROLL mieli pewność korzystania z programu kadrowo-płacowego zawsze zgodnego z przepisami. Jest to szczególnie kluczowe dla bezpieczeństwa całej organizacji.
3. Bezpieczne zarządzanie zasobami ludzkimi
Kwestii bezpieczeństwa nie można rozpatrywać w oderwaniu od perspektywy obowiązków kodeksowych. Odpowiednio zaprojektowane narzędzie, jakim bez wątpienia jest platforma XPRIMER, „prowadzi użytkownika za rękę”, ustrzegając go często przed popełnieniem błędów kodeksowych (np. poprzez wymagalność pól czy wprowadzenie zależności pomiędzy wprowadzanym danymi). Ten obszar nazywamy bezpieczeństwem merytorycznym.
Program kadrowo-płacowy – elastyczność
Nasi klienci często w swoich odpowiedziach podkreślają, jak ważnym obszarem rozwoju swojego biznesu z XPRIMER jest dla nich elastyczność platformy. Cenią sobie możliwość dostosowania systemu do swoich indywidualnych potrzeb i specyfiki swojego biznesu.
Wygoda pracy
Aby utrzymać wysoki poziom zadowolenia, zdecydowaliśmy, że wszystkie rozwiązania platformy XPRIMER będą dostępne również w module PAYROLL (np. możliwość konfiguracji ekranów, budowania własnych formularzy i obiektów, personalizacji widoków oraz tworzenia własnych powiadomień, alertów czy możliwość zdefiniowania obiegów/workflow, co przekłada się również na rozwój pracowników w zakresie obsługi procesów).
Nasi Klienci, jak i nasi konsultanci, wykorzystując ten szeroki wachlarz narzędzi są w stanie zaprojektować i zaimplementować procesy tak, aby zachowując biznesowe uzasadnienie, dawały maksymalizację wartości dostarczanych przez optymalne procesy zwiększające w mierzalny sposób efektywność i rentowność organizacji.
Program kadrowo-płacowy – spójność procesowa
XPRIMER jako platforma, a program kadrowo-płacowy PAYROLL jako jej integralna część, zapewnia również spójność procesową, o której nasi Klienci równie często wspominają. Jednokrotne wprowadzanie danych, czy spójność wizualna dla pracowników, to na pewno standard, ale jak wynika z odpowiedzi Klientów, nie wszystkie rozwiązania to zapewniają.
Rozwój platformy XPRIMER to współpraca biznesu i technologii. Biznes definiuje potrzeby, które nasi inżynierowie systemowi kodują za pomocą „0” i „1”. Mogłoby się wydawać, że jest to standardowe działanie. Jeśli jednak do tego dołożymy iteracyjność tworzenia rozwiązań i cross-funkcjonalną współpracę, w rezultacie otrzymujemy spójny produkt informatyczny, który zapewnia nam wielokrotne wykorzystanie tych samych danych (wprowadzanych centralnie w jednym miejscu) w różnych obszarach merytorycznych.
Obsługa pracowników zatrudnionych
Dobrym przykładem może być jeden z podstawowych obiektów, jakim jest pracownik. Z doświadczenia wszyscy wiemy, że odejścia i powroty pracowników do organizacji to naturalny proces kariery. System kadrowo-płacowy najczęściej w takim przypadku wymaga, aby osoba, która ponownie podpisuje umowę o pracę, była kolejny raz rejestrowana w kartotece.
Mamy więc w rzeczywistości tego samego pracownika, ale z innym numerem kadrowym (podobnie dzieje się w przypadku organizacji w strukturze grupy czy holdingu). Wsłuchując się w głos naszych obecnych i potencjalnych Klientów, zadbaliśmy, aby unikać takich sytuacji w przypadku nowych umów o pracę. Przykładowy Jan Kowalski o numerze ewidencyjnym 1001 będzie zawsze tym samym Janem Kowalskim, a w szczegółach jego kartotek będziemy tylko rejestrowali jego kolejne zatrudnienia, wynikające z kolejnych umów o pracę w jednej lub wielu organizacjach (w ramach instalacji wielofirmowych).
Niby prosta konstrukcja, a jednak z naszych badań wynika, że inne systemy na rynku nie dają tak spójnej konstrukcji, która odgrywa bardzo dużą rolę szczególnie w obszarze raportowania czy analiz danych i przekłada się na efektywne zarządzanie umowami.
Program kadrowo-płacowy – intuicyjność pracy
„To, że czegoś nie możemy znaleźć w systemie, nie znaczy, że tego tam nie ma” – to stwierdzenie oczywiście jest prawdziwe. Niemniej jednak wsłuchując się w głos naszych Klientów i razem z nimi rozwijając XPRIMER, dbamy o to, żeby nie było potrzeby potwierdzania słuszności tego sformułowania.
Intuicyjność systemu oznacza, że musi on być użyteczny – czyli łączyć satysfakcję z efektywnością. Projektując interfejs XPRIMER.PAYROLL kierowaliśmy się potrzebą logiki i przejrzystości, zachowaniem użytkownika oraz dobrymi praktykami w zakresie projektowania ergonomicznego, przede wszystkim z zasadami użyteczności Nielsena. Podczas testów sprawdzaliśmy, jak łatwo nowy użytkownik radzi sobie z zadaniami, jak szybko zadania wykonują użytkownicy znający produkt oraz jak obsługuje system użytkownik po dłuższej przerwie. Istotny był dla nas również wskaźnik błędów (czyli jak często użytkownicy popełniają błędy podczas pracy i czy system wystarczająco jasno informuje, jak sobie z nimi radzić) oraz ocena przyjemności korzystania (satysfakcja) z systemu.
Tworząc nasz program kadrowo-płacowy tworzyliśmy go nie dla siebie – ale dla naszych Klientów, dlatego tak ważne były ich sugestie i informacje zwrotne.
Program kadrowo-płacowy – szybkość
Jest to z jednej strony bardzo szerokie pojęcie, ale mimo wszystko w przypadku rozwiązań IT bardzo wąsko rozumiane. Jak? Oczywiście w kontekście czasu odpowiedzi systemu na zadanie, które mu zlecamy – w tym przypadku takiego zadania jak np. „rozliczanie wynagrodzeń”.
1. Naliczanie wynagrodzenia i rozliczanie pracowników zatrudnionych
Patrząc z perspektywy samej szybkości działania XPRIMER postawiliśmy sobie za priorytet, żeby podczas przeliczania list płac nie przekroczyć jednej sekundy na wyliczenie wynagrodzenia dla jednego pracownika. Jest to o tyle istotne, że wówczas łatwo wyliczyć, ile maksymalnie będzie przeliczana cała lista przy określonej liczbie pracowników (oczywiście wszystko biorąc pod uwagę: dodatki, ekwiwalenty, obciążenia komornicze, urlopy itp.) zgodnie z regulaminem wynagrodzenia danej organizacji. To nam się udało, a jak mówią nasi inżynierowie systemowi – „dzisiaj ograniczeniem jest jedynie szybkość dysków, a nie algorytm wyliczający składniki wynagrodzeń list płac”.
2. Zatwierdzanie ewidencji czasu pracy kilkoma kliknięciami
Drugi aspekt szybkości, na który zwróciliśmy również szczególną uwagę przy projektowaniu XPRIMER.PAYROLL, to szybkość osiągnięcia założonego celu przez użytkownika w firmie. Jeśli przyjmiemy, że celem jest wyliczenie wynagrodzenia, to z jednej strony istotna jest opisana wcześniej szybkość algorytmu, ale z drugiej strony również wyzwania merytoryczne, przed jakimi wówczas stajemy. Jeśli podczas wyliczania listy płac pojawią się sytuacje, w których część pracowników będzie miała zestaw danych niepozwalających na wyliczenie listy (np. niezatwierdzony czas pracy), wówczas pod pojęciem „szybkości” rozumiemy czas, w jakim jesteśmy w stanie uzupełnić brakujące dane.
Program XPRIMER.PAYROLL wyliczy wszystko, co będzie zgodne merytorycznie – w przypadku opisanym powyżej wynagrodzenia dla pracowników z pełnymi danymi zostaną przeliczone w pierwszej instancji i nie będą wymagały ponownego liczenia. Jako obszar szczególnie newralgiczny, Klienci często wskazują czas pracy. W przypadku pracownika, który ma niezatwierdzony czas pracy, zatwierdzenie czasu pracy wykonujemy kilkoma kliknięciami, nie opuszczając kontekstu listy płac.
Widać więc, że szybkość systemu w rozumieniu oczekiwania na odpowiedź to jedno, ale szybkość jego użytkowania i jego pracy w kontekście tzw. usability to druga równie ważna kwestia.
Program kadrowo-płacowy – otwartość
I na koniec ostatnia, ale nie mniej ważna kwestia: otwartość programu. W naszym badaniu potrzeb Klienci podkreślali, że HR dzisiaj jest bardzo istotnym partnerem biznesu i dostarcza szereg danych niezbędnych do optymalnego prowadzenia przedsiębiorstwa. Informacje o zabezpieczeniu kluczowych stanowisk w organizacji, czy kosztach stałych z wynagrodzeń w rozbiciu na okresy (np. w przypadku sezonowości) to dane, które gromadzone są w systemie.
1. Eksport dokumentów
Nasi Klienci często do raportowania wykorzystują rozwiązania klasy Business Intelligence. Żeby takie narzędzia były efektywne i wspierały organizację, muszą być zaopatrzone w dane. Dla spełnienia takich potrzeb naszych Klientów platforma XPRIMER jest otwarta i program pozwala na eksport danych oraz integrację z zewnętrznymi rozwiązaniami IT.
2. Integracja z instytucjami
Z drugiej strony XPRIMER.PAYROLL jest również standardowo zintegrowany z instytucjami, do których klient rozumiany jako organizacja musi raportować. Deklaracje ZUS, raporty GUS, czy Pracownicze Plany Kapitałowe to tylko niewielki wycinek obszarów, w których otwartość i możliwości konfiguracji XPRIMER dają naszym Klientom bezpieczeństwo poprawnego przepływu danych i informacji. Oczywiście system zapewnia automatyczne wyeksportowanie odpowiednich zgłoszeń w celu zaimportowania ich do programu Płatnik.
3. System dla praktyków
Jak widzimy, stworzenie dobrego systemu kadrowo-płacowego, jakim jest XPRIMER.PAYROLL, wymaga z jednej strony doświadczenia, które nasi eksperci posiadają realizując wiele projektów HR, a z drugiej strony sporej dozy pokory i współpracy z Klientami. Połączyliśmy te dwa aspekty, tworząc nowoczesny, przyjazny i szybki system kadrowo-płacowy, o którym lubimy mówić, że jest to „system tworzony przez praktyków dla praktyków”.
Nasze doświadczenie pozwoliło nam zrozumieć różnorodne wyzwania, z jakimi boryka się Dział HR na polu kadr i płac. Wiedzieliśmy, że samo posiadanie wiedzy technicznej nie wystarczy. Dlatego właśnie postanowiliśmy zaangażować się w intensywną współpracę z naszymi Klientami. Byliśmy otwarci na ich opinie, sugestie i potrzeby, niezależnie od skali ich działalności czy branży, w której funkcjonują. To właśnie ten duch współpracy umożliwił nam dostosowanie naszego systemu do realnych potrzeb biznesowych.
Efektem tego wysiłku jest program kadrowy XPRIMER.PAYROLL – kompleksowe narzędzie, które łączy w sobie nie tylko zaawansowane technologie i innowacyjne rozwiązania, ale także praktyczne podejście oparte na rzeczywistym doświadczeniu i dostosowanie do potrzeb Twojej firmy. Nasz moduł kadry nie tylko ułatwia pracę Kadr i Płac firmy i pozwala na optymalizację czasu pracy Działów Kadr i Płac, ale także integruje się z istniejącymi systemami i infrastrukturą, co pozwala na płynne i spójne zarządzanie personelem i zapewnia efektywną komunikację wewnętrzną.
Program XPRIMER.PAYROLL – niezastąpione wsparcie firmy
Dzięki długotrwałej współpracy z Klientami jesteśmy pewni, że kadry i płace w XPRIMER to system, który spełnia ich oczekiwania i sprawdza się zarówno w dużych firmach, jak i służy średnim przedsiębiorstwom. Cieszymy się, że możemy dostarczyć narzędzie, które skupia się na praktycznych aspektach codziennej pracy związanych z szerokim spektrum kadrowo-płacowym i umożliwia efektywne zarządzanie tym obszarem. Nasz zespół nadal będzie skrupulatnie dbać o rozwijanie i aktualizację XPRIMER.PAYROLL, aby pozostał on niezastąpionym wsparciem dla wszystkich praktyków HR w ich codziennych wyzwaniach.
Jednym z podstawowych celów, które realizuje eq system, jest dostarczanie klientom rozwiązań wspierających zarządzanie procesami w sposób kompleksowy. Przykładem może być system XPRIMER.WFM, który dostosowuje się do specyfiki biznesu klienta, pozwala na uzyskanie pełnej kontroli nad procesami HR i podejmowanie trafnych decyzji w oparciu o rzetelne dane.
Obszary Workforce Management
System XPRIMER.WFM wspiera zagadnienia związane z obszarem czasu pracy pracowników (jak rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy czy automatyczne planowanie grafików), e-teczki, analitykę HR, szeroko rozumianą obsługę zatrudnionych pracowników oraz kadry i płace, w tym rozliczanie wynagrodzeń.
Błażej Migoń
ekspert w zakresie rozwiązań dla HR
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat XPRIMER.PAYROLL? Skontaktuj się z nami.
